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(有策略的)說個好故事

Jill Chang
2014-02-05
作者 Jill Chang
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小時候,妳要過禮物嗎?

無論是隔壁同學閃亮的自動鉛筆盒、或是安親班姊姊的生日禮物玩偶,妳就是很喜歡、超想要,最後決定跟媽媽討。無論中間是用求的、用盧的、預支零用錢、或乾脆坐在百貨公司地上不走… 妳成功過幾次?

長大後,發現成功次數雖然跟媽媽摳門程度有關係,但背後其實有道理可循。在說服上司改變計畫、吸引客戶買東西、甚至鼓吹大眾一起行動的過程中,我們都需要這些技巧。

別誤會,我不是業務,可能整個下午賣不出一張面紙;但你也沒誤會,非營利組織其實最需要這種能力,因為我們工作中很重要的一部分,就是去要東西。無論招募志工、募款、宣導理念,我們其實都是像繞著媽媽的小朋友一樣,希望得到對方的認同,甚至付出。

講到募款,一定會想到像世界展望會這麼厲害的 NPO。上個月我在北京跟中國地區前執行長見面,我問「你在 NPO 做了幾十年,又在這麼高的位子,到底募款的訣竅到底是什麼?」他笑一笑,說「事情做好、把故事說好,就好。

 
photo credit: The U.S. Army

via The U.S. Army

在這個一秒鐘幾十萬上下的 NPO,由這麼位高權重的前輩口中說出來,這可不是開玩笑。那瞬間,就像大師兄回來的剎那,我頓悟了:在大人的世界裡,說出好的故事竟然跟把事情做好同等重要!

這讓我想起在哈佛大學非營利研究中心上課時,Marshall Ganz 教授教導他幫歐巴馬當上第一個非裔美國總統的方法:就是不斷地說包含某三個要素的好故事。(當然也要搭配其他天時地利人和,請不要期待如法炮製就會選上美少女比賽冠軍之類)

說故事的必備良方

從此之後,這三個神奇要素就像健兒保上面的三尊福祿壽(聽不懂的同學表示你太年輕),成為我的必備護身符。

第一帖:Story of self (自己的故事)

要說服聽眾「為什麼我在這裡」、「我憑什麼跟你們說接下來的內容」,大家才會肯花心思聽你繼續講,而不是一開始就往你身上丟雞蛋青菜、或轉頭就走。

舉例來說,弘道老人基金會執行長林依瑩常在演講中分享:會投入老人相關的 NPO,和阿嬤有很大關係。「我受阿嬤影響真的很大,她後來就算走路不方便,還是每天到田裡、做的很開心。每當想起阿嬤的身影,我就覺得老人家就應該這麼活力、這麼快樂。」在這裡,講者和主題就產生強烈連結。同樣的,無論你是要介紹產品、推廣理念,要讓自己在對方眼中不只是個來推銷的阿貓阿狗,你就需要建立和主題的強力連結。電視購物常找個臨演來說「我自己吃這個就減了20公斤、考試都考一百分、連倒垃圾都被搭訕,所以你也應該試試」,用的就是這招。

第二帖:Story of us (我們的故事)

現在聽眾了解妳了,但說實在,如果妳不是名人,大家對妳(或妳那講到自己感動到快哭的故事)也不會有興趣。他們會叉手、翹腳,等著聽這件事到底跟我有什麼關係?這時如果沒有門牆擋住,聽眾就可能隨雲霧飄散而去。

就像推廣垃圾減量時,一直說應該減少製造垃圾沒用,妳必須讓聽眾知道:垃圾一多,總有一天會埋到你家旁邊;用焚化的會下酸雨,你以後喝的水就是你燒垃圾的煙。簡單來說,就是增加切身感、引起共鳴。即使主題相同,story of us 也要視對象而改變。譬如同樣是買車,有人看到一公升可跑 16 公里就感動到想哭、有人需要夠虛榮的 logo,每個人的共鳴點不同,拉起連結你和對象之間的那條線,是靠 story of us。

photo credit: JD Hancock

第三帖:Story of now (現在的故事)

到了最後的環節,就是要讓聽眾想要馬上行動。就像上完課不趕快複習會忘記,如果聽眾沒有當下就採取行動(或起碼「想要」行動),通常也不要太期望他們一年半載以後會再想起這件事。特別是具有強烈的時效性的任務,譬如選舉或現場義賣,投票日/活動日一結束就 game over 啦。

因此,妳的故事要讓人家想要立馬站起來說「Let’s do it」的衝動。 就像看完電影「練習曲」之後,多少人直接衝去買單車啊! 那句「有些事現在不做,一輩子都不會做了」,就是展現迫切性的經典。

自己試一次

讓保守的老爸答應妳在外面過夜、說服老闆妳真的需要放假、誘惑客人拿出信用卡直接刷…這三帖福祿壽,皆可適用。

接下來,拉到最現實的直球對決,也就是「要錢」(而且對方不會有任何實質回報)的情況下,還行的通嗎?

