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【編輯台時間】請快速「爆雷」

2019-10-17 00:37:17
Managertoday
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你一定聽過對方說了半天也沒聽懂的簡報,你一定也讀過看了半天卻一個字也沒讀進去的報告。然後你試著問問自己,當你碰到這種情況時,除了覺得浪費時間或感到挫折之外,你是不是還會在心裡萌生一種感覺:做簡報或寫報

你一定聽過對方說了半天也沒聽懂的簡報,你一定也讀過看了半天卻一個字也沒讀進去的報告。然後你試著問問自己,當你碰到這種情況時,除了覺得浪費時間或感到挫折之外,你是不是還會在心裡萌生一種感覺:做簡報或寫報告的人,準備不充分、頭腦不清楚,所以才會不知所云。如果那個能力被打折扣的人,就是你自己呢?

看小說或電影時,人們最怕「被爆雷」(就是有人事先跟你說結局),因為想細細品嚐情節的高潮迭起。然而,在職場上,無論是你的上司、客戶或同事,卻都希望你盡快地「爆雷」,端出你的「牛肉」,讓人知道你到底要講些什麼!

曾任麥肯錫顧問、《金字塔原理》作者芭芭拉.明托(Barbara Minto)在書中寫道,「專業人士在工作上最討厭的一件事是,他們必須要以書面形式進行溝通,幾乎所有人都覺得這事件苦差事,但願自己能夠更擅長寫作。」你或許會想,我在寫企畫案的時候,最苦的事明明是「想不出來要寫什麼啊!」這當然也沒錯,但是當你挑燈夜戰、絞盡腦汁地想出了你自以為的「曠世奇想」,結果在口頭說明或書面報告上,完全展現不出來,又有什麼用?

你可能又會問,那應該是「口才」或「文筆」的問題吧!事實不然,口若懸河卻言之無物、辭藻華麗卻艱澀空洞的內容比比皆是。所以,不妨聽聽寫作專家明托的建議,口才很難練,文字風格也很難改,但是「說清楚、講明白」,卻是一種可以訓練的能力。而做到這一點,不但代表你很貼心,更是你的義務,因為你不應該讓很多人賠上很多的時間與精力,卻只得到含糊不清的訊息。想想看,當你買了難看的書、看了難看的電影,你會說些什麼?

好聽的演講,可能會用上幾十張投影片;好看的報告,就算上百頁,也讓人想看完。而一頁A4,或者說是一頁又一頁的A4,是最微小、也最關鍵的元素。當你只有一頁A4的空間,你不會把「牛肉」放在頁面外,你一定會拿出你最菁華的資訊。而菁華,是需要淬鍊的,你得心中有讀者,用你的同理心和邏輯力,說一個好故事。

(執行副總編輯/ 齊立文,本文取材自《經理人月刊》2012年2月號)