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員工只是公司的棋子?那就當一枚「活棋」,創造自己被利用的價值!

2015-11-25 合作轉載 凌帠的管理世界
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大家都想去考公務人員,就是因為職場這條路愈來愈難走。即使幸運找到工作,也不能保證能做幾年,更別提能做到退休了。市場環境的變化愈來愈快,就連企業都沒把握能撐幾年,就像曾經世界第一的手機廠商NOKIA,當智慧手機出現後,才沒幾年功夫NOKIA就煙消雲散了,那身為員工的我們,又該如何面對如此現實殘酷的環境呢?

還有人記得早期儲存電腦資料所使用的5.25吋1.2MB的大磁碟片嗎?大約有十年的時間,大家的電腦桌上,像書本一樣,都排著一盒盒的磁碟片。到了1980年代磁片縮小了,外殼變硬了,容量卻變大了,大家很快的開始擁抱3.5吋1.44MB的小磁片,而拋棄了5.25吋磁片。

生產磁碟片的廠商們莫不努力的研發如何讓磁片更耐用,或是讓磁片容量更大,很可惜成效不彰。如此發展了約20年的時間,CD問世了。CD的容量是磁碟片的數百倍,讀取速度則是更快,而且沒幾年功夫,價格就跌得比磁碟片還便宜,磁碟片瞬間消失,大家電腦桌上取而代之的,則是一疊疊的光碟布丁桶。

但曾幾何時,現在還有人在用光碟片嗎?恐怕就連隨身碟都很少人在用了吧!需要給別人檔案時,直接傳送就行,大家都把資料存在硬碟中,外接式硬碟的容量隨便都是以TB來計算,而且輕巧方便、價格不貴。甚至不少人的資料都已經存放在雲端,等有需要時再下載,或是根本就不需要下載,直接在雲端上操作更快。在這短短的近十年間,其變化之大遠甚於過去數十年。

在我們感嘆科技進步,享受科技便捷之餘,是否曾想過,這些在時代巨輪中做出貢獻的公司,在技術更迭後,它們都到哪裡去了!更重要的是,我們是否曾經想過,如果我們是這些公司的員工,遇到技術改朝換代時,又該何去何從呢?

然而事實上,現在的產業與科技結合得更深,變化得也愈快,眼前的處境似乎要比前人來得更加嚴峻,因此眼前這一代工作者,更該要有危機意識,更要做好未雨綢繆的準備。

知識會折舊,專長會消失

管理學大師彼得‧杜拉克曾說過:「在知識社會,知識僅存於應用之中。」、「知識社會的知識,必須應用於行動之中才算是知識,因此知識的重要性要看它被用於何種情況而與其內容無關。」、「知識是工具,因此其重要性和地位依賴於所進行的任務。」

無法應用的知識不算知識,缺乏需求的專業沒有價值。自己多年歷練累積賴以為生的專業,很可能在產業結構改變、技術變遷,或是公司發展方向轉變時變得毫無價值,而這些變化很可能發生在一瞬之間。

IBM不做硬體改做軟體服務;蘋果原本做電腦,後來卻變成手機製造商;原本生產主機板的華碩後來改做電腦、最終也踏入手機製造的行列;蓋房子的跑去開飯店;生產食鹽的跑去賣化妝品;郵局賣起保險來;就連開計程車的也開始涉入旅遊業。事業經營危機四起,只能順應環境,隨機應變。

員工只是公司的棋子

市場環境改變,企業為了生存不得不改弦更張,另謀生路。那麼員工呢?要公司照顧你一輩子嗎?就連日本的終生雇用制現在都幾乎做不到了,更何況是我們大多把員工當成本而不當資產的企業。那要公司負責培養自己第二專長嗎?你曾見過有人參加鐵人三項比賽,騎完腳踏車後,會扛著腳踏車一起跑馬拉松的?

