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說話太模稜兩可,對方都聽不懂?學習5種直白表達法,溝通一次到位!

2015-05-14 整理‧撰文 張良姿
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不論是當面溝通,或是寫e-mail,又或者是打電話,經常發生無法一次溝通到位的窘況,總要來回好幾次以確認彼此所要傳達的內容沒有被誤解。

每次遇到這種情形,你是會在心裡說:「這麼簡單的事,怎麼就是聽不懂?」質疑對方的理解能力?還是反思自己的表達能力哪裡出問題?如果是前者,你又如何能保證自己說的話別人真的都聽懂了?

所以,遇到溝通障礙時,我們實在不應該對他人生氣,認為是對方的問題,唯一能做的就是練習自己的表達能力,避免說出來的話有另一種解讀的可能性發生。要做到這點,《工作減肥術》作者山崎將志提供3個表達原則:「結論要放在段落最前面」「長句要切成短句」「刪減冗長用詞」。

山崎提出幾個表達建議,提供大家參考。

###1.一句話只能有一個解釋

「A君不像B課長擅長業務工作。」

這句話可以被解釋成「與B課長不同,A君擅長業務工作」和「A君不像B課長那樣的擅長業務工作」兩種說法。

因此,一句話中要避免使用「像……」加上否定用語,以防產生多種解釋。

###2.否定句盡量改成肯定句

「如果支出申請不滿1萬新台幣,就不用得到老闆的批准。」

這句話改成肯定句就會變成「支出申請超過1萬新台幣需要得到老闆的批准。」相較於否定語句,更容易讓人一目瞭然。

###3.雙重否定容易招致誤解

「如果不支付訂金的話,就無法為您訂位。」這句話就容易讓人混淆,是要「先付訂金才能訂位」,還是可以「先訂位,之後再付訂金」。

因此,最好的說法是「一旦確認訂金已付,馬上就幫您保留訂位。」

###4.不要使用模糊的指示代名詞

先看以下文字:

在科羅拉多高爾夫球場中,有比賽級的高爾夫球場、從草地可打四百碼的練習場、假設各種狀況的模擬練習場,緊鄰那邊的住宿、閱覽室等設施,像這類充實高爾夫球生活的設備一應俱全。

在這段文字中,不清楚「那邊」指的是哪裡。另外,「像這類」所指涉的對象模糊。所以改寫時,這兩個指稱對象不明確的部分一定要改掉,才能將正確的意思傳達給讀者。

改寫如下:在科羅拉多高爾夫球場中,有比賽級的高爾夫球場、從草地可打四百碼的練習場、假設各種狀況的模擬練習場,緊鄰球場的住宿飯店、閱覽室等設施,充實高爾夫球生活的設備一應俱全。

###5.刪去不必要的用語,改為簡潔的表達

商業書信中經常看到冗長表達方式,建議最好改為簡潔的表現方式。

像是「就本部門來說,將會商討因應對策」,只要寫「本部門將會商討因應對策」即可。

####延伸閱讀>>

  1. 口才不好無法溝通?認識溝通能力的兩大基礎:「人」與「事」
  2. 一起 level up 最寶貴的個人資產 — 溝通能力
  3. 優秀主管必備溝通4招數,有效溝通一網打盡

(本文取材自[《工作減肥術》][5],春光出版)
圖片來源 / [David Goehring][6] via flickr,CC Licensed
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人人用 AI,訊息更分散?普羅品牌顧問「Process 2.0」助企業建品牌 AI 助理、精準溝通驅動成長

2026-08-10 經理人 x Process 普羅
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自 2022 年底 ChatGPT 引爆生成式 AI 浪潮以來,企業競相導入 AI 加速內容產出,效率看似提升,品牌訊息破碎化與品質失控的風險卻也隨之浮現。行銷、客服、業務各自運用 AI 工具產出文案,語氣與規範逐漸失去統一標準,消費者接收到的品牌形象因此愈趨模糊。

「一旦 AI 成為人人可及的工具,它本身幾乎不再是差異化的因素。真正的差異,不在於技術本身,而在於企業如何運用它。」Process 普羅品牌顧問創辦人 Martin Kessler 指出,長期來看,勝出的不會是使用最強大 AI 的企業,而是那些將品牌定位得足夠清晰、即使在技術趨於同質化的情況下依然與眾不同的企業。「AI 正成為常態,但唯有強大的品牌,才具備真正的競爭優勢。」

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Process 普羅品牌顧問創辦人 Martin Kessler。
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如何運用 AI 加快內容產出速度,並同時兼顧品牌信任所需要的一致水準,這是 1995 年創立於瑞士蘇黎世的普羅品牌顧問,近年積極思考的問題。為此,普羅提出「Process 2.0」服務,將顧問角色從建立品牌策略,延伸到協助企業建立可持續運作的品牌溝通系統。

「Process 2.0」服務:提升企業品牌溝通力

Process 普羅品牌顧問台北分公司總經理洪翠霞觀察,品牌訊息之所以失焦,關鍵在於策略完成後,仍缺乏一套持續運作的溝通系統銜接執行。她將這種落差歸納為五種斷層:

