假設你正在籌備一場大型活動，需要用 email 寄出數十封、甚至近百封的邀請信。每封信的收件者、副本、信件主旨和內容可能都略有不同，你會怎麼做？別選擇「複製+貼上」！手動處理不僅費時費力，還容易出錯，像是收件者貼錯或忘記加入指定的副本對象。這樣的繁瑣步驟也會讓你無法專注於其他更重要的任務。
現在，即使你沒有程式背景，透過 ChatGPT 與 Google Sheets 整合自動化的工作流程，省去手動操作的麻煩。
本篇文章適合的對象
- 每天有大量電子信件要寄，複製貼上占用一堆時間的工作者。
- 沒有程式背景，想透過自動化工具處理例行庶務的人。
從 0 到 1 的自動化建構方式
先拆解工作情境，建立自動化底層邏輯
許多人首次接觸自動化時，往往會感到疑惑，不確定應該如何準備相關資料或搭建整個自動化流程。其實，核心在於兩個步驟：
第一：了解你最終想要透過自動化達成的具體結果 第二：在明確結果後，反向思考這個過程中，需要哪些具體資料來幫助你實現這個結果。
自動化工具搭建就像蓋房子一樣，先要知道自己想要蓋什麼樣的房子（結果），再來決定需要哪些材料（資料）和工法（工具）來完成這個建設過程。只要這三點思路清晰，規劃出對應的流程，就能更順利執行。
以開頭的舉例，你可以這樣拆解：
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最終目標（房子）：自動化批次寄送邀請信給不同與會者，並確保每封信件的內容準確無誤。
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需要的工具（工法）：可以使用 Gmail 來寄送信件，並使用 Google Sheet 來管理這些與會者的訊息。因為都是 Google 體系，可以使用 Google 的 Apps Script 來串起自動化流程，他有內建在 Google Sheet 裡方便直接使用。
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需準備的資料（建房所需的材料）：Google Sheet 的欄位就像建房所需的材料。你需要先思考寄這封信你需要哪些資料，例如：內文、標題、主旨、副本、密件副本等，這些內容就是後續在 Google Sheets 上建立的標題欄位。
透過 ChatGPT 協助完成自動寄信程式碼
如何搭建自動化環境：
一、建立一個 Google Sheets ，填入上一階段盤點出來的材料作為標題欄位。
二、將標題對應的測試資料一起填入，確保後續能夠順利進行測試。
備註：
- 你可能不需要同時寄給很多不同的收件者，但你仍然可以提前把可能會用到的欄位設置好，讓這個工具在未來更具彈性。例如，某封信只需要寄給多位收件人，那麼 Bcc 欄位可以留空；又或者某封信只需要寄給一位收件者，那麼其他收件者和 Bcc 的欄位也可以不用填寫。
- 測試完成後，未來需要寄送給不同收件者，只需要往下新增資料列即可。
三、打開 ChatGPT ，將你的自動化需求告訴它，請他撰寫 App Script 需要用到的程式碼。
向 ChatGPT 詢問的提示詞範例
幫我透過 App Script（Google Sheets 中建立自動化環境的地方）設置一個自動寄信到 Gmail 的功能。需要將 A 欄位的『信件內容』，用 B 欄位的『信件主旨』，寄送到 C 和 D 欄位的『收件者信箱』，並 Bcc 給 E、F、G、H、I 欄位的『 Bcc 信箱』，以及夾帶 J 欄位的「檔案或圖片」。檔案或圖片會放在特定的 Google Drive 資料夾裡面，希望在裡面比對到指定的檔名，並夾帶在信件之中。
備註：
- 通常 ChatGPT 會在 // 符號後面加註註解，解釋程式碼定義，可以檢查一下是否符合你的需求。
- 若程式碼中有需要修改指令的地方，通常於最後面會給出指示。
四、將 ChatGPT 提供的程式碼貼回 Google Sheets 並執行任務
1.打開 Google Sheets 中的「擴充功能」並選擇 App Script。
2.將 ChatGPT 提供的程式碼貼上。
3.修改程式碼裡所需要提供的資料。 在上述情境中我們需要在程式碼中放上 Google Drive 資料夾 ID ，來確保工具能比對「表單欄位上檔名」及「雲端上的檔名」，進而知道要夾帶出哪個資料。
4.儲存完後即可按下執行並授權權限，測試有沒有成功。
5.當你收到測試信件時，表示操作成功！
再設一層防呆機制檢查！
你可能會想：「在 App Script 一執行任務就寄送所有信件，萬一裡面有資訊寫錯想改怎麼辦？」，別擔心！我們可以設想一個適合自己的防呆機制，一樣透過詢問 ChatGPT 程式碼寫入 App Script 中。 【機制舉例】正式執行任務前，加入取消機制，並且只將信件寄送到 Gmail 的草稿區。
向 ChatGPT 詢問的提示詞範例
我需要一個防呆裝置：第一，在 Google Sheets 執行任務時，請告訴我要寄送到 Gmail 的信件有幾封，並且讓我確認是否要寄送，需要有確認及取消的按鈕。第二，將信件寄送到 Gmail 的草稿區。
【回 Google Sheet 的 App Script 更新程式碼】
- 將新版程式碼取代舊版本 如果是在同一個 ChatGPT 對話串中詢問，通常它會幫忙改寫前一版程式碼去新增指定的需求，但若它僅提供部分程式請我們自行修改，你可以貼上前一版的程式碼，然後請 ChatGPT 幫你整合出新的完整程式碼。
- 按下儲存並執行 執行過程中，你可能會發現程式一直無法執行完畢，這是因為我們的需求中包含了「提供寄出或取消的選項」。在你選擇之前，任務不會繼續執行。因此，只需要切回原本的試算表，並按下是否繼續下一步的按鈕即可！
- 確保流程無誤，檢查信件是否成功出現在「草稿區」中 在 Google Sheets 中填寫好的資料都會被正常帶入，未來只需檢查一眼，確認無誤後即可無痛、省時地寄出！
最後一步，在 Google Sheets 前台新增「執行按鈕」！
雖然自動化流程已成功建置，但還稱不上完美，因為每次執行任務前都需要打開 App Script 來按執行。為了減少不必要的操作步驟，我們可以在試算表前台建立選單，讓你只需點擊按鈕就能執行任務，輕鬆省時！以下是新增按鈕的流程：
1.將你的需求梳理好告訴 ChatGPT
向 ChatGPT 詢問的提示詞範例
可以在 Google Sheet 前台直接新增自訂選單，讓我每次執行任務時不要都開啟 App Script 嗎？按選單中的按鈕即可自動執行，請透過 App Script 完成。
2.將新版程式碼取代舊版本 小提醒！需要注意 function 後的程式碼顯示函數，「新增 Google Sheets 選單」的函式為 「onOpen () 」，因此需要手動切到相對應的函數再按下執行，否則會無法新增成功！
執行完任務後，只需重整試算表，若在上方欄位看到新選項，就表示操作成功了！
