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只說「有事找我商量」還不夠!2張表,幫主管盯緊進度、帶好部屬

2019-11-19 17:21:15
Managertoday
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聽完主管交辦的任務,小李正要起身離開主管辦公室時,主管不忘叮嚀,「別擔心,有什麼問題,記得隨時來找我商量。」小李應聲好,回到自己座位。3個月後,忙碌的主管突然向小李問起專案進度時,赫然發現他工作毫無進

聽完主管交辦的任務,小李正要起身離開主管辦公室時,主管不忘叮嚀,「別擔心,有什麼問題,記得隨時來找我商量。」小李應聲好,回到自己座位。3個月後,忙碌的主管突然向小李問起專案進度時,赫然發現他工作毫無進展,而且也沒找主管商量過。

試想,為什麼小李什麼都沒說?可能是礙於主管過於忙碌,不想因為小事打擾主管;或是害怕自己事情沒做好,被老闆看扁;或是擔心回報負面消息,遭到主管斥責,只好一再拖延直到事情無法收拾。

那主管為何也不聞不問?有可能是他真的忙到忘記了、他怠忽職守;也有可能是承諾「把工作交給部屬」,不想一天到晚追問「專案進行得怎麼樣了」,過度干預部屬,製造不必要的緊張。

規律地集會與互動,要求部屬回報工作現況

上述問題,只要主管與部屬之間,能夠定期溝通就好。

《BOSS學》指出,除非主管定期與部屬舉行集會、檢視工作進度,鼓勵部屬提出工作上所遭遇到的問題,共同討論解決方法,否則無法順利完成任務;《交辦的技術》則建議,主管可以運用「一天一次、一周一次」的頻率,檢視部屬的工作進度。

一天一次可以透過建立業務日報表制度,讓部屬習慣主動每天做業務報告,主管則可從中了解部屬在做什麼;或舉行每日早會、晚會,在集會期間要求部屬報告當日的業務狀況,藉此了解部屬手上正在進行的工作和可能遭遇的問題。

至於「一周一次」的定期面談,則適合用於深入了解部屬如何規畫下一步工作。最好以一個人一小時、一對一面談的方式進行,主管可以PDCA(Plan、Do、Check、Action,計畫、執行、檢核、行為)為原則,逐一與部屬討論所交付的任務,確認部屬的下一步計畫,以提供實質支援或建議,協助部屬早日完成工作。

《交辦的技術》強調,定期溝通的目的在於,防範部屬悶著頭做事,遠比主管光會說「有事找我商量」,更符合部屬的需求,在主管與部屬之間搭起溝通的橋梁。

兩張表單,提醒主管追蹤部屬進度

主管把工作交辦給部屬之後,不代表他們就可以之後撒手不管。在雙方缺乏溝通的情況下,部屬很可能像無頭蒼蠅一般搞錯工作方向,導致工作成果不如預期。

主管可以依照以下兩張表單,定期與部屬溝通,在「執行內容」欄位中,確實記錄部屬回報的內容,追蹤了解部屬的工作進度,確保工作成果。

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圖說明

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