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傳統的專案管理方法不管用了!Google、Apple、FBI都在用「Scrum」工作法

2019-07-17 20:42:01
Managertoday
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Scrum是一套被證明可行並且被Apple、Google、Tesla、美國移民局及聯邦調查局使用的架構方法。

為什麼傳統的專案管理方法不管用了?

傳統上在處理一個大型專案之前,我們會先設法把所有要做的工作項目列出來,按照先後順序排程,幻想這個任務要花費一天,那個要花費三天,等到全部排完,可能是兩個星期、一個月或三個月之後。排完後很開心,想著太好了我做完了,可是根本還沒開始啊!

這就是所謂的瀑布式管理,先花很多時間來計劃全部的需求、時數和細節,再來分析、設計、開發,測試,修改,然後最後將產品推出。通常是經過數個月或數年加班再加班,毫無人性的日子。結果常常是得到客戶或者使用者的這幾句話:「完成時間一拖再拖,到底什麼時候才能看到成果?」最令人崩潰的大概就是這句最經典的話:「這不是我要的!」難道這樣做錯了嗎?相信我,不是團隊人員的錯,是使用的方法錯了。

瀑布式管理有什麼問題?

  1. 所有的計劃都建立在「任何事情都不會變動」這個假設之上。使用者今天的需求和幾個月、幾年後是一樣的。團隊人員不會變動,外面競爭的世界也停止了,所有會變動的因素都假設它們不變。

  2. 所有排出來的順序流程都不會變動。只要有一個環節拖延了,整個專案的時間就會往後延。

  3. 當有任務拖延了,解決的方法就是...對!就是那兩個字:加班。

  4. 加班之後大家都不開心,超時工作影響了效率跟正確性,進入了一個自我毀滅循環。完美的幻想計劃破滅了,但卻一直堅持我們一定要遵循計劃,只好不斷加班,不斷出錯,團隊在泥沼中越陷越深。

  5. 在整個開發過程無法讓使用者或者客戶試用,直到最後關頭賭上一把,這時候兩邊都搞得很累了,專案成果或者產品沒人想用,沒人願意再提起這次失敗,就算開了檢討會議,根本也沒人記得幾個月之前的事,就算記得也不願意回想起來。

更好的工作方法:Scrum

難道沒有更好的方法嗎?有沒有讓大家可以更快速完成,同時提供更好的産品或專案品質的工作模式?不再浪費時間和資源在沒有價值的事情上面,進而建立一個更快樂的團隊?

有,答案就是Scrum和敏捷。(Scrum和敏捷Agile之間的關係,我們以後再來詳細討論)

什麼是Scrum?為什麼Google、Apple、FBI都在用Scrum?

Scrum是傑夫・薩瑟蘭(Jeff Sutherlan)在1993年發明的一種工作方法。有別於傳統的瀑布式管理法,Scrum可以讓你用一半的時間,完成兩倍的事情。Scrum的做法是:將專案任務分成許多小工作項目,將要做這些事的人分成三至九人的小團隊,然後以一週至四週為循環,逐一完成這些工作。

Scrum是一套被證明可行並且被Apple、Google、Tesla、美國移民局及聯邦調查局使用的架構方法。除了軟體開發、產品開發之外,製造業、服務業、金融業,甚至家中裝潢,都可以運用Scrum在更短的時間來完成更多有價值的事。

Scrum不同之處是什麼?

  1. Scrum不但能夠回應客戶/使用者及外在競爭環境的挑戰變化 ,它甚至歡迎以及擁抱需求的改變。如何做到的?很簡單,當你把時間分成以一個星期到四個星期為一個週期(而不是一年,兩年甚至更久),這時候任何新的需求或者變化,都可以在下個週期來調整。

  2. Scrum不但歡迎需求被改變,在下一個週期開始之前,也可以改變接下來的任務順序。

  3. 之前認為很重要的工作項目,非常可能現在根本沒有去做的價值。完全沒有必要加班去做那些沒有價值的事。

  4. 團隊保持一個可持續的工作節奏,比如每天最多八小時,防止過勞或倦怠,工作品質相對穩定可靠。至於那個完美的幻想計劃,就當作是一個裝飾用的甘特圖(Gantt chart) 吧。(甘特圖是一百多年前發明的圖表,卻常被用來追踪管理現代充滿變動的專案,實在不可思議!)

  5. 每一個星期到四個星期之間,對客戶或使用者匯報進度,讓他們有參與感並且將意見回饋在下個週期加入或修改,而不是等到一兩年後,什麼都不記得,也沒得改善了。

Scrum很容易了解上手,然而要做得好,很有挑戰性,這也是它引人入勝的地方。Scrum的做法及更多好處,我們接下來會一一介紹。

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