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每個人都要有的3個書櫃!微軟總經理最強書籍管理術,第一步是先把暢銷書扔掉

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2015-11-14
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你家有幾個書櫃呢?在微軟日本分公司擔任十年總經理的成毛真認為,書櫃不只會影響他人對你的看法,也關乎你未來的人生,因此成功人士都很在意書櫃。架上只放暢銷書的人庸俗無趣,放滿工作書籍的人又無法吸收新知識,如果希望改變自己的氣質,就先從書櫃著手。

甚至,只有1個書櫃還不夠,3個書櫃才夠用!並不是每本書都有一讀再讀的價值,用3個書櫃一步步篩選淘汰,留下真正重要的書,才能讓自己和藏書一起成長。成毛真提出,每個人家裡都應該有這3個書櫃:

1. 新鮮書櫃

新鮮書櫃是為新購書本和待讀書本準備的暫放空間,例如隨手買回家的書籍,不用做特定的分類,也不必讀完一本再換下一本,經過大致閱讀後,決定哪些具有反覆閱讀的價值,接著收藏至「主要書櫃」。

2. 主要書櫃

這個書櫃擺放著能夠長期收藏的書籍,是我們最重要的書櫃,容量通常是三個書櫃中最大的,但是重點在於書籍的「深度」,能夠反覆閱讀吸收的書才需要放進來,暢銷書、娛樂小說什麼的,讀膩了就賣掉吧,不必放著佔空間。主要書櫃應該保留適度空位,以便容納新書進來,就如同人保有成長空間一樣,當人意識到自己還有2成的成長空間時,才會激勵自己向前。

3. 高塔式書櫃

「高塔式書櫃」主要擺放偶爾需要參考的書本,例如辭典或是格言集等等,給人知識層層累積的感覺,而這類的書籍,也就像是廚房中的調味料一樣,根據工作所需斟酌使用,不但可以讓我們提高效率,也可以發現自己可能缺少哪一味知識,這個書櫃給予我們腦力激盪,以不同觀點重新思考。

書櫃是你的外接式大腦,也反映你是怎樣的人

成毛真認為,書櫃就像是大腦吸收資訊儲存知識的地方,而知識也就像是回憶一樣,有些會讓人深刻記得,但有些卻難以想起,即使我們讀書隨讀即忘也沒關係,因為我們能透過書櫃再次汲取所需的知識,而書櫃上的書,就是成就現在模樣的成分,也是為自己的未來奠定基礎。

如果只是和大家閱讀一樣的暢銷書,那麼我們也就沒有什麼與眾特別之處,希望自己成為怎麼樣的人,就得懂得如何挑書、讀書,選出自己獨有的風格。

透過書櫃,我們可以檢視過去的自己,並且做出改善,如果書櫃一陣子都沒有任何變動,那麼就代表我們毫無長進,如果連「書」都無法好好管理的話,那麼我們又能怎麼主導人生呢?

除此之外,廣泛閱讀固然重要,不過,千萬別太操之過急,就像我們無法一下子融會貫通數千年歷史一樣,面對新的領域,先從基礎入門書讀起,等到程度提升後再深度鑽研,漸漸地,書櫃的價值也就隨著知識的累積而有所增加。

想成為怎麼樣的人,書櫃反映了我們對自我的期許。

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讀書不用讀整本!學CEO用簡單6步驟,快速挑出書中菁華

(本文出自風傳媒,原文請點此

圖片來源/Wonderlane via flickr, CC licensed

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別再當救火隊長!掌握交辦與追蹤 6 技巧,拒絕「自己做到死」、讓部屬自動交出好成果

2026-05-25 整理‧撰文 / 陳清稱
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部門會議上,業務經理交辦了一項工作給部屬,部屬問:「這項工作什麼時候要完成?」經理答:「愈快愈好!」多數主管對於工作期限該如何制定,經常只是隨口敷衍部屬,事前既沒有自行評估設想,過程中也不曾追蹤詢問提供協助,結果當然不如預期。

主管該如何精確估算部屬工作所需時間?《一定做得到的效率工作法》作者吉山勇樹提出制定工作期限的 3 項要領:

延伸閱讀:派任務給部屬,多久追蹤一次才好?一張圖,秒懂優秀主管的領導哲學

主管交辦工作前,3 原則估算完成時間

首先,主管可根據過去經驗推算,預估完成類似工作所需時間;若是遇上沒有相關經驗時,可以詢問有經驗者的意見,判斷可能需要的時間。

其次,判斷該項工作時間是可變動的,還是固定的。判斷的標準在於,事先確認有哪些可運用的資源(人力、物力、財力),比如說,有些工作可藉由追加人手或外包,來縮短工作時間,但也有些工作完全無法假手他人,則需安排更多時間,確定能夠及時達成目標。

最後,每項工作都要預留緩衝時間,以因應臨時的變化,若是共事的成員或利害關係人比較多的工作,必須保留更多緩衝時間,讓負責的部屬有時間進行溝通,加強團隊合作。主管了解完成一件工作需要花多久的時間,就可避免對部屬提出不可能的要求,或是制定出過於鬆散的完成期限。

主管交辦工作後,3 技巧追蹤工作進度

在設定部屬完成工作的時間後,主管可運用以下 3 項技巧,設定工作期限,有效追蹤進度。

1.一天一次、一周一次,定期溝通:《交辦的技術》作者小倉廣建議,可採取「一天一次、一周一次」定期溝通模式。一天一次追蹤時,可由部屬主動提出日報表與團隊分享,避免一天到晚追問,造成雙方關係緊張;等到一周一次的定期面談時,再與部屬進行一對一深入討論。

2.把大任務拆成小任務,設立中程期限: 遇到龐雜的大任務時,主管必須帶領部屬將大任務分解成幾項小任務,從旁提點部屬簡化複雜工作的技巧。例如,將業務流程大任務分解成整理業務、製作業務流程圖、編寫公式化手冊等小型任務,再針對各項小任務設定完成期限。

3.依照部屬的能力與成熟度,決定討論工作的方式: 對於能力成熟的部屬,採取放任形式;對於能力尚未成熟的部屬,從旁給予強烈的指示;對於有能力但動力不足的部屬,則要加強精神上的鼓舞;對於有熱忱卻能力不足的部屬,就必須多給予工作上的指示。

延伸閱讀:交辦工作要衡量員工抗壓性!心理學研究:視情況調整管理方式,才能真正提高效率

別讓交辦變「丟包」,高績效主管的授權防守線

掌握了工作期限與進度追蹤的技巧,但回到辦公室,你是否依然陷入「自己做比較快」的救火泥淖?

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資料來源 / 《交辦的技術》,大樂文化

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