你一定聽過對方說了半天也沒聽懂的簡報，你一定也讀過看了半天卻一個字也沒讀進去的報告。然後你試著問問自己，當你碰到這種情況時，除了覺得浪費時間或感到挫折之外，你是不是還會在心裡萌生一種感覺：做簡報或寫報告的人，準備不充分、頭腦不清楚，所以才會不知所云。如果那個能力被打折扣的人，就是你自己呢？

看小說或電影時，人們最怕「被爆雷」（就是有人事先跟你說結局），因為想細細品嚐情節的高潮迭起。然而，在職場上，無論是你的上司、客戶或同事，卻都希望你盡快地「爆雷」，端出你的「牛肉」，讓人知道你到底要講些什麼！

曾任麥肯錫顧問、《金字塔原理》作者芭芭拉．明托（Barbara Minto）在書中寫道，「專業人士在工作上最討厭的一件事是，他們必須要以書面形式進行溝通，幾乎所有人都覺得這事件苦差事，但願自己能夠更擅長寫作。」你或許會想，我在寫企畫案的時候，最苦的事明明是「想不出來要寫什麼啊！」這當然也沒錯，但是當你挑燈夜戰、絞盡腦汁地想出了你自以為的「曠世奇想」，結果在口頭說明或書面報告上，完全展現不出來，又有什麼用？

你可能又會問，那應該是「口才」或「文筆」的問題吧！事實不然，口若懸河卻言之無物、辭藻華麗卻艱澀空洞的內容比比皆是。所以，不妨聽聽寫作專家明托的建議，口才很難練，文字風格也很難改，但是「說清楚、講明白」，卻是一種可以訓練的能力。而做到這一點，不但代表你很貼心，更是你的義務，因為你不應該讓很多人賠上很多的時間與精力，卻只得到含糊不清的訊息。想想看，當你買了難看的書、看了難看的電影，你會說些什麼？

好聽的演講，可能會用上幾十張投影片；好看的報告，就算上百頁，也讓人想看完。而一頁A4，或者說是一頁又一頁的A4，是最微小、也最關鍵的元素。當你只有一頁A4的空間，你不會把「牛肉」放在頁面外，你一定會拿出你最菁華的資訊。而菁華，是需要淬鍊的，你得心中有讀者，用你的同理心和邏輯力，說一個好故事。

（執行副總編輯/ 齊立文，本文取材自《經理人月刊》2012年2月號）