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花80%時間溝通, 讓對的人有對的資訊

2019-11-14 00:48:06
Managertoday
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你知道,專案經理通常把80%的時間花在哪裡嗎? 不是計畫,亦非執行,答案是溝通。《專案管理知識體指南》(PMBOK® Guide)對於專案溝通管理的界定是,「確保能適時、適當地產生、蒐集、發布

你知道,專案經理通常把80%的時間花在哪裡嗎?

不是計畫,亦非執行,答案是溝通。《專案管理知識體指南》(PMBOK® Guide)對於專案溝通管理的界定是,「確保能適時、適當地產生、蒐集、發布、儲存、擷取及最終處置專案資訊」所需的一系列流程,包括辨識利害關係者、規畫溝通、發布資訊、管理利害關係者的期望,以及報告績效等。

簡單說,在執行專案時,所謂有效的溝通,就是在不同利害關係者之間,搭起一座橋梁,無論是定期發布專案績效,或是當專案內容變更時,都要即時讓利害關係者知道。溝通,「就如同支撐專案管理、讓其穩固的骨幹一般,」《專案管理立即上手》(project management)指出。

3步驟做好溝通管理

 根據《專案管理知識體指南》,溝通管理分為3步驟:

1.規劃溝通管理(Plan Communication Management****):

依據利害關係人的資訊需求,發展溝通計畫。專案經理的基本工作是「定期」發布績效資訊給利害關係人,且若專案出現變更也要立即通知。管理其他資訊考慮的因素包括:誰需要什麼資訊?他們將於何時需要?資訊應該如何儲存,以何種形式儲存?並且把時區、語言障礙和跨文化因素納入考量。

2.管理溝通(Manage Communications****):

依照溝通規劃管理書,蒐集、分派、處置資訊的流程。但更重要的是被利害關係人已經接收並了解需要的訊息,所以溝通的方法非常重要。溝通方式主要可分為:互動式溝通(會議、電話)、推進式溝通(電子郵件、報告、傳真)和拉式溝通(內部網站、資料庫)。

3.控制溝通(Control Communications****):

屬於專案生命周期中的「監控」流程,要確保專案利害關係人的資訊需求被滿足,溝通管理流程能重複執行。
 
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