◎ 主題學習

如何戒掉「容易分心」的壞習慣?縮小目標、設定期限,一次只做一件事

諾貝爾經濟學獎得主哈伯‧西蒙(Herbert Simon)早在1971年就提出注意力危機,他曾在文章中提到,「資訊消耗了什麼是顯而易見的,它消耗了接收者的注意力。豐富的資訊,造就了注意力的缺乏。」如果1971年的資訊稱為「豐富」,那麼21世紀的資訊量足以把我們的生活拆成碎片。(事實是,你可能一邊讀這篇文章,一邊正想拿出手機檢查電子郵件)。

不僅是資訊挾持了我們的注意力,企業也把工作者的價值建立在「多工」能力上,鼓勵工作者同時做多項工作;而且,很多時候是工作量你不得不多工。

《這樣WORK才WORK》一書中,描繪出專注象限,橫軸表示專注的品質(渙散到集中),縱軸表示注意力的分布(窄到廣)。處於分心狀態時,我們無法完全吸收別人講的話,記憶力也會變差。舉例來說,一邊開會一邊看手機的人,通常都認為自己都有「聽個大概」,但到了執行階段,才開始發現自己對會議內容的理解並不充分,導致最後失誤連連。

一個人若只看得見眼前的事,突發狀況又一直打斷正在進行的工作,最後每件事都只做了一點,精神開始混亂、渙散,甚至想不起自己一整天到底做了什麼。容易分心、丟三落四,最大的問題出在精神過載,變成完全無法專注、無法思考。

《從A到A+》(From Good to Great)一書中,引用狐狸與刺蝟的經典寓言故事:「狐狸知道很多事情,但刺蝟只知道一件大事。」作者吉姆‧柯林斯(Jim Collins)認為,成功者多半都具備刺蝟特質,專心致力於能夠點燃他們熱情的「一件事」。

當我們能夠控制注意力、專心在一件事情上的時候,會有最好的表現。而如果我們有意識地降低外在環境的干擾,練習秉除內心的雜念,專注在最重要的事情上,你會發現,不需要忙得團團轉,也能把事情做完、做好。

克服「容易分心」的3個小工具:

1.To-do-list
預先空出時間來安排優先順序,問自己該把注意力放在哪裡,先做最重要的事。至於收發e-mail、打電話等瑣事,集中在固定時段即可,不需要隨時檢查。晚上睡覺前,擬定隔日的待辦清單,按照緊急和重要程度排序,隔天每做完1件就刪去1件,看到具體進度會讓人產生滿足感與幹勁,工作的專注程度也會跟著提高。

2.設定目標工時
回想學生時代徹夜趕報告的認真投入,在有時間壓力的情況下,我們往往能發揮出潛在的專注力。先估計工作所需的時間,將其縮短10%,設為自己的完成期限。將原先的截止日和自己的截止日都寫出來,養成提早完成工作的習慣。工作時,在視線範圍內擺時鐘,提醒自己留意每個時間點的成果。

3.將工作目標數值化
數值化能夠幫助工作者確定「自己該做的事,距離目標還有多遠」,也才能據此規畫時間、定出目標。例如把「想培養英文能力」,改成「每天學習30分鐘,半年後取得TOEIC 800分」。重點是要立下「稍加努力就能達成」的目標。如果目標太簡單,我們會因為無聊而開始分心;如果事情太難,我們又會因為焦慮而無法專注。

狀況:
常常覺得「沒時間了、沒時間了」,想要趕快做完手邊的工作,卻發現腦中千頭萬緒,難以專注,只好一直逃避,不斷確認跟回覆電子郵件。想上網找個資訊,卻不知不覺地用掉大半時間瀏覽網頁,最後只好加班才能把事情做完。
需要的改變及障礙所在:
專注力可以透過鍛鍊達成,當你省去浪費時間的事,就可使工作變得有效率。

指揮理智
關鍵行動:意識到自己正在做什麼
《這樣WORK才WORK》中指出,一次專注在一件事情上的表現最好。隨時意識到自己正在做什麼,是掌控意志力的第一步,你可以養成專注的習慣,比方吃飯的時候把注意力集中在食物上,聽別人說話時,專心聆聽對方說的內容。

關鍵行動:固定時間做固定的事
試著一天至少關掉電子郵件一個小時,專心處理手上最重要的事。每天固定在同一時間這麼做,習慣成自然後,成功機率會大增。回想一下你現在處理電子郵件的方法,寫下這個方式的優缺點,再寫下怎麼做可以保留那些優點,又將缺點減到最少。

刺激情感
找到感覺:回溯恐懼與不安的源頭
當我們認真地想達成某個目標時,潛意識就會開始運作。我們必須堅定地告訴自己:「我現在想做的是這件事,而不是想做別的事。」《一定做得到的「超」專注力》中指出,恐懼與不安是妨礙專注最主要的因素。如果你很容易產生負面情緒,可以先靜下心來,釐清產生恐懼與不安的原因,試著扭轉自己的想法,接受過去的失敗。然後想像成功打敗對手,順利完成目標的場景。

縮小改變幅度:設定小目標
專注力的有效期限很短,最長不超過兩小時。因此相較於長遠的目標,大腦會傾向優先處理眼前的事情。《翻轉你的工作腦》中提出的具體做法是,在工作的一開始就先設定好目標,例如「1小時內要完成到1000字」或「這段時間內要做完這些份量」,接下來就是全力以赴。針對小目標給予時間壓力,決定之後再進行更容易集中精神。

營造環境
調整環境:整理辦公空間
身處在雜亂的環境裡,思緒也會變得混亂,缺乏緊張感,搞不清楚什麼才是真正必要的物品。《這些小習慣,老闆覺得你應該知道》指出,如果辦公空間很亂,無法立即找到需要的物品,就會花很多時間在找東西上,而且辦公空間變小,效率也會跟著低落。和整理私人空間的原則不同,工作上的丟棄基準只有「需要」和「不需要」。

建立習慣:設定「集中時段
想要專心的時候,就要隔絕電子郵件與電話。在早上和下午各設定集中精神的時段,但要避開空腹和吃飽的時間。《這些小習慣,老闆覺得你應該知道》指出,培養專注力可以先從較短的30分鐘開始,慢慢延長時間到45分鐘、90分鐘,但90分鐘是大腦的極限,之後需要休息10分鐘。這段時間內,不要持續做相同、單調的工作,這會讓注意力降低。

 

(整理‧撰文 / 張玉琦  編輯 / 劉揚銘,本文取材自《經理人月刊》2012年1月號)

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