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換了位置,一定要換腦袋!升遷到不同職級,你必須學會的事

盧希鵬
2016-01-13
作者 盧希鵬
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傑出的經理升官成副總,不再繼續做經理;而繼續做經理的,多半是做不好現職而無法升遷的人。這樣下去,組織裡每個位置都是升不上去,或是不適任現職的人──這就是彼得原理

銀行中有一個怪制度,就是服務好的行員會升遷做主管到後面蓋圖章;而服務不好的行員,因為升不了官,繼續留在第一線服務客戶。結果,在第一線服務客戶的,要嘛就是沒經驗的新手,不然就是表現不好的老員工;凡是第一線表現良好的員工,就被調成第二線的主管,從此不再面對客戶。

軟體公司好像也是如此,舉凡程式寫得好的程式設計師,就會升任為經理;而程式寫不好的員工無法升遷,留在基層繼續寫程式。結果,留在基層寫程式的,要嘛就是新手,不然就是程式寫不好的設計師;凡是表現良好的程式設計師,就被調任成主管,從此不再寫程式。

如果這個現象再發展下去,就是做得傑出的經理,將會升官成副總,不再繼續做經理。而繼續做經理的,多半是做不好現職而無法升遷的人。這樣下去,一個穩定的組織裡,每個位置都是升不上去,或是不適任現職的人。

每次升職,思考模式都要跟著升級

這個現象早在勞倫斯 · 彼得(Laurence J. Peter)於 1969 年出版的《彼得原理》(The Peter Principle)一書就發現了,也就是人們會受限於自己的能力特質,升遷到一個無法勝任的位置就停住了,導致組織中到處充滿了不適任的員工。

勞倫斯 · 彼得告訴我們,企業不應該以升遷做為獎勵的方式。例如,好的銀行行員可以繼續做行員,但是待遇需要比照經理;厲害的程式設計師可以繼續留在基層寫程式,待遇甚至可以比照副總。如此一來,彼得原理的現象就可以稍微解除。

不過,當經理人所在的組織仍以升遷做為獎勵途徑,就要注意每次的升遷,都代表著自己能力與特質需要改變。

通常基層員工之所以優秀,是因為他注意瑣碎事務的邏輯關係;但高階主管之所以成功,是因為他強調直覺的人際關係。如果升遷後自己的特質沒有改變,可能就會成為下一個彼得原理的產物。或許,對一個升遷的經理人而言,「換了位置,一定要換腦袋」是很重要的。

在組織中,不同階層的人應該有著不同的腦袋。聽說有一位貴婦到精品店買東西,買回去覺得不適合,第二天來退貨,不料基層店員說:「我們公司的政策是貨既售出、概不退還。」貴婦搞不過店員,就大聲嚷嚷要老闆出來!老闆在後台聽見了,一見貴婦是大戶,急忙出來並馬上改口:「退,當然退,誰說不可以退貨的?」但店員還很生氣地跟老闆說:「你怎麼這麼搞不清楚,你不是才告訴我們不接受退貨的?!」

誰才是搞不清楚的人?

升遷到不同職級,你必須學會的事

基層員工的腦袋通常是「搞不清楚的清清楚楚」──搞不清楚的是不知道老闆的想法,清清楚楚的是做事的細節。

員工沒有錯,只是搞不清楚為什麼要那麼做。公司有標準作業程序,但那是應付一般的標準狀況,眼看就要得罪一位重要客戶,這不是標準狀況,當然不適用標準作業程序。

「搞不清楚的清清楚楚」的人最愛說按規定要如何。基層經理人應該按制度來做事,只是他們搞不清楚,組織不是為制度而存在,應該是制度為了企業組織而存在。

當你升遷成中階主管時,腦袋就要變成「搞得清楚的清清楚楚」──你要先搞清楚老闆的想法,再去清清楚楚地做事。如果你凡事按制度來,你就是彼得原理的產物。

中階主管知道,制度不是目的,制度是幫助企業完成使命的工具,當老闆的意見與制度不一致時,通常改的是制度,而不是老闆的想法。聽起來很狗腿,但企業中不正是有能力又狗腿的人升官嗎?

當你有機會成為高階主管,就要學習「清清楚楚的搞不清楚」──清清楚楚的是企業的方向,搞不清楚的是對人對事的細節。

高階主管面對的情境常常不是標準狀況,搞不清楚是為了給自己留彈性,但是心裡卻是清清楚楚地在盤算。他們知道「難得糊塗」的重要性,得饒人處且饒人,和氣不就生財了嘛。

管理學院就在訓練這三種人,大學生沒有老闆,若不用功讀書,以後就會成為「搞不清楚的搞不清楚」。研究生漸漸知道你的指導教授就是老闆,開始學習如何取悅老闆,所以畢業後有機會當中階主管,是「清清楚楚的清清楚楚」。

而 EMBA 的學生呢?自己可能就是老闆,所以學校對 EMBA 課程的設計可是清清楚楚,對期末的考試呢?就難得糊塗吧!

延伸閱讀 /

1. 年紀輕輕就當上主管真的好嗎?接下管理職之前,一定要想清楚這件事

2. 想升遷、抓住新機會?先讓你的位置可以被取代!

3. 升官之後,該如何適應新職位?

