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麥肯錫經典教材:商業溝通與寫作,先有清楚的邏輯才有說服力!

2019-12-16 01:50:23
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前麥肯錫顧問芭芭拉‧明托(Barbara Minto)歸納出的商業溝通與寫作原則,依循此結構可以寫出條理分明、邏輯清晰的商業文件。

職場中,溝通可以大致分為口語溝通和文字溝通,與人溝通時,我們都希望能夠言之成理,然而,「言之成理」為什麼這麼難?通常是因為我們「只看到自己,卻看不到對方」。

《邏輯思考的技術》一書指出,無論是說話或書寫,溝通前都必須確認兩大重點:

1. 確認問題(主題)

無論是簡報、會議或說明,還是書寫報告、提案或企畫案,即使你的想法很好,但是千萬要記得,思考的焦點不要放在「我想說(或應該說)什麼」,而是要自問:「我現在應該為對方解決的問題(主題)究竟是什麼?」。

2. 確認自己希望得到對方何種反應

溝通是雙向而非單向,溝通的最終目的,是為了希望對方有所反應:

  • 理解:希望對方正確地了解自己傳達的內容,並且放在腦海中。例如:業務拜訪、事務聯絡等。
  • 感想、建議或判斷:希望對方能夠正確地了解自己傳達的內容,並且與對方互動,進而得到回饋感想、建議或判斷。例如:開會討論、市場調查等。
  • 採取行動:希望對方能夠正確地了解自己傳達的內容,並且採取行動。例如:回答問卷。

經過上述確認之後,再開始思考「對於這個問題(主題),我的答案是什麼」。

答案分為結論、根據和行動,通常會以「主題→結論→根據→行動」的順序進行,比方說:

圖說明

有憑有據的寫作架構:金字塔原理

我們每天看為數眾多的網路文章或報章雜誌,看完之後,心中難免會想:「這篇文章想表達的意思是什麼?作者為什麼這樣說?我看完之後可以做什麼事?」不過,一旦角色從讀者(資訊接收者)轉換為作者(資訊發送者)、試圖把想法寫成文字時,才發現並非那麼容易。

金字塔原理(The Minto Pyramid Principle)的建構者芭芭拉‧明托(Barbara Minto)認為,對於閱讀文章的讀者來說,一篇易懂的文章,最理想的順序應該是一個中心思想之下,由好幾組觀點組成一個金字塔結構。

「結論先行」就是常見的寫作手法,將「回答問題(主題)的摘要」(即為結論)放在文章前面,在讀者閱讀一開始,就抓住他們的目光。明托認為,符合邏輯結構的文章必備以下3個要件:

1. 縱向(vertical)原則:上下相關、呼應因果關係

任何一層的觀點,永遠是下一層觀點組合的總結。以結論為頂點,下一層的根據或方法,自上而下形成「為什麼如此?」(Why so?)的關係。相反地,由下往上則為「然後造成什麼結果?」(So what?)的連結。往下問「Why so?」表示下一層必須有多個論點支持、證明與回答上一層的結論。相反地,往上問「So what?」檢驗上下的因果關係。

2. 橫向(horizontal)原則:符合MECE。

每組觀點都因為共同呈現一個邏輯論點,而被歸類為同一組,而且彼此獨立、互無遺漏(MECE)。

明托認為,把結論放在頂端,並且沿著金字塔結構往下鋪陳,金字塔的下一層就是為了回答上一層的問題或支持上一層主張的觀點。一篇文章中,這些支持結論的陳述,形同持續進行問題與回答的對話,可以強迫寫作者將想要表達的內容做分類,寫出清晰易懂的文章。

3. 邏輯(logical)順序:分類清楚、佐證支持。

每一組觀點都要依照邏輯排列順序,重要的放最前面,例如:時序法(依據時間順序找出因果關係)、結構法(為具體的事物或抽象的過程建立結構)、比較法(具有共同特性歸屬同類的事物,依據重要性排列)。

金字塔原理的使用步驟

步驟 1:填入頂部方格
決定主題:你討論的主題是什麼?
決定問題:你回答的問題是什麼?
寫下答案:如果你知道答案,或能回答。

步驟 2:回答與引言吻合
確認情境:寫下你想證明是什麼?
發展衝突:問題與回答是否符合邏輯?

步驟 3:找出邏輯主線
這個答案可能引出什麼新的問題?
用演繹法還是歸納法回答這個問題?

步驟 4:建構支持的論點
在這一層重複「問題/回答」的過程

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