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老闆很忙、請講重點, 3對策讓高層專心聽你簡報

2019-11-17 02:53:44
Managertoday
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為了向大老闆做簡報,你熬了好幾天夜準備,卻在上台報告的1分鐘內,就發現台下的高階主管們全都心不在焉,到底是哪裡出了問題? <span style="color: #0000ff;">[<sp

為了向大老闆做簡報,你熬了好幾天夜準備,卻在上台報告的1分鐘內,就發現台下的高階主管們全都心不在焉,到底是哪裡出了問題?

《30秒決定老闆聽不聽你的》作者費德利克‧吉柏特(Frederick Gilbert)指出,這是因為你沒搞清楚高階主管對簡報的期待,對他們而言,「時間」可是比什麼都寶貴,如果短時間內聽不見有助於決策的資訊,他們寧可把力氣花在其他地方。書中根據高階主管常見的「聽講習性」,提出相應的3個對策:

特性1:超級沒耐心

對策:準備30秒訴求,速戰速決。

簡報教學常見的說故事技巧,其實是高階主管的地雷!他們每天要開那麼多會、聽那麼多簡報,又背負著決策壓力,當然沒空聽你說故事。因此,你最好準備好一份30秒的強打訴求,清楚表明與會者必須做出什麼決定。

你可以參照「電梯簡報」常用的「PREP架構」,以簡短有力的陳述,快速得到提案結果。P指「立場」(position),用一句話開場,說明基本訴求,以及採納該訴求的投資報酬率;R是「理由」(reason),解釋此訴求對公司的重要性;E指「證據」(evidence),舉例或提出數據支持前述主張;最後再回到「立場」(P),重述基本訴求做結。

特性2:邊聽邊看手機

對策:適時提問,拉回注意力。

長年的公務繁忙,使得高階主管們練就一心多用的本事,一面盯著電腦、一邊看智慧型手機、還能一邊聽你簡報,你不需要太過在意他們是否分心。

不過,如果你察覺到「很多」高階主管都「人在心不在」,還是可以適時地詢問大家是否該繼續簡報,或是需要再做調整、重新提報。通常這麼一問都能拉回主管們的注意,認真思考簡報和會議的意義,進一步做出裁定。

特性3:中途離席

對策:先點名感謝,展現尊重。

你做簡報就是為了徵詢高階主管的意見,如果關鍵決策者突然離席,絕對會妨礙後續決策進度。 因此,假設這次提案的關鍵人物是董事長,你可以在簡報開始前就先點名感謝:「董事長,謝謝您撥冗來參加。」提醒董事長「他的意見真的很重要」,他就比較不會一聲不響地離開。

要是你這麼做了以後,董事長還是在中途起身離開,你可以中斷簡報,透過以下提問,化解重要決策者缺席的困擾:「董事長,我知道您要離開,請問您希望我怎麼做?我很樂意另外安排時間和您報告,或是等您辦完事情回來再繼續簡報。」

(本文取材自《30秒決定老闆聽不聽你的》,天下雜誌出版。)
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圖片來源 / Wikipedia