公司要辦活動，請你負責邀請幾位重要嘉賓。為了避免唐突聯繫，你先寄出一封e-mail，向對方說明活動規畫及邀約之意，想說之後再去電確認。左等右等了一兩天，對方卻毫無回應，你忍不住想，到底是對方沒收到信，還是你的信寫得不夠好？

台灣獨立出版社「逗點文創結社」總編輯陳夏民，以多年行銷、策展經驗，指出撰寫邀約信需注意的5大要點：

1.注意基本禮儀：

按下寄出鍵之前，務必再三確認收信者與信中稱謂是否吻合、檢查附件是否附上、提供的資訊是否正確。雖然這是最基本的禮貌，卻是許多人常犯的錯誤，不得不慎。

2.清楚說明報酬：

每個案子都有預算限制，最好一開始就先告知受邀嘉賓你可以提供的報酬，千萬不要等到對方開價之後，才發現對方喊出的價碼與預算相衝突，導致雙方進入殺價階段，不但浪費時間，也很消磨彼此的耐心。

陳夏民提醒，如果沒有直接告知價碼，等到對方答應之後才發現報酬太低，反而讓對方陷入尷尬難堪的境地，答應也不是，回絕也不是。通常這個狀況一旦發生，雙方很難會有下一次的合作機會，公司的形象也會受損。

3.設下回覆期限：

眼看受邀者遲遲不回，你以為他沒興趣，就轉而找其他人合作。不料，就在期限前最後一天、甚至過期後，你突然收到了他答應的回覆。

為了避免發生這個窘境，建議在信中加上一句：「若您方便，希望在幾月幾號下班前，得到您的同意。」一方面告知對方期限，另一方面也讓自己有應變的空間，不致於為了等待而耽誤進度。

4.公事公辦：

有時候，你想邀請的對象可能是朋友，因為彼此交情好，就忘了專業的界線，書信往返內容充滿平常講話的玩笑口氣。

永遠別忘記，公事就是公事，收件人名單裡可能還有其他人，為了不損及你和對方的專業形象，語氣內容一定正式。

5.再讀一遍：

寄出信件前，就算再怎麼有把握，都務必逐字逐句再讀一次，最好能念出聲音，確保做到「零錯誤」。

（本文取材自《讓你咻咻咻的人生編輯術》，日初出版。）
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重點提示

1.基本禮貌

檢查對方稱謂、信中資訊是否正確。

2.明說報酬

出席費用說明清楚，避免討價還價。

3.設下期限

告知對方回覆的最後期限，以免一再空等、無法另行邀約。

4.公事公辦

即使與受邀者相熟，也要維持專業、正式口吻。

5.再念一次

寄出前重讀一遍，確認沒有錯字與錯誤。