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勇敢說「不」,讓你更成功

2013-07-30 整理、撰文 張凱茹
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「你說『好』,不是因為你必須這麼說、不是因為有個契約要求你說……而是因為你心裡清楚知道,你願意說『好』。」這是電影《沒問題先生》(Yes Man)的台詞。在電影中,著名美國男星金凱瑞(Jim Carrey)飾演的男主角,在參加完朋友介紹的「YES講座」之後,讓自己相信,拒絕會造成人生的不幸,強迫自己立下誓願,成為凡事都答應、絕不拒絕的人。他對每件事都說「好」,果然讓命運相當順遂,甚至結識了女朋友,生活從此改變。但是在一次事件中,女友發現他對任何承諾都說好,只是反射性的答應所有事,並非出自真心,因此感到憤怒與傷心。

最後,他終於了解,說「好」不是凡事逆來順受,只有真正發自內心地答應或拒絕,才能與他人建立真誠的關係。電影片尾,講座老師對主角坦承,「凡事答應就會帶來好運」僅是個幌子,真正重要的是,人必須懂得權衡當下的決定,學會如何控制自己何時該說「好」、何時該說「不」,而非一味地答應。

適度拒絕的能力,關乎個人職涯成功

你是否也有相同的困擾?在職場上,因為無法拒絕各種請求,導致困擾不斷。一位同事向你索取報告的資料;一位因工作往來認識的朋友,堅持拜託你介紹主管給他認識;一位客戶對於合約不同的解讀,因為你無法堅持立場,遲遲無法結案。華頓商學院(Wharton School)管理學教授亞當‧格蘭特(Adam Grant)在他的研究中指出,你如何處理這些要求,將會決定你在事業上的成功機會。

他把人分為好幾種,例如,「索取者」(taker)與「給予者」(giver)。前者是在人際互動中,只想從別人那裡獲取更多、希望自己付出較少的人;後者則是完全配合他人要求、在人際關係中無條件付出的極端者。格蘭特發現,真正成功的人,既不是索取者、也不是給予者,而是會為自己設定界限的「類利他者」(otherish)。

一般而言,給予者習慣把「要求」與「幫忙」混為一談,覺得自己如果只顧及自己的利益,會令他人感到不舒服,於是放下一切去滿足別人的要求。然而,類利他者會尋找方法幫助別人,同時留心自己的利益,促成雙贏局面。因此,格蘭特提出「5分鐘的幫忙」(five-minute favor)的概念,主張那些能為自己設定明確界限的人,知道百分百的為他人著想不是處理人際關係的最佳解答,每一個人都應該時時自問:「我能不能為此人提供有價值的幫助,又不會花掉我5分鐘以上的時間?」促成魚與熊掌兼得的最佳局面。

因此,不懂得為自己設限、適度地拒絕別人,將難以成事,無法達成真正完滿的人生。

排除3A陷阱,用拒絕力開啟廣闊人生

《學會說不》作者威廉‧尤瑞(William Ury)認為,每一個人現在擁有比過去更多的資訊和選擇,我們要做的決策比從前更複雜、多元,我們如何劃定界線、維持原則,也讓說出「不」,成為當前最大的挑戰。

「不」只是個簡短字彙,卻令人難以啟齒,為什麼?尤瑞認為,這是因為一般人經常用以下3種回應的方法取代說「不」,稱為「3A陷阱」:順應(accommodation)、迴避(avoidance)、攻擊(attack)。

1.順應:想說「不」卻說「好」。心中想拒絕,卻為了以關係為重而答應對方。即使心中清楚知道答應不是正確決定,仍決定以不情願的「好」,換取短暫的和平假象。順應之下的「好」,其實是具有破壞性的「好」,因為它會損及彼此更深層的權益。

2.迴避:不說「好」也不說「不」。因為害怕處理他人的情緒,情願悶不吭聲,希望問題就此消失。迴避不僅對我們的身心健康造成傷害,也會讓問題持續發酵,危及整個工作團隊的工作進度或個人社交關係的健全發展。