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一站實現管錢、省錢、提人效!COMMEET 智能費用管理,用 AI 助攻企業憑證數位化與治理升級

2025-12-22 經理人 X 擁樂commeet
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缺工、人工成本攀升、ESG 與內控要求加壓,企業的管理戰場正被迫往後勤延伸。許多中高階主管忙著追逐前端成長,卻忽略一個長期在失血的效率黑洞:財務與業務團隊每天耗在報銷、核單、整理憑證與補帳,拖慢結帳與決策節奏,也消耗企業最稀缺的資源——人才。

「依照政府規定,企業必須建立合規的報銷機制,因為這些資料最終都會回到財報,數據必須可信、可查。每個月的整理、季度或年度的審查,對企業來說都是不可迴避的任務。」COMMEET 創辦人暨執行長洪明楓指出,AI 技術已成熟、數位工具已到位,若憑證流程仍停留在紙本與人工堆疊,企業想提升營運韌性會更吃力,甚至在下一輪競爭中起步就落後。

缺工時代,人才不該被瑣事綁住

缺工已成常態,財務與業務團隊首當其衝。洪明楓表示,財務人員至少花費四成時間投入在逐張核對、Key in 與對帳;同時,在第一線打拚的業務人員還要承受代墊壓力與紙本報銷的瑣碎流程。這些低附加價值的作業,不僅降低效率,更加劇知識斷層與人才流動風險。企業必須認知到,真正付出的成本,其實是「讓專業人才困在不必要的瑣事裡」。

洪明楓進一步梳理企業常見的三大斷點:

第一是數據斷點。由於報銷高度依賴人工輸入與處理,人員異動或交接不順就容易造成資料斷裂,錯誤率上升。

第二是合規斷點。例如:除了統編、金額等基本欄位的誤植很常見;跨部門、子公司規範不一致,也會拉高管理成本;報銷項目合理性與科目錯置也帶來稅務與稽核風險。

第三是時效斷點。報銷延誤會影響結帳,導致管理報表變成落後資訊,預算控管便失去即時性。

而報銷流程的問題,終究回到經營面,牽動專案執行或財務健康。洪明楓直言,「減少事後補帳,做到提前管理才是關鍵!」

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COMMEET 模式,為企業打開治理新價值

「一筆支出從發生到入帳,牽涉預算、權限、付款方式、憑證蒐集、主管審核與帳務處理。」洪明楓建議,企業可導入全台首家智能費用管理系統 COMMEET,整合 SaaS、AI-OCR 與數位企業卡,將分散、仰賴人力的費用流程收斂成一套可稽核、可追溯、可分析的治理機制,讓人才回到營運與策略的主戰場。

「COMMEET 本質上是一套 SaaS,核心是把原本分散、仰賴人力的費用流程整合起來,讓企業用系統而不是人力來管理。」洪明楓說明,這至少帶來三方面的效益:管錢、省錢、省人力。

第一是管錢。COMMEET 將預算控管前移,讓管理層能在支出發生時就看見變化。他以一家日商連鎖眼鏡品牌為例,快速展店帶來跨店費用分攤與新人訓練壓力;在導入COMMEET後,門市人員報帳更直覺、補件減少;總部能即時掌握各據點預算執行,不必等到月底才發現超支,擴店管理更穩定。

第二是省錢。過去,企業長期仰賴員工代墊費用,尤其是海外 SaaS 與 AI 工具的訂閱支出,流程繁瑣、資安與帳號歸屬風險也跟著上升。「員工代墊,本質上就是一張張尚未報帳的應付帳款。」洪明楓指出,透過 COMMEET 數位企業卡,企業能在支出前設定預算、即時控管費用,支出結構回到「企業對銀行」的信用關係,規則更一致、員工體驗也改善。「目前 AI 軟體支付已占企業卡使用量的 25~30%,差旅其次。」他補充,企業支出型態也隨著時代變遷有所不同。

第三是省人力。COMMEET 以系統整合取代重複核對,讓每一筆支出的處理時間縮短約 80%。業務、行銷、店長不必再被補件與逐筆比對牽制;財務也能從庶務抽身,投入規範設計、風險控管與決策支援。

「根據COMMEET的應用數據,約有 3~5% 的費用會因違反報銷規則而被 AI 即時擋下;而這些省下來的金額會直接反映在淨利上。」當控管從月底回頭追認,轉為流程前段即時攔截,企業無疑將獲得更穩的財務體質,以及更高的管理透明度。

憑證數位化,是企業必經的轉型之路

儘管工具齊備,但憑證數位化往往不是企業數位轉型的優先選項,原因很直接:短期看不到業績貢獻、又牽涉財務流程習慣。對此,洪明楓分享,COMMEET 客戶中近 15% 為日商,因為日本《電子帳簿保存法》修法,要求企業同步保存憑證數位檔,以提升查核效率,因此積極落實憑證數位化。

回頭看向台灣,事實上,近年法規也逐步鬆綁,國稅局已允許企業在符合條件下,以電子方式保存多數原始憑證。而下一步的關鍵門檻,在於不繳回紙本後的重複報銷風險。對此,AI OCR 的辨識能力將成為自動化的核心;在前端即完成結構化與比對,流程才能真正輕量化。

目前 COMMEET 已處理超過 160 億元費用與憑證資料,系統已在企業情境中驗證規模。洪明楓預期,AI 的角色將從憑證辨識延伸到簽核、審計與費用監控。「當資料量累積到一定程度,系統可自動判定科目、辨識低風險支出,審計流程也有機會從人工全檢轉為 AI 全檢、人力抽檢,報銷與簽核朝部分自動化邁進。」

邁向 2026 年,企業是時候為憑證數位化打基礎,先梳理、再重構行政流程,讓報銷也能升級為決策級資料來源,為財務監控、風險管理與長期成長掌握更多主動權。

[本文由經理人整合行銷部與擁樂commeet共同製作]

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