首先,一旦策略完成後未能落實到日常工作,便形成策略斷層。同時,當品牌理解過度仰賴少數主管,一旦人員異動,傳承便隨之中斷,造成轉譯斷層。

在執行面上,各部門對外溝通的語氣逐漸分散不一致,也會有語氣斷層的問題;內容產出雖多,卻缺乏共同標準判斷是否符合品牌,則是驗證斷層。最後,所有品牌知識散落各處、未被系統化管理,導致治理斷層,也讓最初的策略價值難以發揮效果。

這五個斷層背後,指涉的是同一個關鍵。也就是品牌策略與實際執行之間,少了一套能夠持續運作的品牌溝通系統。

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Process 普羅品牌顧問台北分公司總經理 洪翠霞。
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為此,普羅開發出「Process 2.0」解方,從三個階段解決落差。首先,從「Brand Strategy」出發,先釐清品牌的定位與價值主張;接著才是「Brand Communication System」,將策略轉化為跨部門可依循的語言規則;最後則是「AI Brand Communication」,把品牌知識整合進安全可控的 AI 工作環境,讓行銷、業務、客服、人資,乃至海外代理商,都能基於統一的品牌基準產出內容,並持續進行審核與知識更新。

「AI 內容產出速度已遠遠超過品牌治理速度,品牌基礎若模糊不清,AI 只會更快放大既有的問題。」洪翠霞強調,AI 時代讓斷層問題更加明顯,因此她也期待透過「Process 2.0」品牌專屬 AI 助理,延伸顧問影響力,幫助品牌長期把關、一同成長。

品牌力 + AI:打造品牌專屬 AI Agent

為實現「Process 2.0」,普羅攜手愛酷智能科技(AccuHit)將品牌策略、知識與 AI 技術整合,協助企業建立專屬品牌 AI 助理。

愛酷智能科技(AccuHit)執行長林庭箴指出,「Process 2.0」鎖定的是品牌再造:AI 除了應用在企業內部流程,還能如何用在品牌溝通面。他分析,當電商進入超微利的時代,零售產業正走向三個不可逆的趨勢,包括:到 2030 年,將有五成消費行為由 AI 協助完成,商品資料必須完整到能讓 AI 讀懂;其次是超個人化,信任愈稀缺,推薦卻必須愈貼近個人需求這件事將更挑戰;第三,則是預測型消費將持續增加。

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愛酷智能科技(AccuHit)執行長 林庭箴。
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尤其,在非零售場域,品牌溢價更為關鍵,因為品牌價值與品牌溝通內容不只要讓消費者理解,也要讓 AI 讀懂,才能持續發揮影響力。不過,當企業想要運用 AI 做行銷卻沒想像中容易。林庭箴強調,企業 AI 最大的挑戰,多半集中在機敏資料的存取與管理層面。

因此在「Process 2.0」的開發協作上,普羅負責定義場景,AccuHit 則提供技術與產品面支援,將品牌規範與知識納入 Gen AI 系統,讓所有輸出都能經過品質控管,如同 AI 版本的品牌指南,確保每一次輸出都建立在信任與安全之上。

目前品元實業、昇昇膠業等品牌已導入試用這項服務工具,無論是行銷內容撰寫、客服回覆、產品諮詢或內部教育訓練,皆能依據統一的品牌規範,輸出兼具效率與品質的內容。

Brand-to-Revenue:探索成長新引擎

根據台經院發布的《2026 台灣企業品牌力大調查》,過去五年(2021 至 2025 年)收集的 1,167 家企業數據顯示,台灣企業普遍呈現「內強外弱」的品牌結構。也就是品牌定位與內部管理已具基礎,但對外溝通與價值主張,如品牌好感度與互動性,卻相對薄弱,導致多數企業雖有高重複購買率,卻缺乏品牌溢價能力與市場認同。

對此,台灣品牌耀飛計畫小組副主任朱俐穎指出,「Process 2.0」的目標,是協助企業建構可落地的溝通能力,最終讓品牌策略實質驅動營收成長。

她以多年輔導近千家品牌企業的經驗為例,企業經過品牌輔導後,形象全面升級、設計語言更聚焦,市場識別度也隨之提升。她觀察,品牌塑造的成果平均在一至兩年後開始發酵,客戶能明顯感受到不同:「以往客戶只是單純買產品,但有了品牌之後,就多了願景與合作想像,能吸引其他企業一起創新共榮。」

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台灣品牌耀飛計畫小組副主任 朱俐穎。
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AI 的本質就像一面放大鏡:品牌定位清楚,AI 能加速轉譯、提升溝通效率;定位模糊甚至混亂,AI 也會同步放大這份混亂,後果難以收拾。品牌梳理是否到位,決定了 AI 是阻力還是助力。

為協助企業及早驗證成效,普羅已推出「60 天品牌成長試用計畫」,讓企業在正式導入「Process 2.0」前展開深度合作,鎖定成長機會。從 Made in Taiwan 到 Trusted Taiwan Brand,信任,才是品牌溢價的關鍵。

[本文由經理人整合行銷部與 Process 普羅共同製作]

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