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這5件事,你根本不該用email溝通!

2019-11-14 01:00:49
Managertoday
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Email我們天天都在用,但你是否接到某些信的時候,心裡不禁發出「這幹嘛用email講啊」的哀號。如果碰上以下情況,盡量不要使用電子郵件溝通,多想一下可以省掉很多麻煩。 ###1.要講的事情冗長又複

Email我們天天都在用,但你是否接到某些信的時候,心裡不禁發出「這幹嘛用email講啊」的哀號。如果碰上以下情況,盡量不要使用電子郵件溝通,多想一下可以省掉很多麻煩。

1.要講的事情冗長又複雜

收件人通常偏好迅速處理郵件,而且一般都在螢幕上閱讀,太長或太複雜的事情不適合用這種方式處理。如果你真的得用email交代一件龐雜的事情,務必好好安排內容結構,以簡短的招呼開場,寫出要報告的重點或要求,告訴收件人你需要怎樣的回應,最後做結尾。使收件人可以迅速瀏覽,先找出重點,之後有空再細讀。

2.太多問題要解決或解釋清楚

一件事若有許多疑問需要解答,使用email很容易出現一問一答郵件往返,再問再答再寄再收的惱人循環。有時候,如果你能拿起電話,或走到那個同事身邊直接溝通,雙方都會省時省事很多。

3.不夠謹慎

在傳送email前,你應該先自問:如果內容被張貼在公司布告欄上會怎樣?因為這種狀況完全可能發生。要複製、列印或轉寄一份email非常快。絕對不要在電子郵件上說同事或老闆壞話、談情說愛、幫忙傳話或討論辦公室八卦。

你可能想說你和對方馬上刪除郵件,清除垃圾桶就不會被抓包。但!請注意,你的郵件仍可能在網路的某個角落漂流。像是你公司IT部門的同事很可能有公司主機電腦的備份,所以你在郵件上說的任何話,都有機會在你最意想不到的時候,向你反撲。其結果會讓你非常糗,嚴重一點甚至害你被fired。

4.當你生氣的時候

當你寄出一份充滿憤怒文字的電子郵件,對方可能一讀再讀,或轉寄給別人,做為對付你的把柄。氣呼呼的時候千萬不要寫電子郵件,否則稍有不慎,一時憤怒、脫手而出。

5.當內容很情緒化、很敏感

使用電子郵件,就表示溝通過程少了肢體語言、語氣、手勢或姿態來幫助對方解讀訊息,因此容易造成誤解,很可能得罪了收件人尚不自知。

如果討論的主題很情緒化或敏感,或你覺得你的話也許遭人誤解,就選擇面對面來處理會好得多。考量用什麼方式傳達意見會比較好時,先站在對方的位置上想一想,總是最好的辦法。他讀到你的信時會有什麼感覺?你的主旨與意圖表達得夠不夠清楚?

總結一下,電子郵件未必是最好的溝通方式,以下狀況打電話或面對面溝通會更好:談判、只需「要」或「不要」的立即答覆、討論敏感或隱私的事、不想讓自己顯得太脅迫人、希望保密的事。

(本文摘錄自《天哪!我居然CC給他》,大是文化出版)

圖片來源/ShutterStock