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挑對組織、跟對老闆,別讓你的好能力被環境埋沒

2012-09-11 中央大學人力資源管理研究所副教授 林文政
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劉副總是國內一家食品大廠的部門主管,對一位廠長賞識有加,將他視為公司重點栽培人物,還曾向總經理提起,「王廠長雖然在公司的資歷不長,但是有很多創新想法與革新做法,很敢衝,也常讓部屬做一些決定,頗受部屬敬重,績效一級棒,很讓我放心,也讓我工作輕鬆許多,可以考慮快一點讓他晉升。」

不久後,劉副總另有重用,被安排去整頓集團分公司,職缺由一位技術出身的資深副總平調接任。往後一年裡,王廠長的單位績效每下愈況,檢討會議中不再神采奕奕;不久後,王廠長離職了,電話中跟老長官劉副總說,「提出的新構想都沒機會落實,權限內的行政調整也都被檢討,幾次與凌副總溝通與爭取,不是被拒絕、就是沒下文,一條鞭的做法,讓我和同仁沒有盡情揮灑的空間,大家都失去動力,績效沒做出來,我也待不下去了,很抱歉,讓你失望了。」

這是人力資源管理與領導統御常面臨的有趣議題:何以傑出人才換了老闆後就不再傑出?或者,為何表現一般的人換了老闆後卻變成傑出?

表現傑出的兩大關鍵:能力與動機、個人與環境契合度

一個人的工作表現,不只受到主觀個人條件(例如,動機與能力)的影響,同時也受到客觀環境的影響。關於個人條件,組織行為學將之歸納出一個簡單的公式:「P(績效)=M(動機)xA(能力)」,亦即績效是個人能力與動機乘積的函數。

至於客觀環境的影響,則是指「個人與環境的契合度」(person-environment fit),學理上將其分成以下4類:

1.個人─組織契合(person-organization fit):指個人與組織的相似性,包括個人人格與組織氣候的和諧性、個人與組織價值的相容性、個人與組織目標的一致性等。

2.個人─工作契合(person-job fit):指個人與工作特性的相似性,又稱為需求─供給的契合性,包括兩種主要類型,第一種是個人特性(知識、技能和特質)和工作特性的契合;第二種則是個人需求、期望與偏好和工作特性的契合。

3.個人─團隊契合(person-team fit):指個人與團隊成員之間的親和性,例如個人與團隊成員背景的相似程度、個人與團隊成員在目標、價值與人格上的相容度等。

4.個人─主管契合(person-supervisor fit):主要是指部屬與主管之間的相似性,特別是部屬與主管在目標、價值與人格方面的契合程度。

根據上述的說明,一個人能否有傑出的工作表現,取決於個人能力與動機的強弱,以及個人與環境的契合程度。比方說,一個人的能力與動機都很強,但是受限於組織環境,因此很難有傑出工作表現;相反地,如果各種環境要素都能與個人的特性相配適,那麼他的能力與動機將會被高度強化,因而會有更為傑出的工作表現。

避免被環境削弱:取得主管的信任與授權

王廠長的個案,就是個人能力與動機被環境要素削弱的例子。王廠長的個人條件並沒有改變,只是環境改變了(副總換人),而新任副總的價值觀、目標以及領導風格都跟他不契合,因而限制了王廠長在工作上的發揮空間。

諸如王廠長與新主管這種「因為部屬與主管不契合,而影響個人表現」的例子,在中國歷史上不勝枚舉,以下試舉幾個個案:

百里奚和蹇叔是歷史上兩位名相,當他們在虞國時,虞國被晉國所滅;然而,當他們被秦穆公重用,擔任秦國的左右相時,卻能使秦國成為春秋強國。

楚漢相爭時,韓信與陳平在項羽麾下不被重視,因而毫無建樹;及至投效劉邦後,被破格任用,分別在軍事與政治上嶄露頭角,最終成為協助劉邦建立大漢帝國的重要功臣。

三國時,荀彧和郭嘉棄袁紹投曹操,兩人為曹操獻策與分析,讓曹營在官渡大敗袁紹。

在玄武門之變、太子李建成敗於李世民之手後,曾任李建成幕僚的魏徵,被李世民重用擔任諫官,在輔弼唐太宗,使其成為歷史明君上功不可沒。

百里奚、蹇叔、韓信、陳平、荀彧、郭嘉、魏徵等將相臣子,都不是在輔佐原先的老闆時顯得愚笨無能,等到換了老闆之後才變得聰明能幹;其實,他們的能力一直都很傑出,只是因為與先前的上司未能契合,直到遇到了在目標、價值、人格、領導風格上都能與自己相契合的新老闆,取得了老闆的信任與授權,自然得以大顯身手。

由此可見,除了個人的能力與動機之外,個人與環境的契合,也是古往今來的風雲人物之所以能有不凡表現的必要條件。

將「個人與環境契合理論」套用到實務上,每個人都必須為自己負責,思考自己「應該留在哪一種組織裡」「應該從事哪一類的工作」「適合跟哪種人共事」「適合跟隨哪種領導人」,進一步釐清自己究竟在哪種組織環境中,才得以大展抱負、自我實現?

檢視個人與環境契合與否

透過自問自答,釐清自己適合哪種組織環境,進而朝該方向努力,創造一展長才的機會。

  • 適合跟隨哪種領導人?

  • 應該從事哪一類的工作?

  • 應該留在哪一種組織裡?

