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每天10分鐘「跟自己開朝會」,擠出時間解決工作困擾!

2019-11-20 01:49:37
Managertoday
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每天一進公司,你的時間總在不知不覺中被消耗殆盡:先和老闆報告任務進度,再交代部屬追蹤業務狀況,緊接著還和同事開動腦會議,發想下半年可以推行的專案…… 你就像是隻無頭蒼蠅,總被其他人排定的截止日期和會

每天一進公司,你的時間總在不知不覺中被消耗殆盡:先和老闆報告任務進度,再交代部屬追蹤業務狀況,緊接著還和同事開動腦會議,發想下半年可以推行的專案……

你就像是隻無頭蒼蠅,總被其他人排定的截止日期和會議時間追著跑。好不容易忙完這一切,下班時間就快到了,一整天下來,根本沒空集中精神,好好想想自己到底在做些什麼。

在日本被譽為「夢想.現實規畫師」的山山竒拓巳建議,你必須有意識地保留「一個人思考的時間」,才能在忙亂行程中,找出改善工作、發揮創意的方法,推進工作也解決困擾。

不過,他在《一個人的會議時間》中寫道,這樣的思考時間絕不會憑空出現,而是要靠自己主動安排。而且,雖然是「自己跟自己開會」,還是要像在公司開的集體會議一樣,透過辯證和思考,找出問題的解決辦法。你可以利用搭車上班的途中,或是吃早餐的時候,遵照以下「議程」,每天撥個10分鐘,和自己來場早會:

1.破冰:向自己報告近況

跟自己開會的第一步是暖暖身,盤點目前的身心狀況,包括:問自己近來最開心的事情是什麼、隨手寫下心情小語,或是述說最近令你印象深刻的事。

在這個階段,你還不需要深入思考工作的難題,只要簡單描述近況,把焦點放在自己身上,再漸漸進入自我對話的狀態裡。

2.提問:把煩惱轉成「該怎麼做」

在回顧自己的近況時,你會逐漸察覺心中的煩惱來源,像是「剛寫好的企畫書有點無趣」「趕不及在截止日期前交報告」「新產品的銷量很慘」「想請A同事幫忙,但沒有勇氣開口」等等。先逐一寫下所有煩惱,再問自己「該怎麼做才能解決困擾?」,鼓勵自己找到可能的解答。

如果是「企畫書寫得無趣」,你可以試著把問題轉化成:「該怎麼做,企畫書才會變得更有趣?」「找人討論,能不能得到有趣的點子?」接著再思考該找誰討論,或是有沒有其他點子可以參考。最後,仔細列出自己在這場會議上產生的意見,並思考其可行性。

山山竒建議,每次會議最好只「鎖定一個煩惱」,才不會因為問題太大、太龐雜,覺得痛苦而放棄解決。

3.選定方案:放入待辦清單

透過和自己開會的過程,你會找到很多方法來解決困擾,把任務帶往正向發展。山山竒提醒,即使是一個人開會,也要記得做會議紀錄,把認為可以執行的方案列在待辦事項之中,並且依照時程,填進行程表裡,提醒自己一定要做到,才能真正改善工作中的煩惱。

延伸閱讀:

  1. 每個月和自己開一場會,用13個問題,找出內在渴望
  2. 面對人生的考卷,先找到問題,才能寫對答案!

(本文取材自《一個人的會議時間》,大田出版。)