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HR 的專業要怎麼被肯定?別再做「行政工作」了,這 4 件事才有價值

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從重視行政服務功能的「人事管理」(personnel management);到重視員工發展的「人力資源管理」(human resource management);到重視生產力提升,核心能力、績效與競爭力精進,與企業永續發展的「人才資產管理」(human capital asset management)。人力資源部門的角色無時無刻都在調整中。

而在角色轉換的過程中,對人力資源管理工作者而言,很重要的一自省指標是:你是在做「行政服務」,還是在做「人」的「研究發展」。反之,對企業主而言,也要去思考,你希望你的人力資源部門扮演什麼角色。這是個很重要、很關鍵的思維轉換。

人力資源部門該成為企業的「研發單位」

伴隨著資訊科技的快速發展與 AI 人工智慧時代的到來,人力資源部門不應該只是個行政服務單位,也不應該是個後勤幕僚單位。人力資源部門應該扮演更積極主動的角色,推動企業的領先性指標,協助企業策略性的規劃,讓企業具備獨一無二的競爭力。要做到這樣,別無選擇的,人力資源部門應該成為企業的研發單位

我一直認為,企業間之所以不同,不在於制度、儀器設備,而是在於企業間的「人」(員工)是不一樣的。我們可以看到兩間制度相仿的企業,也可以透過挖角來移植標竿企業的制度,我們也可以看見兩間使用相同生產設備的工廠,但我們卻找不到兩間有相同員工的企業。制度可以引進、移植、模仿,儀器設備花錢買一定有,但企業的人卻是具有不可取代性的。 而人所形成的行為模式與文化,人的智慧與知識,更是企業最重要的資產。

為了永保企業的的競爭力,人力資源部門應該是要扮演主動積極研發部門的角色,而不只是消極被動的行政服務角色。

唯有做到這樣,人力資源部門的重要性才會被看到,才會受到重視:否則會有越來越多的人認為人力資源部門的工作內容其實都可以被機器取代或外包。畢竟人是企業最重要的資產,競爭力的來源。企業不僅要做產品服務的研發與創新,企業更需要針對「員工面向」從事深入的研究發展與創新。

人力資源部門該「研究」什麼?

人力資源部門的研發是在做什麼呢?人力資源部門應該研究什麼?其實最基本的要從心態的轉變、角色的轉變、工作內容的轉變做起。

  1. 研究如何找到「對」的人上車
    大數據的協助下,或許很多招募、遴選都可以藉由人工智慧來完成。但人力資源部門要主動去研究的,是該藉由怎樣的數據來篩選對的員工。這或許包含了遴選工具與員工未來績效關聯性的研究、如何開發屬於自己的遴選工具,如專業測驗、性向測驗、人格特質測驗等。如何透過這些遴選工具找到員工投入度高的員工,這不是人云亦云,或 me too 的概念,而是要靠人力資源部門的人員去做長時間且深入的研究。

  2. 研究如何提高企業員工的生產力
    這包含了如何去建置一個有效率工作環境,績效獎勵制度的設計,員工生涯發展管道的設計,員工潛能的開發等。更重要的是,為使員工生產力提升,人力資源部門員工更要去研究了解「組織設計」的問題,這是常常被忽略掉的問題。組織設計背後伴隨的就是組織分工整合、溝通協調的問題。我一直認為組織設計是人力資源工作者必備的專業之一,因為這也跟企業的策略發展有關。

  3. 研究如何提升員工的學習成效
    在人力資源訓練發展工作上最重要的兩個議題,就是「訓練遷移」和「知識管理」。大家都知道訓練花很多錢,訓練的結果沒有轉移到工作行為上和反應在績效成果上都是企業的損失。也就是大家都知道訓練遷移的重要性,但從不自己去研究如何去評估訓練遷移的成效。要知道大數據的功能很強大,但沒有數據一切都是空談。此外,如何讓員工的知識變成組織的知識也是重要議題,更不用說知識的擴散與知識的創造。

  4. 研究如何確保員工對團隊力的承諾
    從對企業的認同感,到員工對組織的承諾;從員工的滿意度到員工的投入度;這些都應是人力資源工作者重視、關心且要長期研究的問題。這也是企業產生管理異常的根本原因和需要解決的最基本問題。此外,協助企業文化的維持、企業紀律的落實,都是人力資源工作者要深入研究找出方法的。

或許人力資源部門的工作者可以自我省思一下:

你每天都在做例行性的行政工作,還是在做有關「人」或「員工」的研究開發工作?

人力資源部門的專業人員若希望別人尊重你的專業,希望企業重視人力資源部門的重要性,那一定要具備研究發展的能力。

也唯有如此,人力資源部門的角色功能才不會被忽略,人力資源部門的價值才能被凸顯出來,人力資源部門的專業才可以被肯定。否則,人力資源部門永遠是個容易被取代的行政服務部門。因為,你若讓別人看不到獨立的研發能力,有問題外包給企業管理顧問公司就好,那可替代性就就很高。這應該也是很多企業人力資源部門人力資源功能無法發揮,專業不受到尊重的原因。

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一站實現管錢、省錢、提人效!COMMEET 智能費用管理,用 AI 助攻企業憑證數位化與治理升級

2025-12-22 經理人 X 擁樂commeet
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缺工、人工成本攀升、ESG 與內控要求加壓,企業的管理戰場正被迫往後勤延伸。許多中高階主管忙著追逐前端成長,卻忽略一個長期在失血的效率黑洞:財務與業務團隊每天耗在報銷、核單、整理憑證與補帳,拖慢結帳與決策節奏,也消耗企業最稀缺的資源——人才。

