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總不小心把客戶電話從3分鐘講成1小時?那你應該這麼做

2019-11-13 02:22:11
Managertoday
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我們都愛客戶,尤其是那些準時給錢,還會尊重你的專業的那一種。有了他們,業績就能達標,公司就會獲利。不過,還有一個問題是:為了維持關係,你總會不小心把一通客戶電話從3分鐘講成1小時,還會寫很多封emai

我們都愛客戶,尤其是那些準時給錢,還會尊重你的專業的那一種。有了他們,業績就能達標,公司就會獲利。不過,還有一個問題是:為了維持關係,你總會不小心把一通客戶電話從3分鐘講成1小時,還會寫很多封email只為了講一件事情。

《創業家》(Entrepreneur)雜誌提醒,你可能會不小心花太多時間和客戶聯繫和溝通,進而影響其他工作的效率,同時也會浪費客戶的時間。為了你,也為了對方,你應該嚴格控管與客戶聯繫的情形。文中提出4個方法,讓你跟客戶交談不再隨便瞎哈拉:

1.為客戶來電設定時限

當你一接起電話,就先跟客戶說你正在做什麼事,或是等一下要開個會,大概只有10分鐘的時間。你可以這麼說,「不好意思,我10分鐘後還有其他約,我們先針對____的部分做討論好嗎?」

這個提問也能幫助客戶想想,他最希望和你討論的是什麼,集中力道解決一個議題,其他談不完的,可以請客戶用email跟你聯繫。

2.一件事情在一封email內說完

在發送email前,先想一想你寫得夠清楚嗎?避免讓客戶用email往返來確認細節。你可以嘗試用公眾演講的架構來寫email:先說明主題→再說明內容→最後以你的建議做結。

給個例子:「這封信是要說明你要我找的10月頒獎晚會地點。我一共找了7個地點,詳述如下…。我認為3和7是比較可行的,因為…,你可以再參考看看。」記得把時間和地點寫清楚,方便客戶之後運用檢索功能,就比較不會來電確認你已經給他的資訊。

3.幫忙客戶把資訊分門別類

有時候客戶靈光一閃就會寄信給你提問,每封信裡還會夾雜很多個訊息,你必須試著幫他們釐清問題。具體方法是把每個問題都拆解成單一的email來回覆,並打上清楚明瞭的信件標題,方便客戶檢索、回顧、追蹤。不過,如果你必須隨時更新資訊給客戶,Google Drive會是比email更好的工具。

4.如果客戶凹你,就追加預算

只要是客戶,都會努力說服你「買菜送蔥」。預算抵定後,他們常常會說,「能不能多做一點…」。小到活動會場的茶水,大到多邀一個講者或名人,都會想要凹凹看。

為了減少彼此拉鋸的時間,你可以先說清楚能追加的程度,而這些都是看在客戶的面子上,你才願意多做一點什麼。接著,點出你做不到的部分,和客戶表明如果要做,就鐵定要加預算。最後,實際估算要追加的金額,並說明為什麼這些要求必須加錢才做得到。

這個方法,是為客戶的要求設定邊界,提醒他不要隨便越界,徒增彼此的麻煩。只要是個明事理的客戶,一定能夠理解,就不會再浪費時間凹你了。

原文出處 / Entrepreneur

圖片來源 / starmanseries via Flickr, CC Licensed