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「為什麼專案進度又落後了?」這5種提問,小心傷了團隊士氣!

2019-11-22 11:25:06
Managertoday
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「為什麼專案進度又落後了?」「為什麼本季表現下滑?」在檢討會議上,主管企圖運用提問,釐清團隊未達標的原因。可惜這種問話方式聽在部屬耳裡,就像是興師問罪!這不僅讓團隊心情大受影響,還營造出一種「誰回答就

「為什麼專案進度又落後了?」「為什麼本季表現下滑?」在檢討會議上,主管企圖運用提問,釐清團隊未達標的原因。可惜這種問話方式聽在部屬耳裡,就像是興師問罪!這不僅讓團隊心情大受影響,還營造出一種「誰回答就要誰來承擔」的氣氛,當然沒有人願意深入思考,提出解決方案。

美國著名的溝通大師卡內基早在八十年前,就曾在《如何贏得友誼及影響他人》中寫道:「高效率的領導者懂得如何問問題,而不是忙著下指令。」

他所謂的「問問題」,是指懂得提出「具有啟發性的問題(empowering question)」,幫助部屬整理思緒、激發創意,指引出工作的新方向。當團隊成員循著問題,逐一爬梳可行的做法,自行推導出一套改善之道,就會基於「這是我想出來的!」而更有動機和意願去執行。

但究竟主管應該「怎麼問」?商管暢銷書作家 Bernard Marr 在 Linkedin 分享的作法可供參考:

第一招:別怕太囉唆,就是要問出細節

(X)「這個做法可行嗎?」
(O)「可以詳細解釋一遍你的做法嗎?」

所謂有啟發性的問題,就是讓答案不要只有 Yes 或是 No,而是讓回答者有更多的發揮空間。與其只關心最終的結果,不如換一種問法,讓員工覺得被重視、被關心,也能夠更具體的瞭解過程。

第二招:別怕太濫情,力搏感情就對了

(X)「這個月的目標金額達成了沒?」
(O)「這個月的工作狀況一切都還好嗎?」

這樣的問題方式會大大改變員工對主管的看法。大部份的人都吃軟不吃硬,因此略施一點溫情攻勢,總比一開始就負面指責來得好。這種有助於改善互動關係的問題,能夠讓你換一種方式監督進度,而且不會聽起來過於冷漠、頤指氣使。

第三招:別怕太犀利,你需要懂得思考的人才

(X)「要繼續採用這個策略嗎?」
(O)「繼續採用這個策略的話,你預測本季的結果大概會如何?」

想要讓員工更有想法、更勇於走出創新的道路?這一招最適合!批判性思考往往是最需要被激發的。今日不經意的一個小問題,說不定能夠成為明日偉大想法背後的推手。

第四招:別怕太挑剔,多拋假設問題沒壞處

(X)「這一次要採用A方案還是B方案好?」
(O)「為什麼我們總是採用A方案或是B方案?這真的已經是最好的方法了嗎?」

在拋出問題前,不要太過於劃地自限。很多時候,只差再往前那麼一步,就能藉助眾人的腦力激盪,殺出從未想過的第三條路。

第五招:別怕太巴結,借重他人經驗是上策

(X)「在這件事上,你有什麼看法?」
(O)「根據你過去在這方面的經驗,你認為怎麼做比較好?」

不必多慮對方會覺得這是奉承話、場面話!人人都有好為人師的特質,當領導者展現出對經驗的看重,自然會讓回答者能夠更有把握地分享所知所見。

bonus:別怕太費工,多想一下失敗原因為未來做準備

(O)「你們覺得為什麼這個方案會成功/失敗?關鍵點何在?」

在一次巨大的成功/失敗後,不要忙著狂歡/傷心,先提出一個能夠讓大家重新思考的問題,讓員工有時間靜下心來找出癥結點吧!透過詳細的辯證找出成功或者失敗的理由,能夠幫助團隊催生出新一波成功浪潮,也會更謹慎避免重蹈覆轍。

期待員工擁有解決問題的能力?那就做個狂問問題的領導者吧!當你勇於對員工拋出一個又一個的問題時,促使大家天天思考,就能逐漸培養出「擁抱問題、解決問題」的良性職場文化。

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