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研發經費不能省,但怎麼花效益最高?3方向提高R&D投報率

徐瑞廷
2017-07-17
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對科技業來說,研發(R&D,Research and Development)就是公司的命脈,研發能力的高低,決定了你和競爭對手的差距。也因此,2016年台灣營收前幾名的科技公司,都提撥了營收的7%~20%做為研發經費,是一筆不小的投資。

雖然R&D很重要,它卻可能是全公司裡最神祕的部門,除非管理高層有技術背景,否則他們幾乎無法確定工程師每天在做什麼、為什麼需要買某些設備、大部分的資源又都花在哪裡。因為不了解,只能相信工程師的專業判斷,最後就衍生出一個管理難題:主管只能看專案有沒有完成,沒辦法參與過程的管控,自然沒機會優化工作流程,提升整體效率。

隨著科技進步,這個問題的急迫性更加凸顯。企業為了讓產品更好、更強大,投入的成本持續墊高;與此同時,產業環境變得更艱險,產品研發到進入市場的周期不斷縮短,即使你開發出很新的技術規格,對手說不定在短期內就跟上,產業的第一名隨時會換人。

當企業的投入不斷增加,市場地位卻愈來愈難鞏固,就必須更計較每一分投入所創造的成果。BCG從這個角度切入,提出了3個建議,讓企業在不影響競爭力的前提下,以相同的人力和資源,創造出更大的報酬。

1.分析產品功能和規格,找出顧客願意支付的價格

在研發單位心裡,開發出最高規格、最棒的產品,是最值得驕傲的事情。問題是,這些最頂級的追求,消費者真的在乎嗎?

以智慧型手機的相機鏡頭來說,就算R&D用了大把的青春,做出5000萬畫素的鏡頭,但一般消費者可能只需要800萬畫素,就能拍出看起來夠厲害的照片,不一定願意花更多錢買更高檔的鏡頭。

換句話說,公司為了將鏡頭規格從800萬畫素提升到5000萬,投入大量的心力、人力和金錢,卻可能無法轉換成任何報酬,這些投資形同白費。

因此,經營團隊必須轉換視角,從消費者的立場思考,他們到底願意花錢買哪些功能?比較常見的做法是以「聯合分析法」(參見文末),把每一個研發項目都連結到消費端,計算消費者對於各種規格和功能組合的願付價格,進一步讓產出和投入「透明化」。

2.找出獲利最大的標的,把資源花在刀口上

經過上述的聯合分析,經營高層可以掌握產品中每一塊零組件規格高低的價值。

比方說,一台PC裡有CPU、記憶體、圖像處理等零件,分析之後就能知道哪個零件可提供消費者最大的價值?哪些零件是必須存在的基礎設備?哪些零件是能做的比別人好,創造差異化的關鍵?

除了分析產品,還可以針對不同的消費族群做研究,找出「電腦玩家」和「一般使用者」對於不同產品規格的價值認定,得到獲利最大的零件和規格組合。

在確認可創造報酬和利潤的前提下,回頭計算組織是否負擔得起相關的成本和資源,再深入討論、規畫出研發策略,會比R&D凡事追求最高品質更有效益。

3.優化專案管理效率,用最有效的方法做事

在關切R&D投入和產出的同時,研發經費的使用是否有效益也很重要。
工程師大多採專案制,最常發生專案來不及、交期延遲的情況,主管只能在專案後期拚命加人、加資源,以求趕上進度。為了更嚴謹的管控專案進度,確保工程師以最有效率的方法完成任務,「追蹤工作紀錄」是個不錯的方法。

以工程師編寫程式的電腦紀錄為例,說不定在仔細瀏覽後就發現,工程師在專案前期的工作量偏低,應該及早要求工程師加緊腳步,或調整資源分配,避免大量工作都擠到最後,一定要加人才能完成。

雖然有許多研發項目必須長時間耕耘才能看出市場價值,但是如果在研發前期,就將市場反應納入考量,投資決策將更為周延。

聯合分析法:顧客需要什麼,顧客說了算!

企業可以設計不同的產品組合,讓消費者在多種不同級別和定價等需要取捨(trade off)的選項中做挑選,反覆測試消費者購買意願,得出顧客願意為每種級別的組件付出的價格。

以開發新的電腦為例,你可以設計不同規格的品項和價格,詢問消費者想不想買。

第一台電腦最貴,處理速度和硬碟大小都是最高階,但是記憶體和顯示卡屬低階款,如果許多顧客選這台,或許表示顧客覺得記憶體和顯示卡相對不重要,無須配到頂級。

(口述 / 徐瑞廷,整理 / 韋惟珊)

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一站實現管錢、省錢、提人效!COMMEET 智能費用管理,用 AI 助攻企業憑證數位化與治理升級

2025-12-22 經理人 X 擁樂commeet
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缺工、人工成本攀升、ESG 與內控要求加壓,企業的管理戰場正被迫往後勤延伸。許多中高階主管忙著追逐前端成長,卻忽略一個長期在失血的效率黑洞:財務與業務團隊每天耗在報銷、核單、整理憑證與補帳,拖慢結帳與決策節奏,也消耗企業最稀缺的資源——人才。

