Email絕對是重要的職場溝通方式，可能我比較老氣，但真的不建議大家用即時通訊軟體來做商務溝通，很重要的一個理由是每打一句話就傳送的方式，很難讓你的內容經過深思，而具有邏輯，再者，即時通訊會給收訊息的對方增加回覆時間的壓力，若非緊急事件，還是盡量使用郵件吧！
那麼為什麼寄出的郵件，總是得不到回覆呢？我們歸納出幾個原因，與大家分享。
I’m not the only one.
一封一看就是任何人都適用的罐頭郵件，主作用是讓收件者覺得不受尊重，副作用就是不會有人想回覆，常見的罐頭特色如沒有收件人姓名，以 Dears 開頭 (附帶一提這樣的語法是錯的)，或是複製貼上相同的內容，但日期卻是錯誤的，還有落落長的公司/產品介紹。
去年底公司參加了一個大型展覽，在展位桌上我們置放了業務代表的名片，讓來賓自由拿取，後來這位業務同仁收到一個廠商的來信，郵件內第一句話就說「很開心在大會上與您認識」，但我們卻從未見過這位廠商代表，所以很明顯的，這是一封罐頭郵件。
想要有效的寫出一封不罐頭的郵件的話，可以從收件者近況、上一次會面的談話內容來切入。
所以需要我做什麼？
有一次公司信箱收到一封陌生寄件者的郵件，內容是他們公司的介紹，還附上了產品/服務的連結跟PDF檔，郵件最後以公司的願景及 “Thank You” 結尾，我們毫無頭緒對方的來意，只好猜測可能的目的，共有三個選項，各位也可以先猜猜是以下哪一個:
- 需要簡報培訓服務
- 有簡報溝通問題想諮詢
- 希望我們購買他公司產品/服務
最後我們回了信，但不想自以為的覺得來信就是有求於人，所以只禮貌的回了感謝及祝福，後來對方回覆了，然後在信中寫道「其實我是想問問貴公司是否有缺人」。
請問您什麼時候有空？
公司發展一段期間之後，很榮幸的受到許多企業的喜愛，進而有媒體朋友的採訪邀請，有次一位年輕的編輯發信來希望能採訪我們，信中他寫道「不知道您這個月哪時比較有空，我們可以見個面談談？」這樣的邀請內文其實很常看到，但實務上會發生一些麻煩的狀況，如：我們回覆了一個時間，但來信者那時已有安排，我們得再重新回覆，結果變成被邀請者提供時間給邀請者選，而且一來一往的很費時間。
會面時間安排是很常見的郵件類型，如果希望盡快敲定對方時間，可以試著一次提供 2~3個日期，並告知預計需要的時間，而不是僅約定會議開始的時間，這麼一來，如果你只需要30分鐘，說不定就能在對方會議跟會議間找到空檔，然後加速得到回覆。
最後，如果你正準備著手發一封重要的郵件，檢查錯字就不老生常談了，按下發送之前，可以試著先去喝杯水，上個廁所，過個數分鐘後再回來重新檢視一次郵件的邏輯跟內容，很多時候轉換一下狀態再回來郵件上就會發現很多改善空間，小撇步與大家分享，一起提升職場溝通力吧！
延伸閱讀/
沒禮貌，我連看都不想看!
（本文出自於「POWER FOR POINT」，原文請點此）。
