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一本書,你只需要讀16%!

2008-01-17 整理‧撰文 謝明彧
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沒時間,是許多經理人面對書本時最大的障礙。

「讀書」的好處人盡皆知,對經理人來說,閱讀商業書更是升級職場實力的最快方法。不過,「知道該讀」與「真的去讀」,卻往往是兩回事。許多經理人常表示:「我當然知道讀書很好,但我連工作都沒時間了,哪來多餘的時間!」

曾以「槓桿思考術」在日本造成話題的槓桿效率顧問公司董事長本田直之,在著作《槓桿閱讀術》中指出,人們之所以會認為「讀書很花時間」,是因為從小就被教導要「把書好好讀完」。然而,只要意識到「我是想解決什麼問題而來讀書」,就可以捨棄不重要、不需要的部分,只吸收必要的資訊,讓每天閱讀變成可能。

效率讀書

不怕遺漏、限制時間、先抓重點

這種「略讀」的概念,和一般人「沒有全部讀完,就不能說讀了一本書」的觀念大相違背。但是,商業書不同於課本和小說,閱讀重點並非在「從頭到尾讀完」,而是「學到該知道的知識」,能了解作者想表達的主張,比看完每個字更重要,即使是跳著讀,只要抓對重點,也絕對能充分掌握一本書的含意。所以,讀取20%的部分,就能理解80%的內容,是絕對合理的一件事。

本田表示,「略讀法」或許會讓許多人難以適應,但是只要透過3個祕訣,就能輕鬆做到:

1.不要怕遺漏

「假如因此漏掉重要的部分,怎麼辦?」這是大多數人對於略讀法最擔心的一點,但本田強調,即使遺漏不無可能,也要抱著「這也是沒辦法的事啊!」的豁達態度。為了怕漏失一個重點而耗費更多時間,相對於把這段時間用在發掘別本書中的精髓,其實是大大划不來的。

他表示,拿到一本新書時,找尋其中八成的重點,是比較快、收穫也比較多的一種方式。儘管抓重點式的閱讀法,可能多少會有漏網之魚,但由於迅速讀懂許多書,掌握到更多資訊或知識,所得到的回報,必定大於只讀完一本書。

不必擔心「沒讀到」這件問題,「讀書的目的是為了充實自己,以便達成各種目的與目標,只要能獲得足夠的資訊即可,」本田如此強調:「捨棄完美主義,是效率閱讀的第一步。」

2.限制時間內讀完

一般人在讀書時,並不會限制自己該在多久之內讀完它。但是,「沒有時間限制,就會連多餘、沒用的部分也去讀,」本田警告。因此,限制自己的讀書時間,是提升閱讀效率的第二步。

本田認為,一本商業書,在1~2小時內讀完是最恰當的,而「強化已具備知識」「作者經驗談」「潛能開發」這類書籍,更是1小時就綽綽有餘。至於「全新範疇」「外文書」等,可能就必須安排約兩小時的讀書時間。

3.透過瀏覽,先抓重點

想強迫自己在時限內讀完,鍛鍊抓重點的能力,是非常重要的。本田建議,在閱讀書籍內文之前,先快速瀏覽,是不可省的工作。

首先要看的是「作者簡介」,因為知道了作者是誰,在某種程度上就可以想像出內容的品質好壞。假設作者是企業人士,就可以吸收到與實務相關的經驗與智慧;若是學者,則內容可能較偏向學術研究。

接著閱讀「書腰」和「封底」文案,再看「前言」「目錄」「後記」,只要如此,就能看出整本書的輪廓。本田表示,「先在腦海中備齊這些內容,再確認自己的閱讀目的,則開始閱讀時,重點自然就會跳進眼簾。」

效率選書

集中研究類別、選擇高實用性

學會了如何有效地讀書之後,面對書店中琳瑯滿目的商業書籍,又該選哪本來看?本田表示,他自己每年閱讀約400本書,其中會想推薦給別人的,只有約80本,完全符合80/20法則。他認為,只要從出書總量中,挑出20%來讀,就綽綽有餘了。

其實,商業的道理通常萬法歸宗,差別在於運用的技巧不同,就算目前台灣每月平均有約50本商管類新書上市,經理人也不必每本都讀,只要選讀其中10本,就可大致掌握當前的商業趨勢。本田直之提出了兩個聚焦祕訣,教你如何挑出這10本書:

