在職場溝通中，習慣性地使用「抱歉」、「不好意思」作為開場，往往會無意間將自己置於弱勢，讓人覺得缺乏魄力。曾被評為紐約市科技產業最有權勢女性之一的法蘭．豪瑟（Fran Hauser）在《柔韌》一書中建議，若你並未做錯事，根本不需要道歉。要改掉這種習慣，關鍵在於將「弱化自己的詞彙」轉換為「展現自信的表達」。[4]
具體改寫策略
-
將「道歉」轉為「感謝」：當你需要拒絕或說明狀況時，不要再以抱歉開頭。例如，原本想寫「抱歉，這麼久才回信」，可以改為「謝謝你的耐心等待」；若要拒絕會議邀請，將「抱歉，這個時間我沒空」改為「謝謝你安排大家開會的時間，但這個時間我有另外一個會議了」。透過感謝對方，既能維持禮貌，又能堅定地表達立場。[4]
-
提供解方取代單純說明問題：若寫信是為了商量問題，與其一直道歉或解釋為什麼做不到，不如直接切入主題。先概述狀況，接著清晰、具體地提出解決方案，並拿出實例支持論點。這種做法能讓主管感到安心，展現出你是有備而來，而非只是來尋求諒解。[1]
-
使用中立且專業的修飾語：電子郵件難以傳達語氣，容易被誤解。除了減少道歉詞，建議使用「請」、「謝謝」或「感激」等詞彙來表達禮貌。若需要請求協助，避免使用「你要不要」或「你能否」這種帶有壓迫感的問句，改用「你可以」或「是否可能」來表達尊重，這樣能讓你的溝通顯得更有專業感。[1]
心態上，請記得溝通的重點在於「人」與「目的」。當你不再將道歉視為緩解尷尬的工具，而是將重點放在如何提供價值（helpful）時，你的郵件自然會散發出自信與專業的氛圍。[2][3]
