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實報實銷 vs. 定額給付,公帳怎麼報比較好?才不會浪費?

2019-11-14 07:04:26
Managertoday
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報公帳,是組織裡的例行事務。這次要探討的是相對於「實報實銷」,「限額」是一個有效控管員工鋪張浪費的工具嗎?

報公帳,是組織裡的例行事務。這次要探討的是相對於「實報實銷」,「限額」是一個有效控管員工鋪張浪費的工具嗎?

一般來說,公司的交通費和住宿費是採實報實銷。有時候碰到員工出差的情況,公司也可能設定交通費、住宿費、膳雜費等等「限額」,甚至按照員工職級高低定出不同的限額,例如某職等或某位階以上的人可以搭乘商務艙、住五星級酒店、吃米其林高檔料理等。

通常,員工在國內出差膳雜費就跟著《營利事業所得查核準則》走,每人每日台幣 600 或 700 元限額;國外出差膳雜費就跟著「中央政府各機關派赴國外各地區出差人員生活費日支數額表」的 5 成走,依各國各城市每人每日數十至數百美元限額不等。

除了差旅費用之外,在日常工作上,公司裡還有很多可以用限額來控管的項目,像是致贈客戶(或關鍵個人)的交際費、每位出席者的交際餐費或會議餐費、每位員工的加班餐費等等。

究竟限額的做法,能不能有效控制揮霍無度的異常交易,或是避免員工把錢花到和業務無關的事情上呢?

設定花費的限額,標準難定,還可能適得其反

經營者很怕員工藉機揩公司的油,但是員工也是機靈的。舉個例子來說,公司每逢月底結帳時,財會同仁經常要加班。原本公司沒有給加班餐費時,有些人就會選擇不吃晚餐或吃餅乾填個肚子,抓緊時間趕緊工作完回家。但是,公司一公布加班餐費限額,假設是每位員工一餐 150 元,難免有同仁會想辦法花完這 150 元餐費,甚至在不用加班的時候,也吃完 150 元晚餐再回家,公司反而增加了加班餐費支出。

此外,150 元這數字怎麼訂才合理,也很值得商討。如果辦公地點在蛋黃區,150 元恐怕還吃不到一餐;要是辦公地點在窮鄉僻壤,150 元好像又嫌多了。而且,隨著每年原物料價格上漲,上限要跟著水漲船高嗎?

要是把每日餐費換作是國外出差住宿費限額,再考量到前述的職級位階、國別城市別、當地物價水平、匯率升跌、旅館星級、市區郊區等,計算方式肯定更複雜。

另一個更常發生的狀況是,限額的初衷是好的,結果卻變相了。 比方說,有不少公司為了控管開銷,訂下了按月給付員工的各項交際、交通、電話等等固定津貼。這麼做不但省了員工零散報銷的作業,也減輕了財會逐筆入帳付款的工作。然而,假使員工每月領了固定津貼,卻不再(或減少)出門和客戶吃飯搏感情、不再(或減少)搭計程車親臨客戶辦公室握手擁抱,省下的錢,等於員工幫自己加薪。

限額控管與實報實銷並行,是更有效的做法嗎?

如果說限額未必是有效的做法,而且公司正常的交易已經採取「實報實銷」,原本主管在審核交易時,就已經評估過費用的合理性,那麼又何須「限額」控管?

許多行事嚴謹的經理人,為了更嚴密的控制支出,還會乾脆來個「實報實銷」外加「限額」,殊不知這可苦了後端照著規則辦事的財會同仁。

首先,財會同仁要檢視每一筆交易是否已經獲得直屬主管的審核同意、是否已經依照《營利事業所得查核準則》取具合法憑證,還要核算花銷是否超出限額?

如果超出限額,財會人員接著有兩條路走:一條路是退件,弄到申請同仁氣個半死;另一條路是寫出一大篇文章闡述超出限額的道理,讓更高階的主管再做特殊審核。一旦特殊審核不同意,申請同仁和直屬主管自然會一起火冒三丈;要是特殊審核同意了,就又回到「實報實銷」的老路,大家都做了一堆無效益的工作,何不一開始就「實報實銷」,授權主管在權限內審核正常交易。

有位前輩教導我,

管理的最高境界,就是要讓被管理的人根本沒有發現自己被管理」,而不是設計一些條條框框(如限額)。

什麼都要管,除了容易引爆職場不和諧、消滅員工的熱情之外,公司也會被冠上「苛扣」「與員工爭利」的罪名,得不償失。更嚴重的是,當公司管太多,導致主管和部屬之間失去信任,玩著貓捉老鼠的遊戲,再怎麼精密計算的限額,也形同虛設。

限額的拿捏,就是要達到「減一分則太嚴、增一分則太鬆」這種剛剛好的境界。說起來容易,做起來真的很難,請試著抓大放小,用「限額」控制異常交易,正常交易就隨「實報實銷」去吧!複雜事情簡單化,肯定事半功倍。