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會說話又會聽話,節省時間不加班

2019-11-15 05:11:01
Managertoday
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<span style="color: #ffcc00;">取材自《戒掉你的加班病》,松本幸夫著,春光出版。整理 /  廖婉芸</span>   說話的技巧很重要,懂得

取材自《戒掉你的加班病》,松本幸夫著,春光出版。整理 /  廖婉芸

 

說話的技巧很重要,懂得聆聽更重要。日本作家松本幸夫提出了2個表達技巧與5種聆聽方法,工作者如果能善用這7個溝通技巧,將能達到有效溝通的效果,為自己爭取更多自由運用的時間,減少因為溝通不良,造成時間浪費而必須加班的可能。

2個表達技巧,給人好印象

先從「加料」的句子切入,緩和說話的氣氛,讓人留下好印象;然後搭配「SD說話法」——先說結論,再說細節,這樣一來,就能節省時間。

1.多說一句「加料」的話,體貼說話對象:與人溝通時,如果只求「不傷及彼此的關係」,這樣還不夠,還得進一步學習如何讓對方對自己留下良好深刻的印象。要做到這點,只要多加一句體貼對方的話,或是簡單扼要地說明內容,就能給人截然不同的感覺。

例如,打電話時,一開始就先詢問對方:
「您現在方便講話嗎?」
「張經理,您有時間借一步說話嗎?」
「現在打電話給您,會打擾到您工作嗎?」或是,要引發對方談話的興趣與意願,可先說上一句:
「請聽我說幾句話。好消息喔!」
「經理,好事一樁,想不想知道?」
「有件事如果您知道了,八成會想給我點獎勵!」
「就跟昨天那場球賽一樣,局勢大逆轉啦!」

2.「SD說話法」,從結論說起:S(summary)指的是「概要、結論、整體」,D(detail)指的是「細節」,SD說話法意指,先清楚表明報告的重點,從結論一句話簡單扼要說起,接下來再交代細節。

向主管報告或交辦事情給部屬時,將心比心、體諒對方跟你一樣忙,甚至比你忙碌。所以,說話時務必掌握重點,不論是報告或聯絡任何事項,請務必以「結論一句話」解決。例如:
「A公司這次的案子已經確定暫緩。」
「7月20日以前交貨30台的案子,我已經完成了。」
「經理,下星期三下午3點,您可以陪我一起去拜訪B公司嗎?」

5種聆聽方法,當個好聽眾

大多數人喜歡「說」多於「聽」,不過「聽」其實比「說」更難。要當個好聽眾,有5種方法:

1.不時地注視對方:當對方說到重點時,不妨專注看著對方,但並非緊盯不放,而是藉此讓對方知道「我對你和你說話的內容感到興趣,我正在認真聆聽」。

2.提出簡單的疑問:如果只是講者單方面滔滔不絕,反而可能會讓講者搞不清楚你究竟有沒有聽清楚,在意起你的想法或意見。因此,當你與對方眼神交會時,不妨順勢提出一、兩個問題,以表示你正在聆聽,而且聽到話裡的重點。你的提問最好是「沒仔細聽就無法提問」的問題,問句也務必簡單明瞭。例如:
「如果是兩個人,而不是一個人呢?」
「當時如果你選擇不同的設計風格,這個案子很可能就是你的,對嗎?」
類似這樣「如果/假使(ask if)」的疑問句,通常都能很有效地表達「我正在聽」的善意。此外,你也可以藉由幾個句子,帶動對方說話的氣氛,例如:
「然後呢?」
「有意思,那後來呢?」
要注意的是,一個好的聆聽者永遠會讓對方做「主角」,自己永遠是帶動話題的「配角」。

3.表現你正專心聆聽的態度:講者在說話時,聆聽的一方無論是把身體稍稍向前傾、往前挪,或是適時地點頭、回應,都能充分表現出正在專心聆聽的態度。要留意的是,這些肢體語言千萬別使用過度,那可是會適得其反的。

4.適時的抑揚頓挫:聽人說話時,不只適時地回應是必要的,你的回應也必須有些「抑揚頓挫」,如此對方才會更願意跟你說話。例如:
「哇,真厲害!」
「真的嗎?有這種事?」
「了不起,您真有一套!」
適時加入類似的句子,對方一定會話匣子大開,說得更開心。當然,你得真的用對地方,否則同樣也會適得其反。如果次數過多,會顯得黔驢技窮,找不到其他變化;或是對方很可能會感覺你在唬弄他。因此,通常一次對話當中,頂多使用一、兩次即可,千萬不可一用再用。

5.表達感恩的心情:說法有很多,重點是務必清楚地說出口。例如:
「與君一席話,勝讀十年書!」
「謝謝你,讓我學到不少。」
「學到這麼寶貴的經驗,真的很感謝!」
「謝謝你,這些話對我很有參考價值。」

溝通大師戴爾‧卡內基(Dale Carnegie)曾經說:「人類最深層的欲望,就是渴望得到別人的重視。」換句話說,每個人都需要得到他人的認同與關切。當你向對方表達感謝之意,就等於滿足了對方渴望獲得重視的欲望。更重要的是,這份感謝不但必須發自內心,而且要懂得適切表達。當你表達自己的感謝之意,對方也獲得滿足,可想而知,他一定也會對你心懷感謝。(