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經理人高效的秘訣:我一天的開始,是前一天晚上回家的路上

2019-11-19 00:50:02
Managertoday
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很多重要的事,都是因為一再拖延或事前準備不周,而變成迫在眉睫。資誠聯合會計師事務所所長張明輝認為,經理人的首要之務就是「做判斷」,亦即以自己的角色來研判什麼是最重要的事,用更高的眼光,從組織的目的和方

很多重要的事,都是因為一再拖延或事前準備不周,而變成迫在眉睫。資誠聯合會計師事務所所長張明輝認為,經理人的首要之務就是「做判斷」,亦即以自己的角色來研判什麼是最重要的事,用更高的眼光,從組織的目的和方向去思考決策。

1.每天都要決定,明天最重要的事

「我一天的開始,其實是前一天晚上回家的路上。」過去十年來,在每天下班回家約30分鐘的路程上,張明輝都是利用這段時間,來思考與決定明天最重要的事。

會計師事務所的工作可以說是無數個截止日期的加總,隨時面對客戶的要求和主管機關的公文。張明輝說,他最高紀錄曾經有過一天開10場會,如果一場會議延遲,後面所有事情都會受到影響。

因為有過太多慘痛的經驗,所以張明輝很早就體認到,工作必須排除干擾,集中火力在最重要的事。

2. 「重要性」排在「緊急性」之前

為了不讓自己的時間被急件搶走,張明輝大抵是以「緊急性」和「重要性」衡量工作的輕重,而與組織相關的策略決策,其重要性遠大於事務性決策,應優先處理。

舉例來說,下午就要截止的300萬投標案,雖然很急迫,但是相對於組織管理來說,重要性高下立判。因此,張明輝絕對不會因為投標公文還沒寫好而焦急,「不重要,不代表不處理,只是不會因為緊急,就馬上處理。」

又好比說,事務所5年後的人事布局,此刻在張明輝心中,就是歸類為非常重要的事,因而已經花了兩周的時間密集討論人選。5年急迫性看似不高,但他解釋,不同地域的會計師專業不同,「現在不決定,之後就會出現接班人斷層。」換句話說,如果不預先解決接班策略,這件重要的事就會變得急迫、甚至是「沒有救的問題」。

成功學大師史蒂芬‧柯維(Stephen R. Covey)在《與時間有約》中也指出,很多重要的事,都是因為一再拖延,而變成迫在眉睫。因此,多投注時間在重要、但不急迫的事情,有助於縮小重要又急迫的事情的範圍。

3. 如果主管無法確認優先輕重,部屬也會感到混淆

「經理人的首要之務就是『做判斷』,亦即以自己的角色來研判什麼是最重要的事。」張明輝觀察,許多人剛開始工作時,常常只能看到事務性工作的截止日期;然而,隨著職務晉升,就要轉而用更高的眼光,從組織的目的和方向去思考決策。再拿投標案來說,對準備投標的同仁而言很重要、也很緊急,但是對執行長而言,那不會比5年後的人事布局更重要。

為了讓同仁們能夠專心投入工作,張明輝在管理風格上也做了相應的調整。首先,他尊重同仁的想法,並且依據專長指派工作,因為做擅長的工作,比較容易凝聚專注力。其次,和同仁溝通約定好工作的完成時間後,他會盡量不去干擾部屬的工作邏輯,讓公司同仁在合理的範圍內,安排自己的工作順序,給部屬一次做一件事的時間和空間。

最重要的一點是,張明輝強調,

「主管自己一定要有專注力,因為部屬都在等你告訴他們要做什麼。如果主管無法確認優先輕重,部屬也會感到混淆。」

圖片來源 / [Angie Torres][2] via Flickr, CC liscensed