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寄出e-mail前的5個檢查, 邀約信不再石沉大海

2019-11-15 21:33:59
Managertoday
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公司要辦活動,請你負責邀請幾位重要嘉賓。為了避免唐突聯繫,你先寄出一封e-mail,向對方說明活動規畫及邀約之意,想說之後再去電確認。左等右等了一兩天,對方卻毫無回應,你忍不住想,到底是對方沒收到信,

公司要辦活動,請你負責邀請幾位重要嘉賓。為了避免唐突聯繫,你先寄出一封e-mail,向對方說明活動規畫及邀約之意,想說之後再去電確認。左等右等了一兩天,對方卻毫無回應,你忍不住想,到底是對方沒收到信,還是你的信寫得不夠好?

台灣獨立出版社「逗點文創結社」總編輯陳夏民,以多年行銷、策展經驗,指出撰寫邀約信需注意的5大要點:

1.注意基本禮儀:

按下寄出鍵之前,務必再三確認收信者與信中稱謂是否吻合、檢查附件是否附上、提供的資訊是否正確。雖然這是最基本的禮貌,卻是許多人常犯的錯誤,不得不慎。

2.清楚說明報酬:

每個案子都有預算限制,最好一開始就先告知受邀嘉賓你可以提供的報酬,千萬不要等到對方開價之後,才發現對方喊出的價碼與預算相衝突,導致雙方進入殺價階段,不但浪費時間,也很消磨彼此的耐心。

陳夏民提醒,如果沒有直接告知價碼,等到對方答應之後才發現報酬太低,反而讓對方陷入尷尬難堪的境地,答應也不是,回絕也不是。通常這個狀況一旦發生,雙方很難會有下一次的合作機會,公司的形象也會受損。

3.設下回覆期限:

眼看受邀者遲遲不回,你以為他沒興趣,就轉而找其他人合作。不料,就在期限前最後一天、甚至過期後,你突然收到了他答應的回覆。

為了避免發生這個窘境,建議在信中加上一句:「若您方便,希望在幾月幾號下班前,得到您的同意。」一方面告知對方期限,另一方面也讓自己有應變的空間,不致於為了等待而耽誤進度。

4.公事公辦:

有時候,你想邀請的對象可能是朋友,因為彼此交情好,就忘了專業的界線,書信往返內容充滿平常講話的玩笑口氣。

永遠別忘記,公事就是公事,收件人名單裡可能還有其他人,為了不損及你和對方的專業形象,語氣內容一定正式。

5.再讀一遍:

寄出信件前,就算再怎麼有把握,都務必逐字逐句再讀一次,最好能念出聲音,確保做到「零錯誤」。

(本文取材自《讓你咻咻咻的人生編輯術》,日初出版。)
圖片來源/ Shutterstock

重點提示

1.基本禮貌

檢查對方稱謂、信中資訊是否正確。

2.明說報酬

出席費用說明清楚,避免討價還價。

3.設下期限

告知對方回覆的最後期限,以免一再空等、無法另行邀約。

4.公事公辦

即使與受邀者相熟,也要維持專業、正式口吻。

5.再念一次

寄出前重讀一遍,確認沒有錯字與錯誤。