自己的國家自己救,自己的道路自己開,自己的責任自己扛。當企業不開車改開船時,只會去找有經驗的船長,是不會冒險讓司機去開船的,免得大家一起葬身海底。即使企業願意培養員工,但在企業轉型時,絕大多數的員工仍多是抱持著抗拒的態度,即使公司給你機會,你也未必會接受,更遑論是否學得起來,或是需要花多久時間來學習了。

其實員工只是公司的棋子,當棋子無處可下時,就只好閒置或是放棄,要避免發生這種狀況,就要讓自己成為活棋,無論身處各種情況,都能有發揮的機會,這樣企業自然會重用你。要成為最有用的活棋,方法無他,就是自己平時要多方的充實自己,吸收各種知識,配合公司發展學習其他專長,而不是事到臨頭再來臨時抱佛腳。

姑且不論企業會遇到產業大轉變,就連一般企業只要持續成長,都很容易遇到員工專業不足或不符而遭淘汰的情境。例如某公司原本只蓋透天厝,工程師最擅長的就是蓋個三、四樓的透天住宅,但公司業績逐年成長,只蓋透天厝已無法滿足公司成長的需要,於是決定開始興建高層大樓,這時原本只會蓋透天的工程師懂得如何蓋大樓嗎?有經驗嗎?如果你是公司老闆你會怎麼做?那如果公司因為市場競爭,開始改蓋科技廠房時,這時你又懂得如何蓋嗎?來得及成長嗎?大家試著捫心自問,如果這時你是老闆,是會放手讓員工一搏,還是會另請高明。

不要以為只有技術人員會遭此情境,許多公司一旦開始規劃上市櫃,財會單位幾乎都會立刻開始大換血;企業一但改採網路交易,業務人員就會銳減,券商的營業員在開放網路下單後就是活生生的例子;生產一但自動化,需要的就不再是作業員,而會是技術員,更可怕的是一旦工業4.0完成,工廠中到處都是機器人,就連技術員都不再需要。

難道沒有人能順利的跟著公司的腳步成長,或是隨著公司轉型,自己也順利的跟著轉型嗎?當然有,但比例很低就是了。唯有做好準備、有能力學習、願意接受改變的人才有機會生存下來,否則就只能眼睜睜的被職場淘汰。

其實企業不是不願意帶著舊員工往前衝,事實上舊員工有其優勢:值得信賴、了解公司、彼此有默契、有一定的能力,只要能再具備公司未來所需技能的基礎,願意配合公司政策、有學習能力,那麼公司其實只需尋求外界顧問的協助,也未必不能順利的成長或成功轉型。因為若是去找不同領域的新人,其實風險也不小,你又怎麼知道公司不會找錯人。(延伸閱讀:不要認為現在的員工不好,新找來的就會比較好!

創造自己被利用的價值

老闆跟會計師、證券商開完會後,終於決定要走上市這條路。輔導券商列出了一堆未來要執行的任務清單交給老闆。老闆拿起來仔細的瞧了又瞧,然後搔著頭說:「啊這是要找蝦咪郎做?」

這一大堆上市要執行的工作,公司裡根本就沒有人會做,就連寫個營運計畫書也從來沒有人寫過,但券商的建議卻很簡單,就是「趕緊找人吧!」

小張因為過去剛好曾寫過這個產業的營運計畫,就這麼被錄取了。進公司後也馬上就加入了上市櫃團隊,孜孜不倦的往上市的路前進。

花了一年多的時間,公司終於上市成功。當大家還沉浸在歡樂的慶賀聲中,上市小組解散了。這其實並不怎麼稀奇,功成身退理所當然,但為了上市所新招募的人員該怎麼辦?沒意外的,不久後人員就開始陸續離職,有些是自覺沒有發展空間而離職,但大多數是被形勢所迫,黯然離開。

小張所待的單位直接被裁撤掉,公司的態度可是再明白不過了。幸好小張對電腦很有興趣,平時自己就常研究電腦程式,也常協助公司MIS規劃,或幫同仁解決一些電腦上的問題,大家都知道小張的電腦程度很好。公司上市後,老闆覺得要面對未來更嚴苛的競爭,公司必須更進一步的電腦化,就想到小張剛好可以調去負責MIS部門。

系統建立很費工夫也很不容易,需要大量的人力、物力,但一旦系統建置完成後,事情可就完全不同了。開發的人力一下子多了出來,只需要少少的人來負責系統維護,而且所需要的技術也不高。小張是部門主管,也是系統最主要的開發者,系統完成後,就顯得無所事事了。

