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學校沒教你!想在職場上平步青雲,一定要具備的3種能力

2017-07-21 編譯‧整理 鍾苡紅
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畢業季剛過,社會新鮮人好不容易找到想要的工作、進入職場,接下來的考驗是:如何擺脫菜鳥氣息,快速適應職場環境,成為該領域中的專業人士?

害怕、困惑,甚至興奮都是必然的歷程,儘管大學教會你如何寫出一篇卓越的論文、分析並解答各種艱澀問題,但與此同時,仍有許多基本生活的經驗原則和職場必備的技能,是許多大學課程沒有教會你的。其中,最重要的是這三種能力,你應該盡速學會:

1.統計分析的能力

這與數學好不好沒有太大關係,而是你必須具備明晰的思辨能力,包含認清問題、定義問題,並擁有批判性思考的習慣;在面對各種資料時,能理解資料中數據之間的關係,以及潛藏在數字之下的統計原理,進而找出答案。

該怎麼培養分析能力?適量的閱讀吧,累積更多知識後,能幫助你更深入探究複雜的主題,避免被自己的直覺本能誤導。

2.發掘靈感的能力

《WIRED》雜誌文章點出,你絕對不會在大學課程裡學到「該從何獲取靈感?」但創造力卻是在職場勝出的關鍵。

世界上本來就沒有「原創」這回事。對於多數工作者(無論是文字還是圖像設計)來說,創作行為並非從零到有,而是從已經存在的文化與作品當中建構而成。

蘋果創辦人史蒂夫‧賈伯斯就深暗此道,每每談及創新,他總愛引用畢卡索的格言:「好的藝術家只會複製,偉大的藝術家則竊取靈感。」那些成功的人,一直以來都不恥於從過去那些偉大的創作中,尋找並剽竊神來一筆的好點子;相反地,觸類旁通、舉一反三,將前人智慧與靈感化為己用,融入到自己的作品中,更能真正成就大業。

3.組織人際網絡的能力

相較於國高中,大學是認識新朋友的絕佳環境,多虧課堂上的分組作業、期中考試和團體活動,讓我們有機會認識更多不一樣的朋友。

但離開校園、回歸現實,你和原來的朋友不再繞著學校打轉,而工作中大部分的同事可能和你的年齡有所差距,所以在進入職場初期,你可能會有點孤單。如何把握時機再次認識志同道合的人,並維持友誼?你需要重新學習社交技巧。

資深商務人士推薦採用一種「語言合氣道」(AIKIDO)的方法,合氣道是一種日本武術,講求以借力使力的方式保護自己;運用在溝通上,你可以訓練自己順著別人的話,讓對方在感到自在的情況下,試圖影響或說服。亦或是,試圖選取幾個你至少能談論10分鐘的主題,當你必須要和某個陌生人聊天時,拋出對方可能感興趣的內容做為開端,幫助你更快打進對方心防。

資料來源 / Inc.

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一站實現管錢、省錢、提人效!COMMEET 智能費用管理,用 AI 助攻企業憑證數位化與治理升級

2025-12-22 經理人 X 擁樂commeet
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缺工、人工成本攀升、ESG 與內控要求加壓,企業的管理戰場正被迫往後勤延伸。許多中高階主管忙著追逐前端成長,卻忽略一個長期在失血的效率黑洞:財務與業務團隊每天耗在報銷、核單、整理憑證與補帳,拖慢結帳與決策節奏,也消耗企業最稀缺的資源——人才。

「依照政府規定,企業必須建立合規的報銷機制,因為這些資料最終都會回到財報,數據必須可信、可查。每個月的整理、季度或年度的審查,對企業來說都是不可迴避的任務。」COMMEET 創辦人暨執行長洪明楓指出,AI 技術已成熟、數位工具已到位,若憑證流程仍停留在紙本與人工堆疊,企業想提升營運韌性會更吃力,甚至在下一輪競爭中起步就落後。

缺工時代,人才不該被瑣事綁住

缺工已成常態,財務與業務團隊首當其衝。洪明楓表示,財務人員至少花費四成時間投入在逐張核對、Key in 與對帳;同時,在第一線打拚的業務人員還要承受代墊壓力與紙本報銷的瑣碎流程。這些低附加價值的作業,不僅降低效率,更加劇知識斷層與人才流動風險。企業必須認知到,真正付出的成本,其實是「讓專業人才困在不必要的瑣事裡」。