3.攻擊:以傷害對方、傷害和氣的方式說「不」。由於自己無法處理身心感受的不平衡,完全受到憤怒情緒的驅動,使用糟糕的方式表達拒絕,造成雙方真正的衝突。

以上3種方式,不但未能解決事情,反而讓問題叢生:不敢拒絕的人,會採取順應與迴避的策略;不懂得表達拒絕技巧的人,多半採取攻擊策略,無法解決問題,徹底破壞關係。

要解決不敢拒絕的困擾,首要突破心防,釐清拒絕的本質;對於那些敢於拒絕、卻無法有效表達的人,則需要掌握表達拒絕的技術。本期特別企畫便融合拒絕前的心理建設、實際表達拒絕的話術要點,讓人迅速走出3A陷阱,以「正向說不」的方式,成為自己人生的掌舵者。

企業家瑪格麗特‧赫弗南(Margaret Heffernan)就主張,勇於拒絕,是促成組織與團隊進步的關鍵,因為你最佳的工作夥伴不該只是應聲蟲(凡事都答應,順從你的意見),而是應該是能在反覆的衝突與辯證中,啟發你的視野、幫你建立牢靠觀點的人。

電影《穿著Prada的惡魔》(The Devil Wears Prada)中,安迪(Andy Sachs)是一名職場新鮮人,替一位實施高壓管理的魔鬼老闆做事,一開始,安迪承擔來自老闆的任何要求,即使它們突如其來、不合常理。因為無法拒絕老闆的任何要求,她只好對所有工作以外的事說不,造成私人生活一團亂。直到最後她誠實面對自己的選擇,以行動拒絕了老闆,反而開啟人生另一扇窗。

拒絕是一種選擇,具備合適的拒絕力,你不一定會失去什麼,反而能擁有更多。

(本文取材自《經理人月刊》2013年8月號)

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一站實現管錢、省錢、提人效!COMMEET 智能費用管理,用 AI 助攻企業憑證數位化與治理升級

2025-12-22 經理人 X 擁樂commeet
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缺工、人工成本攀升、ESG 與內控要求加壓,企業的管理戰場正被迫往後勤延伸。許多中高階主管忙著追逐前端成長,卻忽略一個長期在失血的效率黑洞:財務與業務團隊每天耗在報銷、核單、整理憑證與補帳,拖慢結帳與決策節奏,也消耗企業最稀缺的資源——人才。

「依照政府規定,企業必須建立合規的報銷機制,因為這些資料最終都會回到財報,數據必須可信、可查。每個月的整理、季度或年度的審查,對企業來說都是不可迴避的任務。」COMMEET 創辦人暨執行長洪明楓指出,AI 技術已成熟、數位工具已到位,若憑證流程仍停留在紙本與人工堆疊,企業想提升營運韌性會更吃力,甚至在下一輪競爭中起步就落後。

缺工時代,人才不該被瑣事綁住

缺工已成常態,財務與業務團隊首當其衝。洪明楓表示,財務人員至少花費四成時間投入在逐張核對、Key in 與對帳;同時,在第一線打拚的業務人員還要承受代墊壓力與紙本報銷的瑣碎流程。這些低附加價值的作業,不僅降低效率,更加劇知識斷層與人才流動風險。企業必須認知到,真正付出的成本,其實是「讓專業人才困在不必要的瑣事裡」。

洪明楓進一步梳理企業常見的三大斷點:

第一是數據斷點。由於報銷高度依賴人工輸入與處理,人員異動或交接不順就容易造成資料斷裂,錯誤率上升。

第二是合規斷點。例如:除了統編、金額等基本欄位的誤植很常見;跨部門、子公司規範不一致,也會拉高管理成本;報銷項目合理性與科目錯置也帶來稅務與稽核風險。

第三是時效斷點。報銷延誤會影響結帳,導致管理報表變成落後資訊,預算控管便失去即時性。

而報銷流程的問題,終究回到經營面,牽動專案執行或財務健康。洪明楓直言,「減少事後補帳,做到提前管理才是關鍵!」

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COMMEET 模式,為企業打開治理新價值

「一筆支出從發生到入帳,牽涉預算、權限、付款方式、憑證蒐集、主管審核與帳務處理。」洪明楓建議,企業可導入全台首家智能費用管理系統 COMMEET,整合 SaaS、AI-OCR 與數位企業卡,將分散、仰賴人力的費用流程收斂成一套可稽核、可追溯、可分析的治理機制,讓人才回到營運與策略的主戰場。

「COMMEET 本質上是一套 SaaS,核心是把原本分散、仰賴人力的費用流程整合起來,讓企業用系統而不是人力來管理。」洪明楓說明,這至少帶來三方面的效益:管錢、省錢、省人力。

第一是管錢。COMMEET 將預算控管前移,讓管理層能在支出發生時就看見變化。他以一家日商連鎖眼鏡品牌為例,快速展店帶來跨店費用分攤與新人訓練壓力;在導入COMMEET後,門市人員報帳更直覺、補件減少;總部能即時掌握各據點預算執行,不必等到月底才發現超支,擴店管理更穩定。

第二是省錢。過去,企業長期仰賴員工代墊費用,尤其是海外 SaaS 與 AI 工具的訂閱支出,流程繁瑣、資安與帳號歸屬風險也跟著上升。「員工代墊,本質上就是一張張尚未報帳的應付帳款。」洪明楓指出,透過 COMMEET 數位企業卡,企業能在支出前設定預算、即時控管費用,支出結構回到「企業對銀行」的信用關係,規則更一致、員工體驗也改善。「目前 AI 軟體支付已占企業卡使用量的 25~30%,差旅其次。」他補充,企業支出型態也隨著時代變遷有所不同。

第三是省人力。COMMEET 以系統整合取代重複核對,讓每一筆支出的處理時間縮短約 80%。業務、行銷、店長不必再被補件與逐筆比對牽制;財務也能從庶務抽身,投入規範設計、風險控管與決策支援。

「根據COMMEET的應用數據,約有 3~5% 的費用會因違反報銷規則而被 AI 即時擋下;而這些省下來的金額會直接反映在淨利上。」當控管從月底回頭追認,轉為流程前段即時攔截,企業無疑將獲得更穩的財務體質,以及更高的管理透明度。

憑證數位化,是企業必經的轉型之路

儘管工具齊備,但憑證數位化往往不是企業數位轉型的優先選項,原因很直接:短期看不到業績貢獻、又牽涉財務流程習慣。對此,洪明楓分享,COMMEET 客戶中近 15% 為日商,因為日本《電子帳簿保存法》修法,要求企業同步保存憑證數位檔,以提升查核效率,因此積極落實憑證數位化。

回頭看向台灣,事實上,近年法規也逐步鬆綁,國稅局已允許企業在符合條件下,以電子方式保存多數原始憑證。而下一步的關鍵門檻,在於不繳回紙本後的重複報銷風險。對此,AI OCR 的辨識能力將成為自動化的核心;在前端即完成結構化與比對,流程才能真正輕量化。

目前 COMMEET 已處理超過 160 億元費用與憑證資料,系統已在企業情境中驗證規模。洪明楓預期,AI 的角色將從憑證辨識延伸到簽核、審計與費用監控。「當資料量累積到一定程度,系統可自動判定科目、辨識低風險支出,審計流程也有機會從人工全檢轉為 AI 全檢、人力抽檢,報銷與簽核朝部分自動化邁進。」

邁向 2026 年,企業是時候為憑證數位化打基礎,先梳理、再重構行政流程,讓報銷也能升級為決策級資料來源,為財務監控、風險管理與長期成長掌握更多主動權。

[本文由經理人整合行銷部與擁樂commeet共同製作]

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