Managertoday 經理人

矽谷最有說服力的女人教你,向高階主管簡報必知的五大要點!

2019-11-20 23:00:15
Managertoday
https://3.bp.blogspot.com/-Uu65Ol6_9RQ/VZZckywNtuI/AAAAAAABC_4/om9AKZ8xz5U/s1024/
高階主管是很難說服的一群人,他們往往時間緊迫,只能給你一點時間。雖然大多數的觀眾也是如此,但面對高階主管,你的用詞必須更精準簡練,才能讓他們覺得你提供的資訊有助於他們做出重要決策。 此外,**好戲不

高階主管是很難說服的一群人,他們往往時間緊迫,只能給你一點時間。雖然大多數的觀眾也是如此,但面對高階主管,你的用詞必須更精準簡練,才能讓他們覺得你提供的資訊有助於他們做出重要決策。

此外,好戲不要擺在後頭,對他們做簡報,時間不宜拖太長,也不要把重點放在最後,一開始就要讓他們知道,你對他們有幫助。他們希望你趕快進入重點,他們沒時間,也沒心情聽你妙語如珠,你會發現他們經常急著打岔,即使接下來的三張投影片,你就能回答他們的問題。

因此,對高階主管做簡報時,重點要放在協助他們更有效率、更輕鬆的做決策,做法包括:

說重點

假裝你只有五分鐘,儘管你被分配到三十分鐘,你準備了三十分鐘的簡報內容,也要假裝你只有接下來的五分鐘,這樣能迫使你簡潔扼要的解說他們最關心的事,例如重大的發現、結論、重要建議與行動號召。先簡明說出這些要點,之後再深入探討各項輔助數據或次要重點。

提供所需一定要切題

若他們要你提供印尼工廠剛發生的最新資訊,你就先說明這點,之後再談其他。他們找你做簡報,是認為你能填補這塊資訊空缺,因此要盡快針對問題回答。

設定期待

一開始就讓觀眾知道,在這場三十分鐘的簡報,你會先花五分鐘做重點摘要,接下來的時間將進行討論。大多數主管若知道很快就能提問,都會耐心的給你五分鐘,讓你先報告重點。

製作摘要投影片

以幾張摘要投影片,清楚簡明的秀出你的主要論點,其他投影片則當作附注說明。你可以運用 10% 的經驗法則,如果你有五十頁的附注投影片,就只要在一開始秀出五頁的摘要投影片。做完摘要簡報之後,就可以讓觀眾主導對話。通常高階主管會想深入探討有助於決策的論點,這時你可以很快從附注投影片中,找出輔助說明。

排練

簡報之前,可先找個曾經成功說服高層主管的人,幫你檢視你的簡報內容,並給予你中肯的建議,你的訊息是否夠簡明扼要?摘要投影片是否把所有內容濃縮為可快速瀏覽的重要見解?是否遺漏了觀眾想要知道的事項?

聽起來有很多事情要做吧?向高層主管團隊做簡報,不僅是一件極有挑戰性、會讓人很有成就感的事,也可能為你開啟許多機會。所以,務必精準掌握要點,讓這些擁有極大影響力的人成為你的強力後盾。

《跟誰簡報都成功》 from Readmoo電子書

延伸閱讀/

老闆很忙、請講重點, 3對策讓高層專心聽你簡報

日本簡報達人:公司不需要不懂簡報的員工,90%的工作由簡報決定!

(本文出自於《Readmoo閱讀最前線》,原文請點此。)

圖片來源/Chris Guillebeau via flickr, CC licensed