聽完主管交辦的任務，小李正要起身離開主管辦公室時，主管不忘叮嚀，「別擔心，有什麼問題，記得隨時來找我商量。」小李應聲好，回到自己座位。3個月後，忙碌的主管突然向小李問起專案進度時，赫然發現他工作毫無進展，而且也沒找主管商量過。

試想，為什麼小李什麼都沒說？可能是礙於主管過於忙碌，不想因為小事打擾主管；或是害怕自己事情沒做好，被老闆看扁；或是擔心回報負面消息，遭到主管斥責，只好一再拖延直到事情無法收拾。

那主管為何也不聞不問？有可能是他真的忙到忘記了、他怠忽職守；也有可能是承諾「把工作交給部屬」，不想一天到晚追問「專案進行得怎麼樣了」，過度干預部屬，製造不必要的緊張。

規律地集會與互動，要求部屬回報工作現況

上述問題，只要主管與部屬之間，能夠定期溝通就好。

《BOSS學》指出，除非主管定期與部屬舉行集會、檢視工作進度，鼓勵部屬提出工作上所遭遇到的問題，共同討論解決方法，否則無法順利完成任務；《交辦的技術》則建議，主管可以運用「一天一次、一周一次」的頻率，檢視部屬的工作進度。

一天一次可以透過建立業務日報表制度，讓部屬習慣主動每天做業務報告，主管則可從中了解部屬在做什麼；或舉行每日早會、晚會，在集會期間要求部屬報告當日的業務狀況，藉此了解部屬手上正在進行的工作和可能遭遇的問題。

至於「一周一次」的定期面談，則適合用於深入了解部屬如何規畫下一步工作。最好以一個人一小時、一對一面談的方式進行，主管可以PDCA（Plan、Do、Check、Action，計畫、執行、檢核、行為）為原則，逐一與部屬討論所交付的任務，確認部屬的下一步計畫，以提供實質支援或建議，協助部屬早日完成工作。

《交辦的技術》強調，定期溝通的目的在於，防範部屬悶著頭做事，遠比主管光會說「有事找我商量」，更符合部屬的需求，在主管與部屬之間搭起溝通的橋梁。

兩張表單，提醒主管追蹤部屬進度

主管把工作交辦給部屬之後，不代表他們就可以之後撒手不管。在雙方缺乏溝通的情況下，部屬很可能像無頭蒼蠅一般搞錯工作方向，導致工作成果不如預期。

主管可以依照以下兩張表單，定期與部屬溝通，在「執行內容」欄位中，確實記錄部屬回報的內容，追蹤了解部屬的工作進度，確保工作成果。

按圖可放大

主管能否帶出部屬潛力，不只是靠口頭提醒，而是要有清楚的流程與工具支持。除了本文介紹的表單方法，《經理人》推出的「成為傑出主管的第一課」線上課及《新手主管實戰練習範本》模板，也能幫助新手主管練習交辦、追蹤、溝通等核心技能，讓管理不再停留在口號，而是轉化為具體行動。