撰寫商業文書，可說是集邏輯思考運用之大成。開始撰寫前，必須設定想傳達的主題、思考讀者的反應；寫作時，架構內容、寫導言、編排版面……每個步驟都要運用「邏輯3要件」（MECE、So What?/Why So?、金字塔原理）的原則，能否掌握這3項邏輯工具，是決定商業文書成敗的關鍵。

然而「有邏輯」的商業文書該具備哪些條件？曾任職於麥肯錫，負責編輯提供給客戶的顧問提案及報告的照屋華子在《邏輯寫作力》書中指出，「邏輯是將『問題』與『結論』，以及複數的『證據』，依照縱向與橫向兩種分類法則，加以分類組合。」其中，「結論」必須直指「問題」；複數的「證據」與「結論」間必須提出因果論證（亦即符合「So What?/Why So?」原則）；至於「證據」之間，則須遵守MECE（彼此獨立、互無遺漏）的原則。

撰寫前：選擇適合的寫作架構
**提筆商業文書撰寫前，最重要的就是用「溝通5要素」**來設定對話。先釐清想解決問題是什麼（主題）、要傳達的訊息有哪些（解答）、讀者是誰（接收訊息方）、由何人提案（作者），然後再思考「期望讀者看完之後有何反應」──例如只是希望對方知道這件事，還是要讀者回饋意見，甚至採取你建議的行動。作者對讀者抱持的期待不同，問題的走向、結論都會不同。。

當你的腦海裡將這5項因素徹底演練過之後，就可以開始擬訂內容架構，並可視問題的複雜度，來決定該採用「並列型邏輯」或「解說型邏輯」這兩種內文模式。

若問題很簡單，只需用MECE原則列出支持結論的證據，採用「並列型」模式即可。若提案人想表達自己的主張，則建議採用「解說型」邏輯模式，將「事實」「判斷基準」「判斷內容」做分類──「事實」是客觀的證據，而「判斷基準」「判斷內容」則是提案人的主觀意見。不論採用何種邏輯模式，在建構橫向分類時，都必須符合MECE原則。

好不容易以MECE建立好橫向分類後的架構，還必須進行邏輯關係的縱向檢驗，可用自問自答的方式，來釐清上層結論與下層證據之間的關係──從下往上看時，結論必須是證據的「So What?」（因為○○，所以如何）；從上往下走時，證據則必須是結論的「Why So?」（為何如此）。

撰寫時：從讀者的需求想結論
**利用MECE和「So What?/Why So?」這兩個原則完成文書架構後，就可著手撰寫商業文書。書寫時，可視狀況來研判究竟是要從結論或證據開始。如果問題是由作者自訂，或是讀者可能會提出相反意見時，可先提出證據，用各面向的觀點切入，最後再導出結論，以增強說服力；若問題是讀者所熟悉的領域時，則可一開始就直接進入結論**，回應讀者最迫切的需求，後續再補充說明證據即可。

至此，一份商業文書已接近完成的狀態。不過，為了讓讀者能在很短時間內，理解你所要表達的重點，還必須加上「導言」，並對內容進行視覺化的編排。

「導言」的基本功能是勾引讀者的閱讀興趣，並且說明最初設定的對話內容。不妨提出你所觀察到的重點，並加以說明以引導讀者。完成導言後，就進入「紙上編輯」這個最後關口。這時，可再次運用MECE與「So What?/Why So?」的概念，讓讀者很快就能掌握你所要傳達的訊息──例如，調整小標、安排段落以突顯出重點，並確認小標底下的每項內容都符合MECE原則，而每項內容都與小標有因果關係。

（整理‧撰文 / 陳清稱）

熱銷再版！更多精彩文章請見經理人特刊《圖解！麥肯錫式邏輯思考術》，全國超商書店熱賣中！

線上購買

 @@ACTIVITYID:455@@