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工作疲於奔命?興趣沒時間經營?花一分鐘掌握要領,當個聰明上班族!

2019-11-19 13:30:32
Managertoday
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一直被時間追著跑的人,往往是因為自己「這也想做、那也想做」,如果因此完成更多事還好,但是最常見的情況是:每件事都半途而廢,結果不是讓自己邁向窮途末路,就是因為失誤頻頻而影響自己的形象。 [《1分鐘高

一直被時間追著跑的人,往往是因為自己「這也想做、那也想做」,如果因此完成更多事還好,但是最常見的情況是:每件事都半途而廢,結果不是讓自己邁向窮途末路,就是因為失誤頻頻而影響自己的形象。

《1分鐘高效工作術》作者松尾昭仁認為,老是覺得時間不夠用的人,先不要貪多,其實只要有一分鐘,任何人都能完成很多事。而且,由於「只花一分鐘」就能提升效率和產能的心態,你執行起來還會覺得更帶勁。

1.用一分鐘瀏覽名著

《二十一世紀資本論》《與成功有約:高效能人士的七個習慣》《如何停止憂慮開創人生》這些厚厚的名著,你可能一直沒機會好好讀完, 因為對於工作者來說,能夠自由使用的時間很有限,在如此有限的時間中,要學習、要培養興趣、要陪伴家人與朋友…,實在太多事情要做了。

松尾分享了自己的作法,他在閱讀名著之前,一定先快速瀏覽網路上整理的資料,或是別人的讀後心得,大致掌握本書有哪些概念一定要了解,或者很多人討論。

例如,他從網路資料中得知《影響力:讓人乖乖聽話的說服術》提到「互惠原理、承諾和一致原理、社會認同原理、喜好原理、權威原理、稀有性原理」等觀念,他對於互惠原理比較有興趣,也大致了解別人的詮釋角度,然後再翻書細讀。

有了網路資料當「說書人」領你進入名著的世界,內容再艱澀也會變得容易消化。當你一邊閱讀,一邊在腦中對照或回應先前看過的評論,就會對這些重要、熱門、你也有興趣的內容印象更深,也能更迅速得出屬於自己的體悟

如果你恰巧有空,趁著興致正好,一口氣讀完整本書也不錯。

2.工作不失誤的一分鐘提醒術

記事本不僅用來「寫」,也用來「看」。將預定工作寫下來,是為了方便之後確認,因此不是寫好就沒事,務必要「再看一次」,看的次數越多,越能減少失誤。

等待客戶到達的空檔、過馬路等紅燈的空檔、在月台等車的空檔,花一分鐘打開記事本看一看,這一分鐘,將成為你工作上強而有力的助力:「今天下午有多少人會來公司拜訪?」「週五之前必須交出那份報告。」「下週一開會之前,還要做這些事。」

像這樣確認今天的預定事項,記住何時必須完成哪些事情,大致掌握未來的工作規劃,避免臨時抱佛腳而慌張失措。

為了方便得空就翻閱,記事本最好放在最容易拿取的地方;除此之外,如果你的記事本裡老是夾一大堆東西,反而容易淹沒重要事項,記得幫肥胖的記事本瘦身!

3.把時間分類,一次解決所有雜事

有些人為了提高工作效率,往往會利用零星的幾分鐘處理瑣事,像是整理資料、跑文書流程等等,不過,你可能會發現,這種空檔其實沒有多到足以讓你解決所有瑣事,只會讓你在不知不覺中累積愈來愈多雜事,而你從來沒有真正完成過。

松尾建議,這種時候不妨暫時放下一分鐘的執念,改成「分類」管理:一週訂出一天「專門處理文書工作」,這樣你才能善用很多個「一分鐘」,真正創造成果。

以他自己為例,假日前後的週五和週一,通常會有既定工作,因此,他把處理雜事的時間設定在週三或週四。利用下午1點~6點這5個小時專心處理,成效會更好。

如果能把雜事排入既定行程,當客戶、同事約你開會時,你可以直接提議幾個時間選項:「不好意思,有些時段我已經有約了,目前週一、二、五的下午有空檔,是否方便約在這些時段呢?」藉此適度掌握自己時間的主導權。

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本文取材自《1分鐘高效工作術》,時報出版
圖片來源 Chung Ho Leung via Flickr, CC Licensed.