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為什麼你該每「3 個月」就整理書架?讓我一年讀 700 本書的好習慣

2017-12-04 日本Ambience株式會社社長 印南敦史
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工作上有非讀不可的書、學生面臨大量考試、職場進修學習…… 如果還採用「逐字閱讀」的慢讀法,根本來不及消化吸收!讀書無關乎能力,即便是慢讀者,也能透過學會快速閱讀及記憶的訣竅,成為工作、學習上的利器。

《快速抓重點,過目不忘的閱讀術》作者曾經是「五分鐘讀一頁」的超龜速慢讀者,但後來他發現了快速大量閱讀的方法,以一年高達 700 本以上的驚人閱讀量在日本享負盛名。他在書中分享了自己的閱讀習慣,其中很重要的一點,便是養成「整理書架」的習慣,了解自己真正喜歡、需要的書,閱讀才會有效率。

為什麼你應該「每 3 個月」整理一次書架?

書架向來都是反映自我的明鏡!這項作業的重點在於反覆持續進行。就算曾下定決心動手整理,故態復萌的可能性仍相當之高,因此必須讓清理書籍的作業習慣化。最理想的頻度就是每三個月整理一次書架,理由為後述三點。

理由 ① 最近 3 個月閱讀的書籍中,也有不再需要的書
針對最近閱讀的書籍總覺得「雖然沒打算再看一遍,但畢竟才剛剛看完,不如暫時留在手邊吧」,這樣的心情我十分理解。不過,如果現在感覺不需要,便沒理由暫時留在手邊。為了建立良好的「書架流動性」,針對不再需要的書,各位不妨養成立刻清理掉的習慣。

理由 ② 3個月前出版的新書,已不再是新書
若說這個理由是個意想不到的陷阱,也毫不為過。才剛出版還熱騰騰的新書,只因為是新的,就具有令人想留在手邊的魔力,沒錯吧?然而,若就現今社會的速度感來說,無論多新的書,只要過了三個月,就不能算是新書了。

其實,即使為外觀又新又炫的書,有時一旦過了三個月就顯得「大不如前」。就算三個月前相當捨不得丟,只要現在覺得「不需要」,便該趁此機會毫不遲疑地把書清理掉。

理由 ③ 以前留下來的書,現在未必依然應該保留
書籍這類物品,或許可謂「在書店購買之時」最有魅力。每本書總是拚命表現自己,傳達「請買我!」的訊息。之所以從眾多書籍中特別取出那一本,正是因為那本書在自己眼裡顯得特別耀眼。最後只要與那本書形成戀愛關係,就會將書買下。

書架整理法.jpg
《快速抓重點,過目不忘的閱讀術》

不過,接下來才是問題所在。就如同一開始濃烈無比的愛情未必天長地久一般,我們和書的關係也有走到盡頭的一天。邂逅當時的悸動,三個月後未必依然存在。此外,即使有些書買回家並實際閱讀後,內心覺得「好棒的書,把它留在手邊吧」,都極有可能隨著讀者價值觀的變化,而被貶為「不需要的書」。

大家不妨定期確認對於每本書的愛情濃淡程度,檢查有無「因惰性而沒分手的書籍」吧。就算是每次都順利通過檢查的「書架常客」,只要「超過一年未曾翻閱」,便無留在手邊的價值。

若能落實這種整理法,只留下對於「目前的自己」來說屬於必要的書籍,便能打造出反映個人喜好的完美書架。

從「絕不可丟的書」認清真正的自己

只要有「清理掉也無所謂的書」,肯定就有「絕不能清理掉的書」。

話說回來,對於閱讀者而言,本應著重的部分,並非該捨棄哪一本書,而是該留下哪一本書在手邊。而且,試著思考「想留下哪一本書呢?」正是重新認知自身價值觀、興趣、嗜好的大好契機。根據留下來的書,將可認清「自我」。

那麼,所謂「絕不可丟的書」與「應保留下來的書」,究竟是什麼樣的書呢?結果是因人而異,重要的是自己心裡必須有所「基準」,然後據此進行判斷。只要養成定期評價自身閱讀體會的習慣,便能靠自己找到希望留在手邊的書。

(本文整理自《快速抓重點,過目不忘的閱讀術》,商周出版)

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快速抓重點,過目不忘的閱讀術

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一站實現管錢、省錢、提人效!COMMEET 智能費用管理,用 AI 助攻企業憑證數位化與治理升級

2025-12-22 經理人 X 擁樂commeet
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缺工、人工成本攀升、ESG 與內控要求加壓,企業的管理戰場正被迫往後勤延伸。許多中高階主管忙著追逐前端成長,卻忽略一個長期在失血的效率黑洞:財務與業務團隊每天耗在報銷、核單、整理憑證與補帳,拖慢結帳與決策節奏,也消耗企業最稀缺的資源——人才。

「依照政府規定,企業必須建立合規的報銷機制,因為這些資料最終都會回到財報,數據必須可信、可查。每個月的整理、季度或年度的審查,對企業來說都是不可迴避的任務。」COMMEET 創辦人暨執行長洪明楓指出,AI 技術已成熟、數位工具已到位,若憑證流程仍停留在紙本與人工堆疊,企業想提升營運韌性會更吃力,甚至在下一輪競爭中起步就落後。

