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11種整理技巧,思考更清晰,工作效率高

2019-11-16 01:50:01
Managertoday
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辦公桌面亂七八糟;想找枝能寫的筆,怎麼也找不著;前幾天才交換來的名片,現在不知道放哪兒去了……,你也有這樣的困擾嗎? 面對不擅整理、收納的缺點,很多人常會歸因於自己生性懶散、粗枝大葉,

辦公桌面亂七八糟;想找枝能寫的筆,怎麼也找不著;前幾天才交換來的名片,現在不知道放哪兒去了……,你也有這樣的困擾嗎?

面對不擅整理、收納的缺點,很多人常會歸因於自己生性懶散、粗枝大葉,但是《大整理術》作者坂戶健司認為,無論是桌面紊亂或日程管理不善,根本原因都是出在個人心理問題:思緒雜亂的人,自然無法妥善地規畫、分類身邊的事物、時間,甚至是接收到的資訊。

要成為整理高手,並不是直接就從生活環境開始下手,而必須先整理自己的頭腦、心靈與時間。

頭腦的整理:思考更清晰
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1. 勤作筆記:**作筆記有助於問題的整理。無論是利用圖像或文字,只要能將腦中模糊的想法或印象「具象化」,思緒就會變得更清晰;與問題相關的癥結點,也能在紙上一目瞭然。

2. 學習獨處,做些「非數位化」的事:現代人每天花很多時間坐在電腦前,但長期身陷「非1即0的世界」,很容易讓腦袋僵化;因此,若能抽空做些「非數位化」的事,例如畫畫、讀書等,將有助於磨練個人的感性與感受力。

此外,一個人走路、旅行或寫文章,這類能夠在不受他人影響的情況下沉澱情緒的事情,也是澄清腦袋的好方法。

3. 做好最壞的打算:要讓心情保持平靜、無論遇到任何事都能沉著應對的祕訣在於「事先預設最壞的狀況」,因為預先已經設想過所有情況,並且擬妥對策,就比較不會因為未知狀況導致心情焦躁不安。

時間的整理:工作有效率
****4. 切割一天24小時,劃分思考、作業和發想區塊:
設定不同的時段做不同類型的事,可以集中使用特定腦力。

例如,將中午之前的時間設定為「思考時間」,在沒有雜念的情況下規畫一天的工作、思考簡報內容,或是處理懸而未決的問題;中午過後則是「作業時間」,迅速地依序完成無須動腦的工作;通勤時間、睡覺之前或任何獨處的時段,則可設定為「發想時間」,用於整理私人情緒或生活中的靈感與發想。

5. 以「倒推法」安排行程:在安排日程之前,必須先掌握「最終目標」(例如提案日期、交貨期限等),然後再以此目標為基準,構思在期限之前所有可能的工作流程,並且預估必須花費的時間,由「終點」往前推算每一個時間點必須做什麼,一一將預定工作填入日程規畫中。

6. 一心多用:訓練自己一心多用,用同樣的時間完成多項相關任務,可以更有效率地完成工作。例如,在外跑業務時,同時物色公司商品展示會的會場地點。

而要在同時間內完成多項任務,則表示在頭腦裡或心裡,必須同時思考好幾個課題。例如,跑業務是為了達成銷售目標、商品展示會是為了有效達成新產品的宣傳效果,其他課題則可能是「尋找新客戶與市場」或「調查競爭對手的狀況」等。(本文取材自《大整理術》,麥田出版。整理/郭子苓)

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