韋惟珊
一學就會，效率翻倍 Excel工作術
3大Excel排序功能：輕鬆把資料分類！最常用的資料整理法
如果你是 Excel 的常用者，應該能深刻了解「排序」的好處：協助你將資料「分門別類」，把相同類型的資料排列在一起，方便閱讀，從中看出數據的脈絡。但假如你以為 Excel 只能幫你按照筆畫多寡和數值大小排列順序，那可就太小看他了！這次一樣先從基礎的排序功能介紹起，接著再分享超厲害的自訂排序功能喔。
以下範例是業務主管（管理人員）有一筆業績獎金，打算發放給業務員做績效獎勵，而手邊的「業績資料表」是唯一的參考依據。該怎麼整理這份資料，他才能看出業務員的表現，以設定獎金分配的比例呢？
3 大 Excel 排序功能教學！輕鬆把資料分類
【Level 1】單一欄位排序：依照業務員的業績排出前三名
假如公司規定，只有當月業績前三名才能平分這筆獎金。那就請 Excel 按照每個業務員的「銷售金額」多寡排出名次，銷售金額愈高的業務員，名次愈前面，馬上就可以看出前三名啦！這個功能就叫做「單一欄位排序」。
操作方法只需要點選 3 個地方：
- 先選擇「銷售金額」那一欄的任何一個儲存格
- 再點選「資料」索引標籤
- 找出「排序與篩選」點選「Z→A」
大功告成了！ Z→A的意思是「由大到小」「由筆畫多到筆畫少」排列，如果你想要倒過來變成「由小到大」，就選擇A→Z即可。
【Level 2】多個欄位排序：在黃金銷售地區裡，看出業務員的業績排名
如果是因為第一區的業績暴量成長，公司才提撥獎金要獎勵第一區的業務員，那光排列業務員的業績名次也沒用。
Excel裡的「多個欄位排序」可以幫你是針對兩個以上的分類來排列順序，概念其實很好理解，就是讓Excel一次將兩個欄位都排列出順序，讓資料做更細部的分類歸納。
回到這個例子，主管要先把相同銷售地區的資料整理在一起，再排出各地區的業績名次，也就是要將「銷售地區」欄當作第一層的排序分類，而同個銷售地區中的資料再以「銷售金額」當作第二層的排序分類，由大至小的排列。
該怎麼做呢？
- 一樣找到「資料」索引標籤
- 點選「排序與篩選」中的「排序」
- 在出現的排序對話框中，找到「欄」的「排序方式」 選擇「銷售地區」（大分類）
「順序」則是選擇「A→Z」
意思是請Excel將資料按照銷售地區分類排列，決定順序的方法是按照筆畫，筆畫愈少的排在愈上面，筆畫一樣的就整理在一起，所以同為「第一區」的資料就會並列。接著建立第二層的分類。按下「新增層級」
- 在「次要排序方式」選擇「銷售金額」（次分類）
- 順序設定為「最大到最小」
Excel就會將該地區業績最高的業務員放在第一位。
完成後，主管只要找到屬於「第一區」的一整塊資料，就能直接看見業績最好、最值得獎勵的業務員是誰了！
【Level 3】自訂清單排序：不依照筆畫和數值大小，排列順序由你決定
Excel最常用來排順序的規則就是「數值大小」和「筆畫多寡」，但應用到報表製作上，你可能要將銷售資料「由北到南」的地區排列，但Excel沒有按「地理」排列的規則，它怎麼知道北區是在南區的北方？該怎麼讓報表依照北區、中區、南區的順序排列？
這時候你需要的是「自訂清單」！
它讓你跳脫Excel既有的排列限制，根據自己心中的順序來整理資料。做法有一點點複雜，但學會之後超級好用！
這樣做：
- 一樣找到「資料」索引標籤
- 點選「排序與篩選」中的「排序」
- 在出現的排序對話框中，找到「欄」的「排序方式」 選擇「銷售地區」
- 「順序」則是選擇「自訂清單」
- 在自訂清單的對話框、清單項目裡輸入你想要的順序：北區→中區→南區
每輸入一個項目就要按Enter斷行，Excel才知道他們是不同的項目喔！ - 輸入完清單後點選「新增」，自訂清單就建好了
- 確定清單無誤，就點選「確定」回到排序對話框
- 這時候排序裡的「順序」會從「自訂清單」改為你輸入的「北區, 中區, 南區」囉，按下「確定」
順利完成後，所有資料就會從北到南的排列！其實，不論是排東西南北，或是按照部門別排列，還是按照總經理到基層員工的順序整理資料，只要你設定自訂清單，都可以輕鬆辦到！學會了嗎？
