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老闆沒空看細節,報告摘要這樣寫才對!

2019-10-22 03:49:50
Managertoday
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上周開會,小李被老闆交辦研究A合作案可行性。小李做功課後發現,A合作案可能會讓公司賠錢,於是他花了整整三天把來龍去脈寫成萬言書,瘋狂查數據、做表格,並趕在周末前把報告上呈老闆。 沒想到,老闆收到報告

上周開會,小李被老闆交辦研究A合作案可行性。小李做功課後發現,A合作案可能會讓公司賠錢,於是他花了整整三天把來龍去脈寫成萬言書,瘋狂查數據、做表格,並趕在周末前把報告上呈老闆。

沒想到,老闆收到報告後只草草翻了幾頁就擱到一旁,並丟下一句「下次再提」,瞬間打翻小李這幾天來的努力,也打亂了他準備好要迎接周末的好心情。

如果你跟小李一樣,想要抓住日理萬機老闆的眼球,那麼你在撰寫報告時,一定要掌握住撰寫執行摘要(executive summary)的5大原則。《公司》雜誌(Inc.)指出,很多人都誤以為執行摘要就是整份報告的「摘要」而已,但其實真正的目的在於「建議老闆怎麼做」,而非單純「提供資訊」。

1.點出問題、需求或目標

用一到兩句話解釋你為什麼需要老闆做出此決定,問題或目標愈具體愈好,最好能有精確數據輔佐。

例如:由於電信傳輸的耗損,造成我們每年高達1000萬元的赤字。

2.陳述預期的成果

同樣用2句以內的文字,陳述上述問題獲得改善後的預期成果。

例如:根據我們預測(詳見附檔文件第1段),降低上述傳輸耗損可以增加2成的收益。

3.提出預想的解決方案

用簡短的篇幅描述你的解決方案,串起步驟1的問題和步驟2的成果,並在每一個段落中,註記詳情請見某段落,同時盡可能將解決方案化為可操作的幾個步驟,增加可讀性。

例如:根據上述問題,我們建議採取以下對策:1. 購買先導系統,允許內部在測試新軟體時,不會影響日常營運。(有關先導系統的細節,詳見附檔文件第4段)

4.解釋如何克服風險

每個商業決策都免不了風險,因此在建議主管做出某個決定時,也要同時把可能遇到的問題預先列出來,並說明你會如何克服它。
切記,盡量保持內容簡潔精煉,並遵循前幾個步驟的做法,註記相對應詳細內容的段落,讓有興趣進一步深入瞭解的主管,可以輕易找到相關細節。

例如:重整部門的過渡期可能會影響服務品質,但我們會預先提供服務指南,減少影響層面。

5.提出你希望老闆做的決定

最後,提出你希望老闆做出的決策,並明確指出可能支出以及需要做出決定的期限。

例如:為了在不影響營運的情況下完成這個專案,我們需要在IT部門下一季的預算中增加200萬元。

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原文出處 / Inc.