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Google 日曆更新!5 大新功能,讓時間管理更輕鬆、簡單

2017-10-18 數位時代 高敬原
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在維持多年不變的介面設計後,Google 日曆網頁版在今天推出改版設計,除了搭配現代、簡潔的版面視覺,還增加了許多針對 G Suite 企業用戶的貼心功能,讓日理萬機的用戶管理時間更輕鬆。

1. 可選擇日曆密度與顏色

新改版的 Google 網頁版日曆,擷取了許多行動版的優點與特色,進入新版頁面後,用戶可以自行選擇日曆的密度與顏色。

Google 日曆
數位時代截圖

2. 時間表增加「四天」選項

版型也變得更加聰明,畫面會依據當下瀏覽的視窗大小調整比例,在時間區間的切換選項,還多了先前只在手機板上才有的「時間表」功能,另外增加了「四天」的時間區間,整體畫面視覺上更簡潔。

Google 日曆
除了周、月,時間表上多了四天的選項。

3. 會議通知細節化

過去使用 Google 日曆發會議通知,每次都必須重新輸入會議室的名稱,如果是在配有多間會議室的大型公司,管理上就需要耗費心力,這次的改版中可以將會議室的資料存入,一次列出更多細節,包括會議室名稱、空間大小、位置、設備、輪椅可不可以進入等資訊,除了方便管理,也能作為公司內部會議室預借管理系統。

改版後的Google日曆,可以將會議室的資料存入,一次可以列出更多細節,像是會議室名稱。

4. 邀請多了附文件資料功能

改版後的日曆邀請可以附加上電子表格、文件、簡報等所有需要的資料連結,與會者只要點開會議邀請就能一次拿到所有資料文件,同時還新增回復刪除會議邀請的選項,挽救誤刪重要會議邀請的情況發生。

Google 日曆
日曆邀請可附加電子表格、文件、簡報等。

5. 不同日曆呈現效果更簡潔

企業用戶通常擁有多個不同日曆,在改版更新中,可以更直觀的在左邊側欄管理不同日曆,以「天」為單位查看時,不同的日曆會以分割畫面呈現,不會像過去全部疊在同一個日曆中,更方便用戶查看,對於團隊安排行程也很有幫助。

不同日曆會以分割畫面呈現,還能以「天」來查看當日行事曆。

要使用新改版的 Google 日曆,一般用戶在開起網頁版日曆後,點選右上角的「使用新版日曆」就能轉換,企業用戶則須等到 G Suite 管理者啟用,才能在公司日曆介面上看到更新版本。

Google 日曆
一般民眾想使用新版日曆,點選「使用新版日曆」就可以用了。
數位時代截圖

(本文出自「數位時代」)

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一站實現管錢、省錢、提人效!COMMEET 智能費用管理,用 AI 助攻企業憑證數位化與治理升級

2025-12-22 經理人 X 擁樂commeet
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缺工、人工成本攀升、ESG 與內控要求加壓,企業的管理戰場正被迫往後勤延伸。許多中高階主管忙著追逐前端成長,卻忽略一個長期在失血的效率黑洞:財務與業務團隊每天耗在報銷、核單、整理憑證與補帳,拖慢結帳與決策節奏,也消耗企業最稀缺的資源——人才。

「依照政府規定,企業必須建立合規的報銷機制,因為這些資料最終都會回到財報,數據必須可信、可查。每個月的整理、季度或年度的審查,對企業來說都是不可迴避的任務。」COMMEET 創辦人暨執行長洪明楓指出,AI 技術已成熟、數位工具已到位,若憑證流程仍停留在紙本與人工堆疊,企業想提升營運韌性會更吃力,甚至在下一輪競爭中起步就落後。

缺工時代,人才不該被瑣事綁住

缺工已成常態,財務與業務團隊首當其衝。洪明楓表示,財務人員至少花費四成時間投入在逐張核對、Key in 與對帳;同時,在第一線打拚的業務人員還要承受代墊壓力與紙本報銷的瑣碎流程。這些低附加價值的作業,不僅降低效率,更加劇知識斷層與人才流動風險。企業必須認知到,真正付出的成本,其實是「讓專業人才困在不必要的瑣事裡」。

洪明楓進一步梳理企業常見的三大斷點:

第一是數據斷點。由於報銷高度依賴人工輸入與處理,人員異動或交接不順就容易造成資料斷裂,錯誤率上升。

第二是合規斷點。例如:除了統編、金額等基本欄位的誤植很常見;跨部門、子公司規範不一致,也會拉高管理成本;報銷項目合理性與科目錯置也帶來稅務與稽核風險。

第三是時效斷點。報銷延誤會影響結帳,導致管理報表變成落後資訊,預算控管便失去即時性。

而報銷流程的問題,終究回到經營面,牽動專案執行或財務健康。洪明楓直言,「減少事後補帳,做到提前管理才是關鍵!」

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COMMEET 模式,為企業打開治理新價值

「一筆支出從發生到入帳,牽涉預算、權限、付款方式、憑證蒐集、主管審核與帳務處理。」洪明楓建議,企業可導入全台首家智能費用管理系統 COMMEET,整合 SaaS、AI-OCR 與數位企業卡,將分散、仰賴人力的費用流程收斂成一套可稽核、可追溯、可分析的治理機制,讓人才回到營運與策略的主戰場。

「COMMEET 本質上是一套 SaaS,核心是把原本分散、仰賴人力的費用流程整合起來,讓企業用系統而不是人力來管理。」洪明楓說明,這至少帶來三方面的效益:管錢、省錢、省人力。

第一是管錢。COMMEET 將預算控管前移,讓管理層能在支出發生時就看見變化。他以一家日商連鎖眼鏡品牌為例,快速展店帶來跨店費用分攤與新人訓練壓力;在導入COMMEET後,門市人員報帳更直覺、補件減少;總部能即時掌握各據點預算執行,不必等到月底才發現超支,擴店管理更穩定。

第二是省錢。過去,企業長期仰賴員工代墊費用,尤其是海外 SaaS 與 AI 工具的訂閱支出,流程繁瑣、資安與帳號歸屬風險也跟著上升。「員工代墊,本質上就是一張張尚未報帳的應付帳款。」洪明楓指出,透過 COMMEET 數位企業卡,企業能在支出前設定預算、即時控管費用,支出結構回到「企業對銀行」的信用關係,規則更一致、員工體驗也改善。「目前 AI 軟體支付已占企業卡使用量的 25~30%,差旅其次。」他補充,企業支出型態也隨著時代變遷有所不同。

第三是省人力。COMMEET 以系統整合取代重複核對,讓每一筆支出的處理時間縮短約 80%。業務、行銷、店長不必再被補件與逐筆比對牽制;財務也能從庶務抽身,投入規範設計、風險控管與決策支援。

「根據COMMEET的應用數據,約有 3~5% 的費用會因違反報銷規則而被 AI 即時擋下;而這些省下來的金額會直接反映在淨利上。」當控管從月底回頭追認,轉為流程前段即時攔截,企業無疑將獲得更穩的財務體質,以及更高的管理透明度。

憑證數位化,是企業必經的轉型之路

儘管工具齊備,但憑證數位化往往不是企業數位轉型的優先選項,原因很直接:短期看不到業績貢獻、又牽涉財務流程習慣。對此,洪明楓分享,COMMEET 客戶中近 15% 為日商,因為日本《電子帳簿保存法》修法,要求企業同步保存憑證數位檔,以提升查核效率,因此積極落實憑證數位化。

回頭看向台灣,事實上,近年法規也逐步鬆綁,國稅局已允許企業在符合條件下,以電子方式保存多數原始憑證。而下一步的關鍵門檻,在於不繳回紙本後的重複報銷風險。對此,AI OCR 的辨識能力將成為自動化的核心;在前端即完成結構化與比對,流程才能真正輕量化。

目前 COMMEET 已處理超過 160 億元費用與憑證資料,系統已在企業情境中驗證規模。洪明楓預期,AI 的角色將從憑證辨識延伸到簽核、審計與費用監控。「當資料量累積到一定程度,系統可自動判定科目、辨識低風險支出,審計流程也有機會從人工全檢轉為 AI 全檢、人力抽檢,報銷與簽核朝部分自動化邁進。」

邁向 2026 年,企業是時候為憑證數位化打基礎,先梳理、再重構行政流程,讓報銷也能升級為決策級資料來源,為財務監控、風險管理與長期成長掌握更多主動權。

[本文由經理人整合行銷部與擁樂commeet共同製作]

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