上週有位學員送親手做的月餅到辦公室，漂亮的外盒還附上一封簡短的信，信的開頭寫著 「Dear Joe, Bryan 和公司團隊」，結果引起同事間熱烈討論到底寫 email 可不可以用 Dear 開頭。
to Dear or not to Dear?
在校時寫英文是寫句子，在職場寫英文是寫連結。因為寄件者和收件者之間的每封信建立（或斷開）連結的機會，即使是「見不到面」的對話，也需要發揮判斷和觀察的能力，才能透過 email 為自己和公司增加發展的機會。那麼， email 的開頭是要用 Dear 還是 Hi 要怎麼判斷跟觀察呢？
我在企業指導的跨國商務溝通系列議題中尤以「商務書信」最容易引起討論，因為不分部門層級大家幾乎都有相關經驗，也因此 email 的開頭能不能用 Dear 總是能立即引起學員的辯論，反對派表示「現在沒有人在寫 Dear、那是過時的用法」，支持派則說「用 Dear 比較正式」，接著反對派又說「要用 Hi 才能拉近跟收件者的距離」，然後支持派就拿出殺手鐧「好呀，那你去跟老闆 Hi 看看啊」。
兩派的確指出不同考量下的關鍵字：現在、正式、距離、老闆；反對派不用 Dear 是想跟上趨勢並且和收件者拉近距離，而支持派則想讓信件內容散發正式的氛圍，至於要不要 Hi 老闆則可能有多重考量，不管是哪種立場，很明顯都可看出寄件者各自 在乎的點 和 想透露給收件者的訊息 都不同。
而當我細問學員這些「要」跟「不要」寫 Dear 的想法哪裡學的或聽誰說的，有趣的是，無論在哪間企業，學員的答案幾乎只有兩個：大家、網路。
資訊爆炸的時代，請練習再多看 1 秒
根據微軟在 2015 年的調查，人們的專注力已從 2000 年開始從 12 秒遞減到 8 秒，姑且不論這數據在國外已引起真實性的爭議，不得不承認現代人對於疑難雜症的求解要嘛轉頭（問旁人），要不低頭（上網），大概只有少數會轉身（參閱各式書籍或專家交叉驗證）。
在網路搜尋 email dear hi hello 等關鍵字，會跳出超過三千萬筆的結果。如果只花 8 秒瀏覽搜尋結果的文章「標題」，會看到有些標題的描述對 Dear 的使用是不鼓勵的，又或者標題本身也是問號結尾，也就是連作者自己都不確定答案是什麼。
但是！若能點進連結並閱讀「內容」超過 8 秒，不管是國內還是國外的文章，就會發現沒有任何一個作者百分之百保證不能用 Dear，也沒有人說用 Dear 就是錯，甚至也提若想要營造正式的氛圍還是可以用 Dear，還有國外筆者提到自己有偏見（bias）喜歡用 Hi，結果底下就有外國讀者留言覺得寄件人沒頭沒腦就用 Hi 讓他覺得不受尊重。像這樣的論點分岐在國內外大致是：
仔細看會發現正反兩派對於同樣的稱呼用字解讀的「感覺」幾乎是一體兩面，如果上網搜尋只看結果的「標題」而沒有細看到「內容」，對於要用 Dear 還是 Hi 的認知不夠全面的情況下就說誰對誰錯，那就像外國人學我們打招呼說「您好」跟「你好」一樣，請問對於初次聯繫的客戶他該用哪一個，這有所謂的「標準答案」嗎？
Dear 或是 Hi 都是稱呼用的字，各有其存在的意義和使用方式，與其糾結「能不能這樣寫」，倒不如先思考「為什麼要這樣寫」。就像也有人也問可以寫 Dear all 或 Hi all 嗎？這兩個開場在美國企業的 email 都很常見，答案當然是肯定的，但是，「為什麼可以這樣寫」呢？有可能是一位主管寫 email 要對整個團隊宣佈重大消息，所以比起把全部人的名字列出來既佔空間又擔心漏掉了誰，倒不如用個 all 字表示全部人都要注意；但也別立刻陷入「這樣寫就是對」的陷阱，若今天收件者有三位，而主管針對同一件事要分別指派不同任務，那麼這時可能就不適合寫 Dear all 開場，而是要列出各別名字，避免訊息混淆。
語言是溝通的工具，而溝通的重點在「人」，表達自然會因人而異，說話如此，寫信也是如此。若看到某個媒體或是外國人覺得這樣寫不好或那樣寫才對，可以先看完筆者的論點並搞清楚他的「立場」背後的「原因」是什麼，合理嗎？適用在自己的情境嗎？總之，既然要用全世界的共同語「英文」跟任何國家的人溝通，就該在不違背 email 書寫的基本準則前提下，依然保有面對不同收件者的表達彈性。
所謂「基本準則」就是國內外網站或書籍常提醒寫 email 要避免的常犯錯誤，例如 Dear 不能加 s 或是不確定女性收件者的婚姻狀況下稱謂要用 Ms 等，在此就不贅述，讀者可以搜尋 common email mistakes 進一步了解。
至於「表達彈性」又是如何決定要用 Dear 還是 Hi 呢？以下用三個指標說明。
用 Dear 還是 Hi 的三個思考指標
1. 背景條件
「背景」指的是跳脫事件本身，站在更高的角度所看到更全面的樣貌，在決定第一個字母要打 D 還是 H 之前可先思考：這是什麼類型的信件（type）、我為什麼要寫這封 email（purpose）、到底對方需要看到什麼樣的內容（content）。例如：
