◎ 主題學習

落實「要事第一」,先問值不值得做、再規畫如何做

周一早上,你急忙地衝進公司準備依照昨晚擬好的工作清單開始工作,並希望能在下班前處理完畢,與家人共進晚餐,未料一打開E-mail,便收到客戶寄來的兩個緊急事項,不得不優先處理;這時你的頂頭上司突然走過來,要你在下午2點前,完成一份最近3個月的業績報告……,到了晚上10點,你還在辦公室處理工作清單上未完成事項,錯失了與家人共進晚餐的寶貴時光。

成功學大師史蒂芬•柯維(Stephen Covey)指出,傳統的時間管理,注重進度、危機優先,卻讓人從此陷入與時間賽跑的惡性循環中,追求更快、更賣力、更有效,做更多事的「急迫性偏執」,生活節奏完全取決於事情的緊急程度,忽略了人生中真正重要的事。

柯維以「時鐘」與「羅盤」做為比喻,提醒所有人,一味地提高做事的效率,並不表示就能作時間的主人(時鐘),只有找到正確的方向,探索真心所願,才能創造均衡、圓滿的人生(羅盤)。因此,真正重要的是,你做了哪些事?為什麼做這些事?而不在於完成這件事情的速度有多快。

依循「30 / 10法則」,擬定周行事曆
為進一步說明分辨事情輕重緩急的重要性,柯維在《與時間有約》書中,以如何在一個罐子裡同時放進大石頭、小石子、沙、水做為例證,若是依序在罐子中放進大石頭、小石子、沙,最後再放水的話,則可順利填滿整個罐子,但若是先擺放小石子、沙、水,再擺放大石頭,最後不但無法填滿,過程中可能會一團亂。

柯維強調,重要的事情就好比大石頭,而小石子、沙和水就像無關緊要的小事,如果我們能事先知道大石頭在哪裡,並先擺放進罐子中,不但可以放非常多的大石頭,而且可以在縫隙中填入更多的小石子、沙和水,無論放進多少東西,先把大石頭放進去才是最重要的事,這就是柯維在「急迫/重要」4象限中,所提出的「要事第一」(first things first)的重要觀念,只有將「重要/不急迫」的事優先處理,才能重新取回時間的掌控權。

在分辨出重要的事情後,接著便可將重要的事情優先放進周行事曆中,然後再安排其他事項。柯維強調,安排周行事曆時可採用「30/10法則」,以每周花30分鐘的時間,先將重要的事情填入行事曆中,再安排其他次要的事項,並且每天花10分鐘時間,安排隔天的重要事情。

如此一來,就算突發事件發生時,也可依照內心的羅盤,決定時間與精力該如何安排最恰當。

時間管理3原則,發揮群己互補效益
做到了自己的時間管理還不夠,因為,對多數人而言,大部分的時間都在與他人溝通、互動,不論是在時間管理與生活品質上,受到群己關係的影響非常深遠,因此,柯維強調時間管理的核心就是有效的互賴,以互補方式考量每個人的特質與能力,彼此合作互賴,將潛能發揮到極致。

柯維並以自身時間管理的經驗(參見【圖表1】)為例指出,時間管理中的互賴並不是改變行為,而是轉變思想,徹底改變參與行動的人。其做法共有3個原則:

1.從互賴角度思索當務之急:不論是扮演朋友、上司或同事,每一個角色都具有互補功能。因此必須從互賴的角度,重新定義當務之急,著眼於有效果、集思廣益的人際互動,而不只是有效率、機械式的管理事情。例如思索有效完成工作比較重要,還是花些時間授權給部屬比較重要?哪一種選擇會對你的時間、別人的時間、組織的時間產生較大的影響?

2.培養雙贏思維:在互動中建立對彼此的尊重,先試著了解對方,再設法讓對方了解你,才能產生統合綜效。例如當客戶訂單出貨來不及時,業務員必須與生產部門共同協調創造解決方法,而不是製造更多衝突。

3.練習充分授權:在一個充分授權、高信賴度的組織中,往往能在重要事情上投注更多心力,反觀在授權與信賴度低的組織中,由於必須付出更多的時間進行控制、監看與檢查,而無法將時間用在重要的事情上。例如官僚組織繁文縟節的規定,所造成的時間浪費。

柯維強調,決定如何安排時間的要素不是活動與會議,而是人和關係。不僅要講求時間的調度,還得研究到底該不該做。也就是「為什麼」「如何」和「何時」三個問題同樣重要,除了用羅盤瞄準方向外,還得以時鐘校正時間,才是要事第一的精髓。

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(整理•撰文/陳清稱,編輯/郭明琪,本文取材自《經理人月刊》2012年11月號)

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