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你的e-mail、報告沒人想看?4個小動作讓對方非讀不可

2019-11-23 10:37:15
Managertoday
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寫e-mail或報告是上班族經常要面對的事,然而許多人在工作多年後,卻仍然無法寫出一份令主管滿意的e-mail或報告,[《不想成為滄桑前輩,你一定要懂的36件事》][1]作者梁成旭指出,寫e-mail

寫e-mail或報告是上班族經常要面對的事,然而許多人在工作多年後,卻仍然無法寫出一份令主管滿意的e-mail或報告,《不想成為滄桑前輩,你一定要懂的36件事》作者梁成旭指出,寫e-mail或報告時應該注意的4個祕訣。

1.重要的話放最前頭,讓對方一眼看懂

不論是哪一家公司,哪一位主管,職位愈高的人,要看的e-mail或報告愈多,若是部屬的e-mail或報告開頭無法一眼看懂的話,對於時間緊迫的主管而言,根本不可能記得e-mail或報告的內容說了什麼。

因此部屬要養成在一、兩行文字之內,明確、快速地告訴對方「我想說的話」,一開頭就將重點說完,讓主管知道「啊,原來這篇是在說這件事」,至於不重要的話,則可放到最後再說或乾脆別說。

2.注意文句是否正確,避免造成對方理解困擾

寫完一個句子後,要慢慢地把它念一遍,藉以從中找出可能的錯誤,避免出現主詞模糊、主被動使用錯誤,以及一個句子中出現兩個以上的主詞等。例如「因公司財政,本部門第三季預算縮減之油錢補貼一事,已決定被取消,特此告知」,就不是一個容易令人理解的句子。

上述句子中的「本部門第三季預算縮減」與「油錢補貼一事」,容易造成混淆,不知道重點是要強調「本部門第三季預算縮減」還「油錢補貼一事」;而「決定被取消」則應從被動改成主動的「決定取消」。

3.報告要寫出「解決方案」,而不是「整理現況」

一份寫出「解決方案」的報告,遠比一份只有「整理現況」的報告,來得吸引人。例如,一份關於公司行銷的報告,就該明確寫出目前情況、競爭對手的行銷策略,消費者的偏好等,但這也只能稱得上是80分的報告而已,只有結合實際狀況加上自身觀點,並提出「解決方案」,才是100分的報告。

4.內容力求簡短扼要,掌握e-mail或報告節奏

簡短有力的文句,不僅順眼,更能精準表達自己的看法,不論是寫e-mail或報告,最好省略不必要的助詞,養成有條理的寫作習慣,例如「透過這次的新政策,我們可以期待它為我們帶來……」,便可精簡成「我們可以期待新的政策為我們帶來……」,內容精簡又有力道,讓閱讀的人印象深刻。

延伸閱讀 / 為什麼你的 Email 沒有人要回?

資料來源 / 《不想成為滄桑前輩,你一定要懂的36件事》,商周出版

圖片來源 / Dennis Skley Via Flickr, C C Licensed