2. 溝通對象
職場上對內或對外的信件往來很少是為寫信而寫信，通常背後都有個目的，任何在信件出現的用字遣詞都會營造一種無形的「氛圍」，不但會影響收件者看信的觀感，也會左右回信的內容。試想，你跟「大家」還有「網路」上的作者寫信的目的真的會一模一樣嗎？那開場怎麼能直接複製貼上呢？
對象指的是 email 的「收件者」，在釐清背景條件後，接下來就要衡量「對方」和「對方與自己」的狀態，例如收件者的人數、國家或企業文化、個性、用字習慣、工作職責、階級地位、公司規定格式等；而寄件者和收件者之間的熟識程度、階級地位、溝通頻率及習慣等也都會影響是用 Hi、 Dear 或是直接稱呼名字開場，因為這些狀態都是「變動因素（variables）」，會因人因時而異。
例如美國矽谷的企業普遍推崇組識扁平化（flat organization），老闆跟員工之間相處自然溝通像合作夥伴，公司對內對外寫信幾乎都是 Hi 開場，根據我在矽谷輔導的主管的說法是「如果有人用 Dear 開場，你會瞬間覺得很不自在」。
若對象是日本人，那麼開場又是好幾種，例如客戶的姓氏羅馬拼音是 Machino（直呼日本人的名字非常失禮），有人會寫 Dear Machino san （san日本人表示尊重的基本稱謂），實務案例常看到連 Dear 或 Hi 都沒有，直接寫 Machino san，若是早已習慣國際貿易的日本人也能接受 Dear Mr Machino。而日本人回信時，也會在收件者的「名」或「姓」旁邊加 san，例如 Dear Joy san 或是 Huang san ，因為這是他們的文化和表達習慣。
而台灣的企業為了與世界接軌，也常鼓勵員工對內對外都用英文寫 email ，同仁之間早就彼此熟悉，都是 Hi 來 Hi 去，有時連名字都沒寫，但如果是用「職稱」稱呼收件者，則傾向用 Dear ，例如 Dear Vice President ，又或者對於初次聯繫的各國廠商或客戶保守起見還是會先用 Dear 加對方的「姓氏」。
3. 文字語調
我們在跟人說話時，會依據對方的語調、表情和手腳擺動去解讀聽到的訊息和感受到的氛圍，並且做出回應； 可是 email 的溝通是聽不到聲音也看不到表情，就只剩下「文字」，這種情況下，寄件者的「文字語調」就非常重要。例如：
現在若把三個例子中的稱謂分別改成B版本，收件者感受到的語調可能馬上又變得不一樣，並且解讀出不同的訊息。
無論是 Dear 或是 Hi 的開場，都必須跟接下來的內容的用字遣詞以及標點符號有一致的語調，才能營造特定的氛圍並影響收件者的回應。我們畢竟不是外國人，對英文用字產生的語調和語感比較不熟悉，在寫信之前就必須先思考過或參考實際案例，才不會造成收件者解讀訊息的誤會，增加溝通成本又影響專業形象。
總而言之，一封 email 就像你跟對方在說話一樣，我們不會用一套公式跟所有人對話，當然也就會因為「背景條件」、「溝通對象」以及「文字語調」而有表達的差異。
最後針對這個主題，我想提醒三件事：
注意中英翻譯的表達陷阱！
對有些人而言，會覺得寫信給客戶稱呼 Dear 太過親密而處在又想正式又怕親密的尷尬中，其實 Dear 的翻譯並非只有「親愛的」，舉個例子，若是 Dear Mr Wang，那麼中文對應的正式信函起頭就會是「王先生 您好」，而當寫訊息給親密家人或熟識朋友開場用 My dear 就可以翻譯成「親愛的」。
既然要用外國人的語言寫信，就要小心避免掉入中翻英或英翻中的思維，各國和個人表達習慣都不同，平時就要多觀察多收集商場和職場的「實際案例」。
判斷不了就把發球權交給對方
另外，每一次的溝通都是建立連結和關係的機會，職場上流傳著一句話「有關係就沒關係」，縱然跟收件者還沒機會見到面，也要記得把對方當作在眼前，想想你要營造的氛圍和對方與你之間的關係，再去決定什麼樣的開場較妥當；若沒有把握判斷，通常在授課或演講時我都會建議學員把發球權交給對方！也就是只要是初次聯繫，由你主動寫的信件一律都是 Dear 加對方的「姓氏」開頭，接著就等對方發球回來，如果他改用 Hi 或 Hello 加你的名字（first name），那麼就一樣複製回去，若是 Dear Ms Huang 那麼也是一樣 Dear Mr Smith 回信。
email 是鐵證，寄信前請思考！
一個人會說中文，跟一個人會說話是兩碼子事；寫 email 也一樣，不是只在意寫的英文拼字是否正確又或符合文法，而是要「思考」這些英文的背後解決了什麼問題或傳遞什麼樣的訊息。職場上的英文是現實的，尤其 email 是衡量個人做事和表達功力的鐵證，在你想要上網找範本或是書信大全抄之前，還請三思。Think before you copy and paste.
本文轉貼自：大人學
作者：黃喬伊 Joy Huang
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