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每天做事時間多出2小時!兩個原則寫好e-mail,再也不用往返解釋

2019-11-22 10:52:01
Managertoday
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管理顧問公司麥肯錫(McKinsey & Company)調查發現,上班族每天約有 25% 的工作時間,是用於處理 e-mail。換算一下,如果你每天待在辦公室 8 小時,你幾乎有 2 小時是花在 e

管理顧問公司麥肯錫(McKinsey & Company)調查發現,上班族每天約有 25% 的工作時間,是用於處理 e-mail。換算一下,如果你每天待在辦公室 8 小時,你幾乎有 2 小時是花在 e-mail 上,如果再扣掉吃飯、休息時間,到底可以做事的時間剩多少?

如果你覺得「我才沒花那麼多時間處理 e-mail」,那不妨從今天起,試著用以下兩個原則來收發 e-mail,觀察一下你的工作成效有沒有提升。

1. 內容一次交代清楚

e-mail的頻繁往返,是浪費時間的元兇。常見的例子是,你想約客戶下周見面會談,便寄出這樣一封e-mail:

希望下周能見面會談,方便告知您方便的時間嗎?靜待回覆。

可想而知,如果客戶給了一個時間,恰巧那天你有非常重要的事,你就又給了另一個時間,客戶一看就說那天不行⋯⋯雙方勢必得再往返多次溝通,才能確立時間地點。最高效的做法是:

希望下周能針對 ○○ 一事會談。以下是我比較方便的日期與時間,請問您哪一天比較方便?
●○月○日(二)14:00~17:00
●○月○日(三)10:00~12:00
●○月○日(五)15:00~17:00

所需時間約 1 小時,屆時請攜帶 ○○ 資料,會談地點可選在貴公司或附近飯店。若上述日期與時間無法配合,還請告知 3 個您方便的時間。此外,如果您有建議或偏好的會談地點,請不吝告知。

附帶一提,本人下周 ○ 日出差,不在公司。

最後,等到雙方都確認了時間與地點,還可加上一句「無須回覆」,結束 e-mail 往返。

2.主旨一目了然

緊急、重要必須立即回覆的 e-mail,最好能夠在主旨中就交代清楚。例如,需要對方立即回覆時,可寫明「【請於 ○ 日 ○ 點前回覆】是否出席下周檢討會」。如果是重要訊息,主旨可以改成「【重要:務必點閱】關於下周檢討會討論事項」。

如此一來,收到 e-mail 的人便可從主旨中得知是否要立即處理,還是可以改天再處理,也可以提高 e-mail 的點閱率。

(本文取材自《小事的力量》,春光出版。)

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