有不少公司當系統建置完成後,因為不願負擔閒置的人力,經常會要求MIS自行對外接案來養活自己,否則就只好資遣多餘的人力。小張感到危機四伏,想想這個單位再來應該是待不了多久的,應趕緊為下一個位子找出路才是。而正在擔憂時,老闆把小張叫過去,本以為老闆會要小張另謀生路,卻沒想到老闆竟是要小張負責協助處理公司轉投資事宜。

會這麼戲劇性的安排,是因為公司在上市後老闆的經營方向有了很大的改變,上市前苦幹實幹花了那麼多年時間才好不容易有這麼一點點成果,但沒想到的是上市成功後,才花一、兩年的時間股價就翻了幾倍,公司資金氾濫,老闆充分體會到以錢賺錢的速度要比經營企業快得太多,於是投資就變成了老闆的最愛。

而小張原本是商科背景,畢業後也曾在金融業小待過一段時間,在上市的過程中,除了負責營運計畫書的撰寫外,也因財務單位人力不足,協助部分財務上的事情,因此經常有機會與會計師及券商溝通及討論,也經常向之請益,正好可以從中學到不少東西,所以在上市的過程中小張的財務能力也得到大家的認同。正因如此,老闆才會想到可以讓小張來處理投資的事情。

只是小張最後沒有接受老闆的安排,因為在擁有這些資歷與專長後身價高漲,外界不斷的在向小張招手,如果可以有更好的待遇與更大的空間,那麼換個跑道又有何不可!

員工是公司最寶貴的資產,但千萬不要成為閒置資產

世界變得很快,科技變得更快,科技公司需要的專業技能也跟著改變得非常快速。當科技進步得愈快,市場就改變得愈大,要能在職場屹立不搖,只單靠一項技能很難走得長久。要有像變形金剛隨時變形的能力,能夠不斷學習,預見公司未來成長的需求,隨時跟上公司成長的腳步,不放過任何機會,隨時充實自己,才能順應環境發揮新的專長。

否則,即使當時的你是公司最倚重的人才,一旦公司方向轉變,昨日的人才只能成了閒置資產,唯有自己努力創造被利用的價值時,才有機會重新成為公司最寶貴的資產。

延伸閱讀:
1. 不想被當耗材,就變成無可取代的人才!最有價值員工的10個共同特質
2. 有了這3種特質,就是國際企業搶著要的「高適應人才」!

(本文出自於《凌帠的管理世界》,原文請點此。)

圖片來源:Jorge Quinteros via Flickr, CC Licensed

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一站實現管錢、省錢、提人效!COMMEET 智能費用管理,用 AI 助攻企業憑證數位化與治理升級

2025-12-22 經理人 X 擁樂commeet
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缺工、人工成本攀升、ESG 與內控要求加壓,企業的管理戰場正被迫往後勤延伸。許多中高階主管忙著追逐前端成長,卻忽略一個長期在失血的效率黑洞:財務與業務團隊每天耗在報銷、核單、整理憑證與補帳,拖慢結帳與決策節奏,也消耗企業最稀缺的資源——人才。

「依照政府規定,企業必須建立合規的報銷機制,因為這些資料最終都會回到財報,數據必須可信、可查。每個月的整理、季度或年度的審查,對企業來說都是不可迴避的任務。」COMMEET 創辦人暨執行長洪明楓指出,AI 技術已成熟、數位工具已到位,若憑證流程仍停留在紙本與人工堆疊,企業想提升營運韌性會更吃力,甚至在下一輪競爭中起步就落後。

缺工時代,人才不該被瑣事綁住

缺工已成常態,財務與業務團隊首當其衝。洪明楓表示,財務人員至少花費四成時間投入在逐張核對、Key in 與對帳;同時,在第一線打拚的業務人員還要承受代墊壓力與紙本報銷的瑣碎流程。這些低附加價值的作業,不僅降低效率,更加劇知識斷層與人才流動風險。企業必須認知到,真正付出的成本,其實是「讓專業人才困在不必要的瑣事裡」。

洪明楓進一步梳理企業常見的三大斷點:

第一是數據斷點。由於報銷高度依賴人工輸入與處理,人員異動或交接不順就容易造成資料斷裂,錯誤率上升。

第二是合規斷點。例如:除了統編、金額等基本欄位的誤植很常見;跨部門、子公司規範不一致,也會拉高管理成本;報銷項目合理性與科目錯置也帶來稅務與稽核風險。

第三是時效斷點。報銷延誤會影響結帳,導致管理報表變成落後資訊,預算控管便失去即時性。

而報銷流程的問題,終究回到經營面,牽動專案執行或財務健康。洪明楓直言,「減少事後補帳,做到提前管理才是關鍵!」

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COMMEET 模式,為企業打開治理新價值

「一筆支出從發生到入帳,牽涉預算、權限、付款方式、憑證蒐集、主管審核與帳務處理。」洪明楓建議,企業可導入全台首家智能費用管理系統 COMMEET,整合 SaaS、AI-OCR 與數位企業卡,將分散、仰賴人力的費用流程收斂成一套可稽核、可追溯、可分析的治理機制,讓人才回到營運與策略的主戰場。

「COMMEET 本質上是一套 SaaS,核心是把原本分散、仰賴人力的費用流程整合起來,讓企業用系統而不是人力來管理。」洪明楓說明,這至少帶來三方面的效益:管錢、省錢、省人力。

第一是管錢。COMMEET 將預算控管前移,讓管理層能在支出發生時就看見變化。他以一家日商連鎖眼鏡品牌為例,快速展店帶來跨店費用分攤與新人訓練壓力;在導入COMMEET後,門市人員報帳更直覺、補件減少;總部能即時掌握各據點預算執行,不必等到月底才發現超支,擴店管理更穩定。

第二是省錢。過去,企業長期仰賴員工代墊費用,尤其是海外 SaaS 與 AI 工具的訂閱支出,流程繁瑣、資安與帳號歸屬風險也跟著上升。「員工代墊,本質上就是一張張尚未報帳的應付帳款。」洪明楓指出,透過 COMMEET 數位企業卡,企業能在支出前設定預算、即時控管費用,支出結構回到「企業對銀行」的信用關係,規則更一致、員工體驗也改善。「目前 AI 軟體支付已占企業卡使用量的 25~30%,差旅其次。」他補充,企業支出型態也隨著時代變遷有所不同。

第三是省人力。COMMEET 以系統整合取代重複核對,讓每一筆支出的處理時間縮短約 80%。業務、行銷、店長不必再被補件與逐筆比對牽制;財務也能從庶務抽身,投入規範設計、風險控管與決策支援。

「根據COMMEET的應用數據,約有 3~5% 的費用會因違反報銷規則而被 AI 即時擋下;而這些省下來的金額會直接反映在淨利上。」當控管從月底回頭追認,轉為流程前段即時攔截,企業無疑將獲得更穩的財務體質,以及更高的管理透明度。

憑證數位化,是企業必經的轉型之路

儘管工具齊備,但憑證數位化往往不是企業數位轉型的優先選項,原因很直接:短期看不到業績貢獻、又牽涉財務流程習慣。對此,洪明楓分享,COMMEET 客戶中近 15% 為日商,因為日本《電子帳簿保存法》修法,要求企業同步保存憑證數位檔,以提升查核效率,因此積極落實憑證數位化。

回頭看向台灣,事實上,近年法規也逐步鬆綁,國稅局已允許企業在符合條件下,以電子方式保存多數原始憑證。而下一步的關鍵門檻,在於不繳回紙本後的重複報銷風險。對此,AI OCR 的辨識能力將成為自動化的核心;在前端即完成結構化與比對,流程才能真正輕量化。

目前 COMMEET 已處理超過 160 億元費用與憑證資料,系統已在企業情境中驗證規模。洪明楓預期,AI 的角色將從憑證辨識延伸到簽核、審計與費用監控。「當資料量累積到一定程度,系統可自動判定科目、辨識低風險支出,審計流程也有機會從人工全檢轉為 AI 全檢、人力抽檢,報銷與簽核朝部分自動化邁進。」

邁向 2026 年,企業是時候為憑證數位化打基礎,先梳理、再重構行政流程,讓報銷也能升級為決策級資料來源,為財務監控、風險管理與長期成長掌握更多主動權。

[本文由經理人整合行銷部與擁樂commeet共同製作]

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