1.確定目標

選書的第一要務,就是確定自己「當前的閱讀目的」。就像去自助旅行,大家通常都會先買本當地的旅遊書,了解有哪些不可錯過的景點。讀商業書也是一樣,先釐清「當前面對的課題為何」,再從目標倒推:「要達成這個目標,我該做什麼?」

如此,自然就能清楚意識到自己現在需要哪一種書。如果想創業,則相關產業的分析研究和會計、經營的相關法規,就是非常清楚的閱讀課題,而不會選讀到其他無關緊要的書籍。

當讀書目標明確時,本田建議採用「類別集中法」來選書,也就是對某種主題感興趣時,就只取這類別的書,然後大量閱讀。這種方法雖然可能會重複讀到相同的資訊,但本田強調,正因為讀了許多本,才會知道重點所在。

也就是說,當不管哪本書都寫到相同內容時,那多半就是該領域不可不知的重要知識。鎖定主題、大量閱讀,就能避免受限於一本書的內容,而能分辨哪些是作者個人的論點,哪些是普遍的原理原則。

2.適合自己

不管是鎖定目標來選書,或是追隨趨勢來選書,一般人總會認為權威大師的專業著作,就非看不可。但本田認為,對時間有限的經理人來說,不必勉強自己去看艱澀的書,只要從同類主題中挑選最容易閱讀、理解的書即可。

本田指出,難懂的書對經理人的實用價值較低,無法立即派上用場。因此,他建議在選書時,應首選「經驗類型」的書,而非「專業類型」的書,像學者或研究員所寫的書,理論重於實務,但以作者自身經驗寫出來的書,反而可提供實務上的參考。畢竟,從別人經驗上學得成功之道,不多走冤枉路,才是讀商業書的真正目的。

透過80/20法則,釐清目標來選書,只讀需要的資訊,要掌握一本書的要旨,其實比你想像中更簡單,也更省時省力。

《槓桿閱讀術》 Profile
作者本田直之為槓桿效益顧問股份有限公司董事長,他以一年讀完超過400本商業書的經驗,提出「抓重點略讀」式讀書法,透過以量取勝的閱讀法,經理人就能迅速增加自己的商業智慧,有效運用在日常工作中。
ISBN:9789866858192
出版社:漫遊者文化
出版日期:2007年8月
本田直之表示,扣掉鋪陳、背景說明、舉證、研究資料等等,一本商業書真正的重點,往往只占內容的20%,而經理人在閱讀時,又只需確實理解其中80%就可以了。經過換算,徹底搞懂一本書的16%,就等於完全吸收書中菁華。以平均一本厚約200頁的商業書來說,真正要讀的只有32頁!而讀完32頁,會需要花多少時間?因此,怎麼會說沒時間讀書呢?

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一站實現管錢、省錢、提人效!COMMEET 智能費用管理,用 AI 助攻企業憑證數位化與治理升級

2025-12-22 經理人 X 擁樂commeet
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缺工、人工成本攀升、ESG 與內控要求加壓,企業的管理戰場正被迫往後勤延伸。許多中高階主管忙著追逐前端成長,卻忽略一個長期在失血的效率黑洞:財務與業務團隊每天耗在報銷、核單、整理憑證與補帳,拖慢結帳與決策節奏,也消耗企業最稀缺的資源——人才。

「依照政府規定,企業必須建立合規的報銷機制,因為這些資料最終都會回到財報,數據必須可信、可查。每個月的整理、季度或年度的審查,對企業來說都是不可迴避的任務。」COMMEET 創辦人暨執行長洪明楓指出,AI 技術已成熟、數位工具已到位,若憑證流程仍停留在紙本與人工堆疊,企業想提升營運韌性會更吃力,甚至在下一輪競爭中起步就落後。

缺工時代,人才不該被瑣事綁住

缺工已成常態,財務與業務團隊首當其衝。洪明楓表示,財務人員至少花費四成時間投入在逐張核對、Key in 與對帳;同時,在第一線打拚的業務人員還要承受代墊壓力與紙本報銷的瑣碎流程。這些低附加價值的作業,不僅降低效率,更加劇知識斷層與人才流動風險。企業必須認知到,真正付出的成本,其實是「讓專業人才困在不必要的瑣事裡」。

洪明楓進一步梳理企業常見的三大斷點:

第一是數據斷點。由於報銷高度依賴人工輸入與處理,人員異動或交接不順就容易造成資料斷裂,錯誤率上升。

第二是合規斷點。例如:除了統編、金額等基本欄位的誤植很常見;跨部門、子公司規範不一致,也會拉高管理成本;報銷項目合理性與科目錯置也帶來稅務與稽核風險。

第三是時效斷點。報銷延誤會影響結帳,導致管理報表變成落後資訊,預算控管便失去即時性。

而報銷流程的問題,終究回到經營面,牽動專案執行或財務健康。洪明楓直言,「減少事後補帳,做到提前管理才是關鍵!」

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COMMEET 模式,為企業打開治理新價值

「一筆支出從發生到入帳,牽涉預算、權限、付款方式、憑證蒐集、主管審核與帳務處理。」洪明楓建議,企業可導入全台首家智能費用管理系統 COMMEET,整合 SaaS、AI-OCR 與數位企業卡,將分散、仰賴人力的費用流程收斂成一套可稽核、可追溯、可分析的治理機制,讓人才回到營運與策略的主戰場。

「COMMEET 本質上是一套 SaaS,核心是把原本分散、仰賴人力的費用流程整合起來,讓企業用系統而不是人力來管理。」洪明楓說明,這至少帶來三方面的效益:管錢、省錢、省人力。

第一是管錢。COMMEET 將預算控管前移,讓管理層能在支出發生時就看見變化。他以一家日商連鎖眼鏡品牌為例,快速展店帶來跨店費用分攤與新人訓練壓力;在導入COMMEET後,門市人員報帳更直覺、補件減少;總部能即時掌握各據點預算執行,不必等到月底才發現超支,擴店管理更穩定。

第二是省錢。過去,企業長期仰賴員工代墊費用,尤其是海外 SaaS 與 AI 工具的訂閱支出,流程繁瑣、資安與帳號歸屬風險也跟著上升。「員工代墊,本質上就是一張張尚未報帳的應付帳款。」洪明楓指出,透過 COMMEET 數位企業卡,企業能在支出前設定預算、即時控管費用,支出結構回到「企業對銀行」的信用關係,規則更一致、員工體驗也改善。「目前 AI 軟體支付已占企業卡使用量的 25~30%,差旅其次。」他補充,企業支出型態也隨著時代變遷有所不同。

第三是省人力。COMMEET 以系統整合取代重複核對,讓每一筆支出的處理時間縮短約 80%。業務、行銷、店長不必再被補件與逐筆比對牽制;財務也能從庶務抽身,投入規範設計、風險控管與決策支援。

「根據COMMEET的應用數據,約有 3~5% 的費用會因違反報銷規則而被 AI 即時擋下;而這些省下來的金額會直接反映在淨利上。」當控管從月底回頭追認,轉為流程前段即時攔截,企業無疑將獲得更穩的財務體質,以及更高的管理透明度。

憑證數位化,是企業必經的轉型之路

儘管工具齊備,但憑證數位化往往不是企業數位轉型的優先選項,原因很直接:短期看不到業績貢獻、又牽涉財務流程習慣。對此,洪明楓分享,COMMEET 客戶中近 15% 為日商,因為日本《電子帳簿保存法》修法,要求企業同步保存憑證數位檔,以提升查核效率,因此積極落實憑證數位化。

回頭看向台灣,事實上,近年法規也逐步鬆綁,國稅局已允許企業在符合條件下,以電子方式保存多數原始憑證。而下一步的關鍵門檻,在於不繳回紙本後的重複報銷風險。對此,AI OCR 的辨識能力將成為自動化的核心;在前端即完成結構化與比對,流程才能真正輕量化。

目前 COMMEET 已處理超過 160 億元費用與憑證資料,系統已在企業情境中驗證規模。洪明楓預期,AI 的角色將從憑證辨識延伸到簽核、審計與費用監控。「當資料量累積到一定程度,系統可自動判定科目、辨識低風險支出,審計流程也有機會從人工全檢轉為 AI 全檢、人力抽檢,報銷與簽核朝部分自動化邁進。」

邁向 2026 年,企業是時候為憑證數位化打基礎,先梳理、再重構行政流程,讓報銷也能升級為決策級資料來源,為財務監控、風險管理與長期成長掌握更多主動權。

[本文由經理人整合行銷部與擁樂commeet共同製作]

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