「依照政府規定,企業必須建立合規的報銷機制,因為這些資料最終都會回到財報,數據必須可信、可查。每個月的整理、季度或年度的審查,對企業來說都是不可迴避的任務。」COMMEET 創辦人暨執行長洪明楓指出,AI 技術已成熟、數位工具已到位,若憑證流程仍停留在紙本與人工堆疊,企業想提升營運韌性會更吃力,甚至在下一輪競爭中起步就落後。

缺工時代,人才不該被瑣事綁住

缺工已成常態,財務與業務團隊首當其衝。洪明楓表示,財務人員至少花費四成時間投入在逐張核對、Key in 與對帳;同時,在第一線打拚的業務人員還要承受代墊壓力與紙本報銷的瑣碎流程。這些低附加價值的作業,不僅降低效率,更加劇知識斷層與人才流動風險。企業必須認知到,真正付出的成本,其實是「讓專業人才困在不必要的瑣事裡」。

洪明楓進一步梳理企業常見的三大斷點:

第一是數據斷點。由於報銷高度依賴人工輸入與處理,人員異動或交接不順就容易造成資料斷裂,錯誤率上升。

第二是合規斷點。例如:除了統編、金額等基本欄位的誤植很常見;跨部門、子公司規範不一致,也會拉高管理成本;報銷項目合理性與科目錯置也帶來稅務與稽核風險。

第三是時效斷點。報銷延誤會影響結帳,導致管理報表變成落後資訊,預算控管便失去即時性。

而報銷流程的問題,終究回到經營面,牽動專案執行或財務健康。洪明楓直言,「減少事後補帳,做到提前管理才是關鍵!」

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COMMEET 模式,為企業打開治理新價值

「一筆支出從發生到入帳,牽涉預算、權限、付款方式、憑證蒐集、主管審核與帳務處理。」洪明楓建議,企業可導入全台首家智能費用管理系統 COMMEET,整合 SaaS、AI-OCR 與數位企業卡,將分散、仰賴人力的費用流程收斂成一套可稽核、可追溯、可分析的治理機制,讓人才回到營運與策略的主戰場。

「COMMEET 本質上是一套 SaaS,核心是把原本分散、仰賴人力的費用流程整合起來,讓企業用系統而不是人力來管理。」洪明楓說明,這至少帶來三方面的效益:管錢、省錢、省人力。

第一是管錢。COMMEET 將預算控管前移,讓管理層能在支出發生時就看見變化。他以一家日商連鎖眼鏡品牌為例,快速展店帶來跨店費用分攤與新人訓練壓力;在導入COMMEET後,門市人員報帳更直覺、補件減少;總部能即時掌握各據點預算執行,不必等到月底才發現超支,擴店管理更穩定。

第二是省錢。過去,企業長期仰賴員工代墊費用,尤其是海外 SaaS 與 AI 工具的訂閱支出,流程繁瑣、資安與帳號歸屬風險也跟著上升。「員工代墊,本質上就是一張張尚未報帳的應付帳款。」洪明楓指出,透過 COMMEET 數位企業卡,企業能在支出前設定預算、即時控管費用,支出結構回到「企業對銀行」的信用關係,規則更一致、員工體驗也改善。「目前 AI 軟體支付已占企業卡使用量的 25~30%,差旅其次。」他補充,企業支出型態也隨著時代變遷有所不同。

第三是省人力。COMMEET 以系統整合取代重複核對,讓每一筆支出的處理時間縮短約 80%。業務、行銷、店長不必再被補件與逐筆比對牽制;財務也能從庶務抽身,投入規範設計、風險控管與決策支援。

「根據COMMEET的應用數據,約有 3~5% 的費用會因違反報銷規則而被 AI 即時擋下;而這些省下來的金額會直接反映在淨利上。」當控管從月底回頭追認,轉為流程前段即時攔截,企業無疑將獲得更穩的財務體質,以及更高的管理透明度。

憑證數位化,是企業必經的轉型之路

儘管工具齊備,但憑證數位化往往不是企業數位轉型的優先選項,原因很直接:短期看不到業績貢獻、又牽涉財務流程習慣。對此,洪明楓分享,COMMEET 客戶中近 15% 為日商,因為日本《電子帳簿保存法》修法,要求企業同步保存憑證數位檔,以提升查核效率,因此積極落實憑證數位化。

回頭看向台灣,事實上,近年法規也逐步鬆綁,國稅局已允許企業在符合條件下,以電子方式保存多數原始憑證。而下一步的關鍵門檻,在於不繳回紙本後的重複報銷風險。對此,AI OCR 的辨識能力將成為自動化的核心;在前端即完成結構化與比對,流程才能真正輕量化。

目前 COMMEET 已處理超過 160 億元費用與憑證資料,系統已在企業情境中驗證規模。洪明楓預期,AI 的角色將從憑證辨識延伸到簽核、審計與費用監控。「當資料量累積到一定程度,系統可自動判定科目、辨識低風險支出,審計流程也有機會從人工全檢轉為 AI 全檢、人力抽檢,報銷與簽核朝部分自動化邁進。」

邁向 2026 年,企業是時候為憑證數位化打基礎,先梳理、再重構行政流程,讓報銷也能升級為決策級資料來源,為財務監控、風險管理與長期成長掌握更多主動權。

[本文由經理人整合行銷部與擁樂commeet共同製作]

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