Jane的部門來了新同事，這同事的英文看似專業，寫的Email既長又多，Jane以為她的美國老闆以後一定會更願意和新同事溝通，因為其他人英文沒那麼好。但事實相反，老闆很少寫email給這位新同事，Jane後來才聽說，原來老闆說這樣的溝通太”long-winded＂、”old-fashioned”。意思是太囉唆，沒完沒了，而且老派。

寫得更長、更複雜不代表英文更好。英語國家70年代開始提倡簡單英語（plain English），大刀闊斧刪掉文謅謅的、打官腔的字眼。至於哪些表達會讓人覺得囉唆又老派，來看一個例子：

As per our previous conversation, I am writing to follow up on our earlier decision on the marketing campaign in Q2. Attached herewith please find the revised proposal for your perusal.

（就先前我們談過的，我寫信來是要追蹤我們先前對於第二季行銷活動的決定。附件是修正後的計劃書，請提供您寶貴意見。）

一句一句分解這段email，看看問題在哪裡：

1. As per our previous conversation 就先前我們的談話

這個用法二十幾年很流行，很多每封Email的開頭都是＂as per＂，但時下商業溝通講求精簡，這樣說顯得老套，而且 previous很多餘，直接用As we discussed/As discussed就好。

As per your request ... => As you requested
As per our agreement ... => As we agreed
As per your instructions ... => As you instructed

2. Attached please find… 附件是…

以前人們依賴紙本信件溝通，”Enclosed please find….”也曾經風行一時。但年輕一輩發現，根本沒有任何東西要”find”，這麼寫看起來像律師函，沒道理。

還有人會用please see attached，這也不自然。現在大家更愛用I'm attaching/ I've attached，或直接用Attached is…。

Attached please find the following receipt. =>Attached is the receipt. （附上收據）

3. Herewith 隨函

Herewith、hereby、herein這些都很拗口，雖然有些文化悠久的商號還改不了口，但直接用here更簡要。

attached herewith => attached is, here is

4. Perusal 仔細研究

這個字少見、少用，但還真有一位在外商銀行工作的學生寫信就用了這個字，他說在網路學到就用了，這個字改成review更自然。

以精簡原則修改，原來長長一串的email只要一句話：

As discussed, here is the revised marketing campaign for Q2 for your review.

還有以下這些email用語，也已經過時，請用更精準的表達取代它們吧！

5. "Please be advised ..." 我（們）要通知你...

聽起來太像官樣，像銀行寄信告訴你，貸款到期的那種信。直接去掉即可。

"Please be advised that the check is overdue." => "The check is overdue."

6. "Please do not hesitate to contact me." 請隨時聯絡我

這句話已經用了半世紀之後，已經成了沒有意義的陳腔濫調，說了等於沒說。改成"please call me." 這類更直接有力的訴求。

7. “at your earliest convenience” 最近方便的時間

太客氣會給人虛偽感，既然要earliest，就建議一個時間，例如 “by next week”。

延伸閱讀 / 英文email要這樣寫外國人才看得懂！避開這3種常見錯誤

（本文出自「世界公民文化中心」，熟到老外都覺得你英文好，加入量身訂做的1on1 program）

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