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「溝通」比「分工」更重要!Facebook 跨部門溝通的 3 大做法

2019-10-20 16:37:57
Managertoday
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各部門就像「內部新公司」,擁有各自的管理高層、自負盈虧,部門間不清楚彼此在做什麼,就像一座座高聳又封閉的「穀倉」(silo),僅專注於部門盈虧而非公司整體利益,最終導致企業走向衰敗,稱為「穀倉效應」(The Silo Effect)。

在 1999 年美國拉斯維加斯秋季電腦展(COMDEX Fall)上,時任索尼(Sony)董事長暨執行長出井伸之站在光彩奪目的舞台前,意氣風發地展示 3 款新產品——記憶卡隨身聽、筆型數位播放器與網路隨身聽,對於公司能否再現 1980 年代隨身聽熱賣的榮景寄予厚望。

可惜,事與願違。2001 年蘋果(Apple)發表數位音樂播放器 iPod,在音樂市場成功搶灘,軟體、硬體雙雙告捷,重擊索尼。

索尼為什麼輸?是創新技術不如競爭對手、誤判市場趨勢,還是有其他原因?

「問題的癥結在於『過度分工』。」《金融時報》(Financial Times)編輯主任暨專欄作家吉蓮‧邰蒂(Gillian Tett)指出,索尼自 1990 年起,為解決日益複雜與龐大的組織問題(當時索尼跨足收音機、電視、電腦、家電與電影等產業,員工人數高達 16 萬人),選擇將公司劃分成許多各自獨立的部門,企圖藉由各部門的權責區分,提升營運效率。

這一項組織改革,讓各部門就像「內部新公司」,擁有各自的管理高層、自負盈虧,部門間不清楚彼此在做什麼,就像一座座高聳又封閉的「穀倉」(silo),僅專注於部門盈虧而非公司整體利益,最終導致企業走向衰敗,稱為「穀倉效應」(The Silo Effect)。

組織過度分工弊病:部門各自為政、策略發散

組織走向專業化分工,讓各部門「各自努力」、設法提高盈餘,短期內確實可以收到效果。1993 ~ 1997 年間,索尼成功減少 25% 負債,獲利從 153 億日圓提升至 2020 億日圓。

不過,這個做法也帶來了另一項隱憂:「各自為政」。當各部門管理階層必須自負盈虧,立場會趨向於保護自己的部門,不只對抗外部的競爭者,也把內部其他部門當成對手,不願分享資訊和創意,久而久之難以掌握外在環境的變化;優秀人員也不再跨部門輪調,跨部門之間的合作大幅降低;甚至為了撙節開支,就連創新實驗與長期投資也逐漸減少。

即使索尼高層當時為了增進各部門互動,提出「團結索尼」的口號,仍然無法扭轉組織日益分裂的現象。而前述該公司在 1999 年發表的產品,正是過度分工形成穀倉效應的明證。

邰蒂分析,消費性電子產品公司針對同一品項,通常一次只會發表一種產品,以免同類型產品彼此競爭,造成消費者混淆,但是索尼發表的新品中,卻有兩項都是數位隨身聽產品。原因無他,它們出自不同部門的設計,無法整合彼此資源共同開發單一產品,遑論整合出一致的策略,結果只能以慘敗收場。

Facebook破除部門藩籬:輪調、競賽、開放空間

企業如何在專業分工的同時,杜絕穀倉效應的陷阱?臉書(Facebook)的做法值得借鏡。

1. 建立新人輪調制度

不論資歷深淺,所有臉書新進人員都必須經歷 6 周訓練課程,在不同部門之間輪調。

這麼做不但可以讓新人迅速了解公司的整體運作,也有助於新進人員與同期加入的人,建立起特殊的革命感情,就算日後隸屬不同專案團隊,各自負責特定任務,只要情誼依然存在,就能保持聯繫、交流資源,避免團隊陷入封閉狀態。

另一項好處是,讓新進人員與既有員工之間對程式碼有相同的認知,不僅可快速了解臉書的程式系統,更可建立良好的習慣,像是發現程式錯誤時就要大膽處理,而不是留給別人來弄。

等到 6 周訓練課程結束後,再由新進人員選擇加入最能發揮所長的合適團隊,而不是單憑面試時的少許互動,直接將新進人員分配到特定的團隊中。如此一來,既能建立起相同的認知,又能維持跨部門之間綿密的人際互動網路。

2. 推行駭客月、駭客松活動:

員工一旦在同一項專案工作超過 12 ~ 18 個月,就會有幾個月的時間被調去做另一個案子,臉書內部稱為「駭客月」(Hackamonth)。特別的是,在駭客月結束後,超過半數的人都會選擇留在新團隊,造成原有團隊大洗牌,促進交流溝通。

每隔 6 周,臉書都會舉行一次「駭客松」(Hackathon,創作馬拉松),將數百位不同部門的員工分組,一起測試新點子、徹夜解決程式問題,也有助於破除原有團隊平時的界線。

3. 打破辦公室空間區隔:

臉書位於加州門洛帕克市(Menlo Park)總部,用數座空橋連接起不同棟辦公大樓。樓層裡大多數的隔間都被拆除,會議室的隔板也都是透明玻璃,就連創辦人馬克‧佐克柏(Mark Zuckerberg)都在開放空間裡辦公,從外面一覽無遺、人人都看得到他,目的就在於增進不同部門員工之間的互動。此舉也讓臉書總部建築物本身,就是一項增進員工彼此互動的「武器」。

透過制度的設計與空間的安排,臉書巧妙地兼顧專業化的優點,避開穀倉效應的負面影響,讓各部門得以聚焦於專業領域的工作,又能彼此交流學習。

(本文取材自《穀倉效應》,三采出版)