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真正的簡報高手!在開口前,就能贏得聽眾好感

2019-11-13 14:35:46
Managertoday
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某位業務人員向遠道而來的客戶進行了非常完美的簡報,不但內容充實、提案條件對於對方來說也很有利,他自信滿滿地等待客戶點頭,沒想到,客戶的回答卻是:「NO。」 原來,當客戶抵達車站時,這位業務

某位業務人員向遠道而來的客戶進行了非常完美的簡報,不但內容充實、提案條件對於對方來說也很有利,他自信滿滿地等待客戶點頭,沒想到,客戶的回答卻是:「NO。」

原來,當客戶抵達車站時,這位業務人員因為急著帶人前往目的地,沒有幫忙提行李,讓客戶耿耿於懷,讓這場提案還沒開始,就註定以失敗收場。

日本知名心理學家、簡報達人內藤誼人在不用PPT也能說服人的簡報心理術書中指出,其實,比起內容,「人」才是簡報成功的關鍵,如果做人失敗,就算簡報內容再有吸引力,對方也不會接受。

乍聽之下,內藤誼人的觀點似乎認為簡報內容一點都不重要,但是,他也解釋,從心理學的角度來看,「怎麼說」其實比「說了什麼」更為重要。這是因為口語表達中,「非語言」訊息佔了整體溝通的70%,語言表達真正發揮的功用,只占30%。

南加大心理學教授Donald H. Naftulin就做了個小實驗,請來一位演員假扮博士,在教育學會上發表內容毫無根據、邏輯也支離破碎的演講稿,Naftulin事先讓這位演員接受完整的念稿訓練,還故意要這位演員在發表前宣讀他的輝煌學術經歷。現場與會人員包括精神科醫生、心理學家、社會工作者,都是各方專家,但是當演講完畢,有85%的人認為「博士的演講重點非常清楚」,甚至有95%的人認為「內容十分刺激震撼」。這個實驗顯示,只要自信、無懼地進行發表,其實就能獲得高度評價,內容反而是其次。

內藤誼人因此認為,如果不擅長簡報,那就思考「不需要簡報,就能達成目標」的方法:訓練個人魅力!仔細設計發表形式、肢體語言,做些能感動對方的事前準備,同樣也有機會達到預期成果。優秀的簡報者,只要態度沉穩、表達自信、洋溢熱情,會比滔滔不絕的口才、僵硬的發笑橋段,更能吸引眾人注意。

以業務人員的例子來說,如果平常就習慣親切待人,那麼一旦看到客戶行李沉重,便會自然地說出:「我幫您拿。」或是向客戶遞上暖暖包,一邊說:「外頭很冷吧,十分感謝您特地前來。」所謂的事前準備,目標是不用進行簡報,就能讓對方高興、感動,甚至做好接受提案的打算。

內藤誼人甚至認為,第一印象會決定聆聽者對你的信任感,如果簡報者看起來緊張、疲倦或是過於鬆散,就算內容架構再紮實,觀眾實際感受評價也會降低。

除此之外,試著告知觀眾自己的出生地,迅速建立親切感,或是依照人數多寡調整肢體動作,透過眼神接觸不同區域的人等等。針對自己欠缺的能力對症下藥,多多練習,創造個人舞台魅力,才是簡報成功的關鍵因素。

12招達人技巧,讓不擅長簡報的人也能信心大增:

  1. 開場就破題:想傳達的事,盡早傳達,如果還有剩餘時間,就拿來聊天。
  2. 不要照稿念:如果能順利背出開頭的第一分鐘,就能克服緊張,還能給人表達流暢的第一印象。
  3. 先專注地對一個人說話:等到不緊張再環視全場。
  4. 刻意搞笑可能弄巧成拙。
  5. 從服裝、人數到地點,都先進行實況練習。
  6. 要認為自己「很會簡報」。
  7. 讓對方產生共鳴、知道產品與他有關,才會想聽到最後。
  8. 傳達內容愈少愈好。
  9. 標題讓人一目瞭然。
  10. 節奏輕快:因為人們最專注的時間只能持續7分鐘。
  11. 簡報前,先擦亮白板:避免讓人聯想成骯髒的人。
  12. 保有一定程度的緊張:告訴自己「開始緊張了,這麼一來,我一定能展現出最好的一面!」

    (本文取材自《不用PPT也能說服人的簡報心理術》,寶鼎出版。)

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