幾個月前,我得到一個到哈佛大學進修的機會,但光機票住宿就要將近 10 萬元。做公益的存款不多就算了,我也沒辦法為了進修而賣腎 (話說回來,我的腎值那麼多錢嗎?) 眼看課程就快開始,我決定自己募款。連自己都感到非常驚悚地,我只花了…10分鐘。

[Story of self-1分鐘]

因為時間緊迫,我直接從最有可能贊助我的人開始。我設定:(1) 聽過我演講的;(2) 認同理念的;(3) 隱約覺得我是可造之才的人(笑)。以上這三點建立的信任感可以省掉許多功夫。

[Story of us-5分鐘]

我明白自己的公益進修不會對捐款人造成什麼改變,但對這個很需要好人的鬼島呢? 我因此強調:我是唯一入選的台灣人! 就像不管藍綠都會支持中華隊一樣,我選了一條最有可能在短時間成功的路。

[Story of now-1分鐘]

「課程再過一個月就開始,我現在連機票都還不知道在哪裡」,不用想 slogan、不用練習,我打從心裡焦急又擔心的口氣就散發「now or never」的急迫感。以上流程共花費 7 分鐘。剩下 3 分鐘呢,我用來一再感謝當場拿出一疊鈔票(還放在紅包裡)的天使贊助者。

via Jill Chang

當然,這是最極端的例子,我也承認真的好運到極點,一下就找到頭上有光環的天使。但如果不試這些技巧,我可能永遠沒辦法當個短暫的偽哈佛人。現在,如果還要跟媽媽要禮物,妳想好策略了嗎?

開口就能找到機會

美國暢銷作家 Nora Roberts 有句名言,也是在公益圈廣為流傳的觀念

If you don’t ask, the answer is always no.

去年,有個女生朋友從 FB 分享給我 CAREhER 的文章,那是我第一次知道有這麼溫暖又上進的園地。她雖然只是按個鍵,卻促成妳現在看到的文字、或許又透過這些文字幫到更多人。不做,就永遠不知道會怎樣。別小看自己,豪爽地「分享」吧!

本文獲「CAREhER」授權轉載,原文在此

延伸閱讀

>> 4招說個好故事,更快打動人心
>> 6種故事類型讓你發揮影響力

 

【作者簡介】Jill Chang
學位從俄文到社會,最後以美國的運動管理作收。曾是職業棒球經紀人、美國州政府亞洲辦事處經理,目前在從非營利組織走向社會企業的路上。喜歡週末的brunch、喜歡閱讀和搖滾樂、喜歡棒球、喜歡和平。

首張圖片來源 /uniondocs via Flickr,CC Licensed

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一站實現管錢、省錢、提人效!COMMEET 智能費用管理,用 AI 助攻企業憑證數位化與治理升級

2025-12-22 經理人 X 擁樂commeet
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缺工、人工成本攀升、ESG 與內控要求加壓,企業的管理戰場正被迫往後勤延伸。許多中高階主管忙著追逐前端成長,卻忽略一個長期在失血的效率黑洞:財務與業務團隊每天耗在報銷、核單、整理憑證與補帳,拖慢結帳與決策節奏,也消耗企業最稀缺的資源——人才。

「依照政府規定,企業必須建立合規的報銷機制,因為這些資料最終都會回到財報,數據必須可信、可查。每個月的整理、季度或年度的審查,對企業來說都是不可迴避的任務。」COMMEET 創辦人暨執行長洪明楓指出,AI 技術已成熟、數位工具已到位,若憑證流程仍停留在紙本與人工堆疊,企業想提升營運韌性會更吃力,甚至在下一輪競爭中起步就落後。

缺工時代,人才不該被瑣事綁住

缺工已成常態,財務與業務團隊首當其衝。洪明楓表示,財務人員至少花費四成時間投入在逐張核對、Key in 與對帳;同時,在第一線打拚的業務人員還要承受代墊壓力與紙本報銷的瑣碎流程。這些低附加價值的作業,不僅降低效率,更加劇知識斷層與人才流動風險。企業必須認知到,真正付出的成本,其實是「讓專業人才困在不必要的瑣事裡」。