洪明楓進一步梳理企業常見的三大斷點:

第一是數據斷點。由於報銷高度依賴人工輸入與處理,人員異動或交接不順就容易造成資料斷裂,錯誤率上升。

第二是合規斷點。例如:除了統編、金額等基本欄位的誤植很常見;跨部門、子公司規範不一致,也會拉高管理成本;報銷項目合理性與科目錯置也帶來稅務與稽核風險。

第三是時效斷點。報銷延誤會影響結帳,導致管理報表變成落後資訊,預算控管便失去即時性。

而報銷流程的問題,終究回到經營面,牽動專案執行或財務健康。洪明楓直言,「減少事後補帳,做到提前管理才是關鍵!」

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COMMEET 模式,為企業打開治理新價值

「一筆支出從發生到入帳,牽涉預算、權限、付款方式、憑證蒐集、主管審核與帳務處理。」洪明楓建議,企業可導入全台首家智能費用管理系統 COMMEET,整合 SaaS、AI-OCR 與數位企業卡,將分散、仰賴人力的費用流程收斂成一套可稽核、可追溯、可分析的治理機制,讓人才回到營運與策略的主戰場。

「COMMEET 本質上是一套 SaaS,核心是把原本分散、仰賴人力的費用流程整合起來,讓企業用系統而不是人力來管理。」洪明楓說明,這至少帶來三方面的效益:管錢、省錢、省人力。

第一是管錢。COMMEET 將預算控管前移,讓管理層能在支出發生時就看見變化。他以一家日商連鎖眼鏡品牌為例,快速展店帶來跨店費用分攤與新人訓練壓力;在導入COMMEET後,門市人員報帳更直覺、補件減少;總部能即時掌握各據點預算執行,不必等到月底才發現超支,擴店管理更穩定。

第二是省錢。過去,企業長期仰賴員工代墊費用,尤其是海外 SaaS 與 AI 工具的訂閱支出,流程繁瑣、資安與帳號歸屬風險也跟著上升。「員工代墊,本質上就是一張張尚未報帳的應付帳款。」洪明楓指出,透過 COMMEET 數位企業卡,企業能在支出前設定預算、即時控管費用,支出結構回到「企業對銀行」的信用關係,規則更一致、員工體驗也改善。「目前 AI 軟體支付已占企業卡使用量的 25~30%,差旅其次。」他補充,企業支出型態也隨著時代變遷有所不同。

第三是省人力。COMMEET 以系統整合取代重複核對,讓每一筆支出的處理時間縮短約 80%。業務、行銷、店長不必再被補件與逐筆比對牽制;財務也能從庶務抽身,投入規範設計、風險控管與決策支援。

「根據COMMEET的應用數據,約有 3~5% 的費用會因違反報銷規則而被 AI 即時擋下;而這些省下來的金額會直接反映在淨利上。」當控管從月底回頭追認,轉為流程前段即時攔截,企業無疑將獲得更穩的財務體質,以及更高的管理透明度。

憑證數位化,是企業必經的轉型之路

儘管工具齊備,但憑證數位化往往不是企業數位轉型的優先選項,原因很直接:短期看不到業績貢獻、又牽涉財務流程習慣。對此,洪明楓分享,COMMEET 客戶中近 15% 為日商,因為日本《電子帳簿保存法》修法,要求企業同步保存憑證數位檔,以提升查核效率,因此積極落實憑證數位化。

回頭看向台灣,事實上,近年法規也逐步鬆綁,國稅局已允許企業在符合條件下,以電子方式保存多數原始憑證。而下一步的關鍵門檻,在於不繳回紙本後的重複報銷風險。對此,AI OCR 的辨識能力將成為自動化的核心;在前端即完成結構化與比對,流程才能真正輕量化。

目前 COMMEET 已處理超過 160 億元費用與憑證資料,系統已在企業情境中驗證規模。洪明楓預期,AI 的角色將從憑證辨識延伸到簽核、審計與費用監控。「當資料量累積到一定程度,系統可自動判定科目、辨識低風險支出,審計流程也有機會從人工全檢轉為 AI 全檢、人力抽檢,報銷與簽核朝部分自動化邁進。」

邁向 2026 年,企業是時候為憑證數位化打基礎,先梳理、再重構行政流程,讓報銷也能升級為決策級資料來源,為財務監控、風險管理與長期成長掌握更多主動權。

[本文由經理人整合行銷部與擁樂commeet共同製作]

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