搞懂英文縮寫

現代人不但每天要看數十封,甚至數百封的e-mail,回覆e-mail也要花上不少時間,因此,很多人會用一些頭字語或是字首簡寫(Acronyms)、單字縮寫(abbreviation),以加快寫e-mail的速度。

事實上,常用且廣為大家接受的頭字語並不多,最簡單的FYI(For your information)、ASAP(As soon as possible)等等,是大家比較常看到的,但是,如果你只認識這幾個,當你在看e-mail時,可能就會遭遇一些阻礙。

舉個例子,有一次有位新加坡同事寫e-mail給我的部屬:We would like to have a TCC with you early next week. Could you advise your availability? 結果我的部屬看不懂什麼是「TCC」,就回信問對方:What is TCC?

其實,TCC就是Teleconference call,中文就是電話會議,純粹是透過電話,只有聲音沒有影像。如果是藉由電腦或視訊設備,則稱為Video conference call。不過,我倒還沒看過有人用「VCC」,也許將來視訊會議愈來愈普遍,這樣的頭字語用法可能就會開始出現。

看懂頭字語、MSN簡寫

我自己也曾收到老外老闆寫的e-mail,信裡的頭字語是我看不懂的。第一次是老闆寫到:Kevin, can you do this by COB tomorrow please?但我根本沒聽過COB,查字典查不到,上英文課問英文老師,老師也沒看過,後來詢問較資深的同事才得到答案。

原來COB的意思就是「Close of business」,中文可翻譯成上班結束或下班時,這是英國人的用法,難怪連美國籍的英文老師也不知道這是什麼意思,因為美國人若想表達同樣的意思,會用「the end of day」。

還有一次,我老闆寫到:May I please have the ETA and proposed action plan in our next 1:1(one-on-one)meeting?老闆要求我給他ETA,但ETA是什麼意思呢?我上網查了一下,才知道原來這是Estimated time of arrival的頭字語,原意是貨物預計到達的時間,衍生為工作或計畫預計完成的時間。這些頭字語說穿了就不值錢,但若沒看過,還真的很難猜出它的涵義。

運用頭字語或縮寫於e-mail,必須有所節制,若出現太多,有時會讓人覺得不夠尊重、不太禮貌,尤其是Thanks或Regards這些字,若不是很熟的同事或朋友,儘量不要用縮寫。此外,不要自創或使用很冷門的頭字語,因為若不是一般人常用的,對方也看不懂,就無法達到溝通的目的。此外,英文有一些縮寫是來自拉丁文,卻廣泛在英文中使用。

除了e-mail,MSN或Yahoo!即時通也漸漸成為大家常用的溝通方式。由於這類溝通工具更講求效率,因此,用字遣詞就更簡單,常會大量使用簡寫。不過,這類簡寫日新月異,只要有新創造出來的簡寫,被大家廣泛使用,就可以成為一個通用的簡寫。

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