報公帳，是組織裡的例行事務。這次要探討的是相對於「實報實銷」，「限額」是一個有效控管員工鋪張浪費的工具嗎？
一般來說，公司的交通費和住宿費是採實報實銷。有時候碰到員工出差的情況，公司也可能設定交通費、住宿費、膳雜費等等「限額」，甚至按照員工職級高低定出不同的限額，例如某職等或某位階以上的人可以搭乘商務艙、住五星級酒店、吃米其林高檔料理等。
通常，員工在國內出差膳雜費就跟著《營利事業所得查核準則》走，每人每日台幣 600 或 700 元限額；國外出差膳雜費就跟著「中央政府各機關派赴國外各地區出差人員生活費日支數額表」的 5 成走，依各國各城市每人每日數十至數百美元限額不等。
除了差旅費用之外，在日常工作上，公司裡還有很多可以用限額來控管的項目，像是致贈客戶（或關鍵個人）的交際費、每位出席者的交際餐費或會議餐費、每位員工的加班餐費等等。
究竟限額的做法，能不能有效控制揮霍無度的異常交易，或是避免員工把錢花到和業務無關的事情上呢？
設定花費的限額，標準難定，還可能適得其反
經營者很怕員工藉機揩公司的油，但是員工也是機靈的。舉個例子來說，公司每逢月底結帳時，財會同仁經常要加班。原本公司沒有給加班餐費時，有些人就會選擇不吃晚餐或吃餅乾填個肚子，抓緊時間趕緊工作完回家。但是，公司一公布加班餐費限額，假設是每位員工一餐 150 元，難免有同仁會想辦法花完這 150 元餐費，甚至在不用加班的時候，也吃完 150 元晚餐再回家，公司反而增加了加班餐費支出。
此外，150 元這數字怎麼訂才合理，也很值得商討。如果辦公地點在蛋黃區，150 元恐怕還吃不到一餐；要是辦公地點在窮鄉僻壤，150 元好像又嫌多了。而且，隨著每年原物料價格上漲，上限要跟著水漲船高嗎？
要是把每日餐費換作是國外出差住宿費限額，再考量到前述的職級位階、國別城市別、當地物價水平、匯率升跌、旅館星級、市區郊區等，計算方式肯定更複雜。
另一個更常發生的狀況是，限額的初衷是好的，結果卻變相了。 比方說，有不少公司為了控管開銷，訂下了按月給付員工的各項交際、交通、電話等等固定津貼。這麼做不但省了員工零散報銷的作業，也減輕了財會逐筆入帳付款的工作。然而，假使員工每月領了固定津貼，卻不再（或減少）出門和客戶吃飯搏感情、不再（或減少）搭計程車親臨客戶辦公室握手擁抱，省下的錢，等於員工幫自己加薪。
限額控管與實報實銷並行，是更有效的做法嗎？
如果說限額未必是有效的做法，而且公司正常的交易已經採取「實報實銷」，原本主管在審核交易時，就已經評估過費用的合理性，那麼又何須「限額」控管？
許多行事嚴謹的經理人，為了更嚴密的控制支出，還會乾脆來個「實報實銷」外加「限額」，殊不知這可苦了後端照著規則辦事的財會同仁。
首先，財會同仁要檢視每一筆交易是否已經獲得直屬主管的審核同意、是否已經依照《營利事業所得查核準則》取具合法憑證，還要核算花銷是否超出限額？
如果超出限額，財會人員接著有兩條路走：一條路是退件，弄到申請同仁氣個半死；另一條路是寫出一大篇文章闡述超出限額的道理，讓更高階的主管再做特殊審核。一旦特殊審核不同意，申請同仁和直屬主管自然會一起火冒三丈；要是特殊審核同意了，就又回到「實報實銷」的老路，大家都做了一堆無效益的工作，何不一開始就「實報實銷」，授權主管在權限內審核正常交易。
有位前輩教導我，
「管理的最高境界，就是要讓被管理的人根本沒有發現自己被管理」，而不是設計一些條條框框（如限額）。
什麼都要管，除了容易引爆職場不和諧、消滅員工的熱情之外，公司也會被冠上「苛扣」「與員工爭利」的罪名，得不償失。更嚴重的是，當公司管太多，導致主管和部屬之間失去信任，玩著貓捉老鼠的遊戲，再怎麼精密計算的限額，也形同虛設。
限額的拿捏，就是要達到「減一分則太嚴、增一分則太鬆」這種剛剛好的境界。說起來容易，做起來真的很難，請試著抓大放小，用「限額」控制異常交易，正常交易就隨「實報實銷」去吧！複雜事情簡單化，肯定事半功倍。