「依照政府規定,企業必須建立合規的報銷機制,因為這些資料最終都會回到財報,數據必須可信、可查。每個月的整理、季度或年度的審查,對企業來說都是不可迴避的任務。」COMMEET 創辦人暨執行長洪明楓指出,AI 技術已成熟、數位工具已到位,若憑證流程仍停留在紙本與人工堆疊,企業想提升營運韌性會更吃力,甚至在下一輪競爭中起步就落後。

缺工時代,人才不該被瑣事綁住

缺工已成常態,財務與業務團隊首當其衝。洪明楓表示,財務人員至少花費四成時間投入在逐張核對、Key in 與對帳;同時,在第一線打拚的業務人員還要承受代墊壓力與紙本報銷的瑣碎流程。這些低附加價值的作業,不僅降低效率,更加劇知識斷層與人才流動風險。企業必須認知到,真正付出的成本,其實是「讓專業人才困在不必要的瑣事裡」。

洪明楓進一步梳理企業常見的三大斷點:

第一是數據斷點。由於報銷高度依賴人工輸入與處理,人員異動或交接不順就容易造成資料斷裂,錯誤率上升。

第二是合規斷點。例如:除了統編、金額等基本欄位的誤植很常見;跨部門、子公司規範不一致,也會拉高管理成本;報銷項目合理性與科目錯置也帶來稅務與稽核風險。

第三是時效斷點。報銷延誤會影響結帳,導致管理報表變成落後資訊,預算控管便失去即時性。

而報銷流程的問題,終究回到經營面,牽動專案執行或財務健康。洪明楓直言,「減少事後補帳,做到提前管理才是關鍵!」

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COMMEET 模式,為企業打開治理新價值

「一筆支出從發生到入帳,牽涉預算、權限、付款方式、憑證蒐集、主管審核與帳務處理。」洪明楓建議,企業可導入全台首家智能費用管理系統 COMMEET,整合 SaaS、AI-OCR 與數位企業卡,將分散、仰賴人力的費用流程收斂成一套可稽核、可追溯、可分析的治理機制,讓人才回到營運與策略的主戰場。

「COMMEET 本質上是一套 SaaS,核心是把原本分散、仰賴人力的費用流程整合起來,讓企業用系統而不是人力來管理。」洪明楓說明,這至少帶來三方面的效益:管錢、省錢、省人力。

第一是管錢。COMMEET 將預算控管前移,讓管理層能在支出發生時就看見變化。他以一家日商連鎖眼鏡品牌為例,快速展店帶來跨店費用分攤與新人訓練壓力;在導入COMMEET後,門市人員報帳更直覺、補件減少;總部能即時掌握各據點預算執行,不必等到月底才發現超支,擴店管理更穩定。

第二是省錢。過去,企業長期仰賴員工代墊費用,尤其是海外 SaaS 與 AI 工具的訂閱支出,流程繁瑣、資安與帳號歸屬風險也跟著上升。「員工代墊,本質上就是一張張尚未報帳的應付帳款。」洪明楓指出,透過 COMMEET 數位企業卡,企業能在支出前設定預算、即時控管費用,支出結構回到「企業對銀行」的信用關係,規則更一致、員工體驗也改善。「目前 AI 軟體支付已占企業卡使用量的 25~30%,差旅其次。」他補充,企業支出型態也隨著時代變遷有所不同。

第三是省人力。COMMEET 以系統整合取代重複核對,讓每一筆支出的處理時間縮短約 80%。業務、行銷、店長不必再被補件與逐筆比對牽制;財務也能從庶務抽身,投入規範設計、風險控管與決策支援。

「根據COMMEET的應用數據,約有 3~5% 的費用會因違反報銷規則而被 AI 即時擋下;而這些省下來的金額會直接反映在淨利上。」當控管從月底回頭追認,轉為流程前段即時攔截,企業無疑將獲得更穩的財務體質,以及更高的管理透明度。

憑證數位化,是企業必經的轉型之路

儘管工具齊備,但憑證數位化往往不是企業數位轉型的優先選項,原因很直接:短期看不到業績貢獻、又牽涉財務流程習慣。對此,洪明楓分享,COMMEET 客戶中近 15% 為日商,因為日本《電子帳簿保存法》修法,要求企業同步保存憑證數位檔,以提升查核效率,因此積極落實憑證數位化。

回頭看向台灣,事實上,近年法規也逐步鬆綁,國稅局已允許企業在符合條件下,以電子方式保存多數原始憑證。而下一步的關鍵門檻,在於不繳回紙本後的重複報銷風險。對此,AI OCR 的辨識能力將成為自動化的核心;在前端即完成結構化與比對,流程才能真正輕量化。

目前 COMMEET 已處理超過 160 億元費用與憑證資料,系統已在企業情境中驗證規模。洪明楓預期,AI 的角色將從憑證辨識延伸到簽核、審計與費用監控。「當資料量累積到一定程度,系統可自動判定科目、辨識低風險支出,審計流程也有機會從人工全檢轉為 AI 全檢、人力抽檢,報銷與簽核朝部分自動化邁進。」

邁向 2026 年,企業是時候為憑證數位化打基礎,先梳理、再重構行政流程,讓報銷也能升級為決策級資料來源,為財務監控、風險管理與長期成長掌握更多主動權。

[本文由經理人整合行銷部與擁樂commeet共同製作]

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