洪明楓進一步梳理企業常見的三大斷點:

第一是數據斷點。由於報銷高度依賴人工輸入與處理,人員異動或交接不順就容易造成資料斷裂,錯誤率上升。

第二是合規斷點。例如:除了統編、金額等基本欄位的誤植很常見;跨部門、子公司規範不一致,也會拉高管理成本;報銷項目合理性與科目錯置也帶來稅務與稽核風險。

第三是時效斷點。報銷延誤會影響結帳,導致管理報表變成落後資訊,預算控管便失去即時性。

而報銷流程的問題,終究回到經營面,牽動專案執行或財務健康。洪明楓直言,「減少事後補帳,做到提前管理才是關鍵!」

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COMMEET 模式,為企業打開治理新價值

「一筆支出從發生到入帳,牽涉預算、權限、付款方式、憑證蒐集、主管審核與帳務處理。」洪明楓建議,企業可導入全台首家智能費用管理系統 COMMEET,整合 SaaS、AI-OCR 與數位企業卡,將分散、仰賴人力的費用流程收斂成一套可稽核、可追溯、可分析的治理機制,讓人才回到營運與策略的主戰場。

「COMMEET 本質上是一套 SaaS,核心是把原本分散、仰賴人力的費用流程整合起來,讓企業用系統而不是人力來管理。」洪明楓說明,這至少帶來三方面的效益:管錢、省錢、省人力。

第一是管錢。COMMEET 將預算控管前移,讓管理層能在支出發生時就看見變化。他以一家日商連鎖眼鏡品牌為例,快速展店帶來跨店費用分攤與新人訓練壓力;在導入COMMEET後,門市人員報帳更直覺、補件減少;總部能即時掌握各據點預算執行,不必等到月底才發現超支,擴店管理更穩定。

第二是省錢。過去,企業長期仰賴員工代墊費用,尤其是海外 SaaS 與 AI 工具的訂閱支出,流程繁瑣、資安與帳號歸屬風險也跟著上升。「員工代墊,本質上就是一張張尚未報帳的應付帳款。」洪明楓指出,透過 COMMEET 數位企業卡,企業能在支出前設定預算、即時控管費用,支出結構回到「企業對銀行」的信用關係,規則更一致、員工體驗也改善。「目前 AI 軟體支付已占企業卡使用量的 25~30%,差旅其次。」他補充,企業支出型態也隨著時代變遷有所不同。

第三是省人力。COMMEET 以系統整合取代重複核對,讓每一筆支出的處理時間縮短約 80%。業務、行銷、店長不必再被補件與逐筆比對牽制;財務也能從庶務抽身,投入規範設計、風險控管與決策支援。

「根據COMMEET的應用數據,約有 3~5% 的費用會因違反報銷規則而被 AI 即時擋下;而這些省下來的金額會直接反映在淨利上。」當控管從月底回頭追認,轉為流程前段即時攔截,企業無疑將獲得更穩的財務體質,以及更高的管理透明度。

憑證數位化,是企業必經的轉型之路

儘管工具齊備,但憑證數位化往往不是企業數位轉型的優先選項,原因很直接:短期看不到業績貢獻、又牽涉財務流程習慣。對此,洪明楓分享,COMMEET 客戶中近 15% 為日商,因為日本《電子帳簿保存法》修法,要求企業同步保存憑證數位檔,以提升查核效率,因此積極落實憑證數位化。

回頭看向台灣,事實上,近年法規也逐步鬆綁,國稅局已允許企業在符合條件下,以電子方式保存多數原始憑證。而下一步的關鍵門檻,在於不繳回紙本後的重複報銷風險。對此,AI OCR 的辨識能力將成為自動化的核心;在前端即完成結構化與比對,流程才能真正輕量化。

目前 COMMEET 已處理超過 160 億元費用與憑證資料,系統已在企業情境中驗證規模。洪明楓預期,AI 的角色將從憑證辨識延伸到簽核、審計與費用監控。「當資料量累積到一定程度,系統可自動判定科目、辨識低風險支出,審計流程也有機會從人工全檢轉為 AI 全檢、人力抽檢,報銷與簽核朝部分自動化邁進。」

邁向 2026 年,企業是時候為憑證數位化打基礎,先梳理、再重構行政流程,讓報銷也能升級為決策級資料來源,為財務監控、風險管理與長期成長掌握更多主動權。

[本文由經理人整合行銷部與擁樂commeet共同製作]

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