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一站實現管錢、省錢、提人效!COMMEET 智能費用管理,用 AI 助攻企業憑證數位化與治理升級

2025-12-22 經理人 X 擁樂commeet
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缺工、人工成本攀升、ESG 與內控要求加壓,企業的管理戰場正被迫往後勤延伸。許多中高階主管忙著追逐前端成長,卻忽略一個長期在失血的效率黑洞:財務與業務團隊每天耗在報銷、核單、整理憑證與補帳,拖慢結帳與決策節奏,也消耗企業最稀缺的資源——人才。

「依照政府規定,企業必須建立合規的報銷機制,因為這些資料最終都會回到財報,數據必須可信、可查。每個月的整理、季度或年度的審查,對企業來說都是不可迴避的任務。」COMMEET 創辦人暨執行長洪明楓指出,AI 技術已成熟、數位工具已到位,若憑證流程仍停留在紙本與人工堆疊,企業想提升營運韌性會更吃力,甚至在下一輪競爭中起步就落後。

缺工時代,人才不該被瑣事綁住

缺工已成常態,財務與業務團隊首當其衝。洪明楓表示,財務人員至少花費四成時間投入在逐張核對、Key in 與對帳;同時,在第一線打拚的業務人員還要承受代墊壓力與紙本報銷的瑣碎流程。這些低附加價值的作業,不僅降低效率,更加劇知識斷層與人才流動風險。企業必須認知到,真正付出的成本,其實是「讓專業人才困在不必要的瑣事裡」。

洪明楓進一步梳理企業常見的三大斷點:

第一是數據斷點。由於報銷高度依賴人工輸入與處理,人員異動或交接不順就容易造成資料斷裂,錯誤率上升。

第二是合規斷點。例如:除了統編、金額等基本欄位的誤植很常見;跨部門、子公司規範不一致,也會拉高管理成本;報銷項目合理性與科目錯置也帶來稅務與稽核風險。

第三是時效斷點。報銷延誤會影響結帳,導致管理報表變成落後資訊,預算控管便失去即時性。

而報銷流程的問題,終究回到經營面,牽動專案執行或財務健康。洪明楓直言,「減少事後補帳,做到提前管理才是關鍵!」

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COMMEET 模式,為企業打開治理新價值

「一筆支出從發生到入帳,牽涉預算、權限、付款方式、憑證蒐集、主管審核與帳務處理。」洪明楓建議,企業可導入全台首家智能費用管理系統 COMMEET,整合 SaaS、AI-OCR 與數位企業卡,將分散、仰賴人力的費用流程收斂成一套可稽核、可追溯、可分析的治理機制,讓人才回到營運與策略的主戰場。

「COMMEET 本質上是一套 SaaS,核心是把原本分散、仰賴人力的費用流程整合起來,讓企業用系統而不是人力來管理。」洪明楓說明,這至少帶來三方面的效益:管錢、省錢、省人力。

第一是管錢。COMMEET 將預算控管前移,讓管理層能在支出發生時就看見變化。他以一家日商連鎖眼鏡品牌為例,快速展店帶來跨店費用分攤與新人訓練壓力;在導入COMMEET後,門市人員報帳更直覺、補件減少;總部能即時掌握各據點預算執行,不必等到月底才發現超支,擴店管理更穩定。

第二是省錢。過去,企業長期仰賴員工代墊費用,尤其是海外 SaaS 與 AI 工具的訂閱支出,流程繁瑣、資安與帳號歸屬風險也跟著上升。「員工代墊,本質上就是一張張尚未報帳的應付帳款。」洪明楓指出,透過 COMMEET 數位企業卡,企業能在支出前設定預算、即時控管費用,支出結構回到「企業對銀行」的信用關係,規則更一致、員工體驗也改善。「目前 AI 軟體支付已占企業卡使用量的 25~30%,差旅其次。」他補充,企業支出型態也隨著時代變遷有所不同。

第三是省人力。COMMEET 以系統整合取代重複核對,讓每一筆支出的處理時間縮短約 80%。業務、行銷、店長不必再被補件與逐筆比對牽制;財務也能從庶務抽身,投入規範設計、風險控管與決策支援。

「根據COMMEET的應用數據,約有 3~5% 的費用會因違反報銷規則而被 AI 即時擋下;而這些省下來的金額會直接反映在淨利上。」當控管從月底回頭追認,轉為流程前段即時攔截,企業無疑將獲得更穩的財務體質,以及更高的管理透明度。

憑證數位化,是企業必經的轉型之路

儘管工具齊備,但憑證數位化往往不是企業數位轉型的優先選項,原因很直接:短期看不到業績貢獻、又牽涉財務流程習慣。對此,洪明楓分享,COMMEET 客戶中近 15% 為日商,因為日本《電子帳簿保存法》修法,要求企業同步保存憑證數位檔,以提升查核效率,因此積極落實憑證數位化。

回頭看向台灣,事實上,近年法規也逐步鬆綁,國稅局已允許企業在符合條件下,以電子方式保存多數原始憑證。而下一步的關鍵門檻,在於不繳回紙本後的重複報銷風險。對此,AI OCR 的辨識能力將成為自動化的核心;在前端即完成結構化與比對,流程才能真正輕量化。

目前 COMMEET 已處理超過 160 億元費用與憑證資料,系統已在企業情境中驗證規模。洪明楓預期,AI 的角色將從憑證辨識延伸到簽核、審計與費用監控。「當資料量累積到一定程度,系統可自動判定科目、辨識低風險支出,審計流程也有機會從人工全檢轉為 AI 全檢、人力抽檢,報銷與簽核朝部分自動化邁進。」

邁向 2026 年,企業是時候為憑證數位化打基礎,先梳理、再重構行政流程,讓報銷也能升級為決策級資料來源,為財務監控、風險管理與長期成長掌握更多主動權。

[本文由經理人整合行銷部與擁樂commeet共同製作]

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