主管在交辦工作時，若只給予模糊的指令，部屬往往難以精準達成預期成果。要寫出清楚的指令，建議採取以下三個步驟，將交辦從單向指令轉化為有效的對話：
1. 澄清任務背景與目的
主管應明確告知部屬「要做什麼」以及「為什麼這麼做」。這不僅能讓部屬理解任務與組織目標的關聯，還能協助他們判斷優先順序。在交辦前，可以先問自己三個問題：
2. 具體化任務成果與回報點
避免只交代動作，應明確定義「成果標準」。例如，利眾公關董事長嚴曉翠強調，主管在交辦前應將所有因素考慮清楚。具體做法包括：
- 說明用途：告知資料將用於哪場會議或決策。[5][6]
- 定義成果：明確指出需要產出的具體內容，例如「標出最值得優先跟進的 10 家客戶，並寫上排序理由」。[6]
- 設定回報點：約定檢查時間，例如「星期三中午前先給我排序邏輯，確認方向後再整理完整表格」，這能減少事後重做與反覆確認的成本。[1][6]
3. 根據部屬成熟度調整溝通方式
交辦方式不應一體適用，應視部屬的能力與經驗進行調整：
- 對於新人或初次執行該任務的部屬，採取「明示」：詳細說明處理細節、提供範本或拆解步驟，確保其充分理解。[2][3]
- 對於資深部屬，採取「暗示」：告知目標與判斷方向，將執行方法與決策權交給部屬，激發其主導性。[2][3]
最後，交辦是雙向溝通，主管應確保雙方達成一致。交付任務後，應建立規律的雙向回報機制，並在過程中忍住不隨意出手干預，讓部屬透過負責與修正來累積經驗，這才是主管培養人才的核心職責。[2][4][5]
