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撰寫商業文書:溝通5要素

2019-10-17 05:39:11
Managertoday
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撰寫商業文書,可說是集邏輯思考運用之大成。開始撰寫前,必須設定想傳達的主題、思考讀者的反應;寫作時,架構內容、寫導言、編排版面……每個步驟都要運用「邏輯3要件」(MECE、So What?/Why S

撰寫商業文書,可說是集邏輯思考運用之大成。開始撰寫前,必須設定想傳達的主題、思考讀者的反應;寫作時,架構內容、寫導言、編排版面……每個步驟都要運用「邏輯3要件」(MECE、So What?/Why So?、金字塔原理)的原則,能否掌握這3項邏輯工具,是決定商業文書成敗的關鍵。

然而「有邏輯」的商業文書該具備哪些條件?曾任職於麥肯錫,負責編輯提供給客戶的顧問提案及報告的照屋華子在《邏輯寫作力》書中指出,「邏輯是將『問題』與『結論』,以及複數的『證據』,依照縱向與橫向兩種分類法則,加以分類組合。」其中,「結論」必須直指「問題」;複數的「證據」與「結論」間必須提出因果論證(亦即符合「So What?/Why So?」原則);至於「證據」之間,則須遵守MECE(彼此獨立、互無遺漏)的原則。

撰寫前:選擇適合的寫作架構
**提筆商業文書撰寫前,最重要的就是用
「溝通5要素」**來設定對話。先釐清想解決問題是什麼(主題)、要傳達的訊息有哪些(解答)、讀者是誰(接收訊息方)、由何人提案(作者),然後再思考「期望讀者看完之後有何反應」──例如只是希望對方知道這件事,還是要讀者回饋意見,甚至採取你建議的行動。作者對讀者抱持的期待不同,問題的走向、結論都會不同。。

當你的腦海裡將這5項因素徹底演練過之後,就可以開始擬訂內容架構,並可視問題的複雜度,來決定該採用「並列型邏輯」或「解說型邏輯」這兩種內文模式。

問題很簡單,只需用MECE原則列出支持結論的證據,採用「並列型」模式即可。若提案人想表達自己的主張,則建議採用「解說型」邏輯模式,將「事實」「判斷基準」「判斷內容」做分類──「事實」是客觀的證據,而「判斷基準」「判斷內容」則是提案人的主觀意見。不論採用何種邏輯模式,在建構橫向分類時,都必須符合MECE原則。

好不容易以MECE建立好橫向分類後的架構,還必須進行邏輯關係的縱向檢驗,可用自問自答的方式,來釐清上層結論與下層證據之間的關係──從下往上看時,結論必須是證據的「So What?」(因為○○,所以如何);從上往下走時,證據則必須是結論的「Why So?」(為何如此)。

撰寫時:從讀者的需求想結論
**利用MECE和「So What?/Why So?」這兩個原則完成文書架構後,就可著手撰寫商業文書。書寫時,可視狀況來研判究竟是要從結論或證據開始。
如果問題是由作者自訂,或是讀者可能會提出相反意見時,可先提出證據,用各面向的觀點切入,最後再導出結論,以增強說服力;若問題是讀者所熟悉的領域時,則可一開始就直接進入結論**,回應讀者最迫切的需求,後續再補充說明證據即可。

至此,一份商業文書已接近完成的狀態。不過,為了讓讀者能在很短時間內,理解你所要表達的重點,還必須加上「導言」,並對內容進行視覺化的編排。

「導言」的基本功能是勾引讀者的閱讀興趣,並且說明最初設定的對話內容。不妨提出你所觀察到的重點,並加以說明以引導讀者。完成導言後,就進入「紙上編輯」這個最後關口。這時,可再次運用MECE與「So What?/Why So?」的概念,讓讀者很快就能掌握你所要傳達的訊息──例如,調整小標、安排段落以突顯出重點,並確認小標底下的每項內容都符合MECE原則,而每項內容都與小標有因果關係。

(整理‧撰文 / 陳清稱)

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