缺工時代,人才不該被瑣事綁住

缺工已成常態,財務與業務團隊首當其衝。洪明楓表示,財務人員至少花費四成時間投入在逐張核對、Key in 與對帳;同時,在第一線打拚的業務人員還要承受代墊壓力與紙本報銷的瑣碎流程。這些低附加價值的作業,不僅降低效率,更加劇知識斷層與人才流動風險。企業必須認知到,真正付出的成本,其實是「讓專業人才困在不必要的瑣事裡」。

洪明楓進一步梳理企業常見的三大斷點:

第一是數據斷點。由於報銷高度依賴人工輸入與處理,人員異動或交接不順就容易造成資料斷裂,錯誤率上升。

第二是合規斷點。例如:除了統編、金額等基本欄位的誤植很常見;跨部門、子公司規範不一致,也會拉高管理成本;報銷項目合理性與科目錯置也帶來稅務與稽核風險。

第三是時效斷點。報銷延誤會影響結帳,導致管理報表變成落後資訊,預算控管便失去即時性。

而報銷流程的問題,終究回到經營面,牽動專案執行或財務健康。洪明楓直言,「減少事後補帳,做到提前管理才是關鍵!」

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COMMEET 模式,為企業打開治理新價值

「一筆支出從發生到入帳,牽涉預算、權限、付款方式、憑證蒐集、主管審核與帳務處理。」洪明楓建議,企業可導入全台首家智能費用管理系統 COMMEET,整合 SaaS、AI-OCR 與數位企業卡,將分散、仰賴人力的費用流程收斂成一套可稽核、可追溯、可分析的治理機制,讓人才回到營運與策略的主戰場。

「COMMEET 本質上是一套 SaaS,核心是把原本分散、仰賴人力的費用流程整合起來,讓企業用系統而不是人力來管理。」洪明楓說明,這至少帶來三方面的效益:管錢、省錢、省人力。

第一是管錢。COMMEET 將預算控管前移,讓管理層能在支出發生時就看見變化。他以一家日商連鎖眼鏡品牌為例,快速展店帶來跨店費用分攤與新人訓練壓力;在導入COMMEET後,門市人員報帳更直覺、補件減少;總部能即時掌握各據點預算執行,不必等到月底才發現超支,擴店管理更穩定。

第二是省錢。過去,企業長期仰賴員工代墊費用,尤其是海外 SaaS 與 AI 工具的訂閱支出,流程繁瑣、資安與帳號歸屬風險也跟著上升。「員工代墊,本質上就是一張張尚未報帳的應付帳款。」洪明楓指出,透過 COMMEET 數位企業卡,企業能在支出前設定預算、即時控管費用,支出結構回到「企業對銀行」的信用關係,規則更一致、員工體驗也改善。「目前 AI 軟體支付已占企業卡使用量的 25~30%,差旅其次。」他補充,企業支出型態也隨著時代變遷有所不同。

第三是省人力。COMMEET 以系統整合取代重複核對,讓每一筆支出的處理時間縮短約 80%。業務、行銷、店長不必再被補件與逐筆比對牽制;財務也能從庶務抽身,投入規範設計、風險控管與決策支援。

「根據COMMEET的應用數據,約有 3~5% 的費用會因違反報銷規則而被 AI 即時擋下;而這些省下來的金額會直接反映在淨利上。」當控管從月底回頭追認,轉為流程前段即時攔截,企業無疑將獲得更穩的財務體質,以及更高的管理透明度。

憑證數位化,是企業必經的轉型之路

儘管工具齊備,但憑證數位化往往不是企業數位轉型的優先選項,原因很直接:短期看不到業績貢獻、又牽涉財務流程習慣。對此,洪明楓分享,COMMEET 客戶中近 15% 為日商,因為日本《電子帳簿保存法》修法,要求企業同步保存憑證數位檔,以提升查核效率,因此積極落實憑證數位化。

回頭看向台灣,事實上,近年法規也逐步鬆綁,國稅局已允許企業在符合條件下,以電子方式保存多數原始憑證。而下一步的關鍵門檻,在於不繳回紙本後的重複報銷風險。對此,AI OCR 的辨識能力將成為自動化的核心;在前端即完成結構化與比對,流程才能真正輕量化。

目前 COMMEET 已處理超過 160 億元費用與憑證資料,系統已在企業情境中驗證規模。洪明楓預期,AI 的角色將從憑證辨識延伸到簽核、審計與費用監控。「當資料量累積到一定程度,系統可自動判定科目、辨識低風險支出,審計流程也有機會從人工全檢轉為 AI 全檢、人力抽檢,報銷與簽核朝部分自動化邁進。」

邁向 2026 年,企業是時候為憑證數位化打基礎,先梳理、再重構行政流程,讓報銷也能升級為決策級資料來源,為財務監控、風險管理與長期成長掌握更多主動權。

[本文由經理人整合行銷部與擁樂commeet共同製作]

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