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績效不好時,你敢主動敲老闆的門嗎?3步驟主動求援,讓主管肯定你的努力

2019-11-23 06:16:43
Managertoday
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主動敲老闆的門會談需要勇氣,但敲了門之後要說什麼,解決雙方的認知落差,讓上級對你的印象更好,你需要知道的是「向上溝通」的技巧。 剛從外文系畢業的怡琳考進知名外商公司當執行祕書,但試用期間一直被主管

主動敲老闆的門會談需要勇氣,但敲了門之後要說什麼,解決雙方的認知落差,讓上級對你的印象更好,你需要知道的是「向上溝通」的技巧。

剛從外文系畢業的怡琳考進知名外商公司當執行祕書,但試用期間一直被主管嫌英文不好、整理的文件沒抓到重點、基本常識都搞不懂,甚至最後主管還嫌他中文程度很糟糕,整理出來的資料一點邏輯也沒有。怡琳心想:我明明沒那麼糟糕,該做的都做了,為什麼主管老是嫌東嫌西,到底主管想要我怎麼做?

讓主管知道你聽見什麼,還有什麼需要進一步了解

其實,在職場上,決定你去留的最大原因,大多時候不是能力問題,是溝通方式出了差錯。上述的例子中,重點不在於怡琳的能力好不好,而是她無法確切地知道主管要的是什麼。

她只能聽見主管嫌她多麼不好,希望她趕快跟上,但哪個細節做不好,為什麼要這樣改,都不清楚,造就了她進步很有限。主管也會覺得我都告訴你怎麼改了,你怎麼還犯同樣的錯誤。這就是組織中的向下溝通難以成功的原因。

要知道,組織中的向下溝通,很多時候都淪為「向下告訴」,早已失去了溝通意義。難怪部屬永遠達不到主管要求,又被主管誤認為已溝通過(其實只是無效的告訴),主管會開始認為部屬能力有問題,進而產生不信任感。

向上溝通3步驟

所以,如果主管老是嫌棄你,你要做的第一件事,就是先發制人,不要等主管找你了,你才跟他談。應該在主管否定你二次、第三次時,你就要找他聊了。

但是,要和主管談什麼呢?

1.先向主管分析表現不好的原因

以上述的例子,怡琳可以向主管說,「我知道我的表現不如你的預期,我認為是因為我第一次進入這個行業,所以你認為該有的基本常識,對我來說一點也不基本,我的確要花比較多時間消化。」,接著提出改善方法。這不但讓主管知道,你聽到了他的不滿意,也讓他得知你正在思考如何補救。

2.告訴主管你需要的建議方式

下屬通常只能看到修改後的結果,但卻不知道為什麼選擇這樣的修改?不滿意的原因在哪裡?這樣即使改再多次,還是無法了解問題根源,部屬也很難朝向主管想要的方向進步。所以,重點是讓主管了解,交代任務時要解釋清楚,修改的原因和邏輯是什麼?為什麼這樣改會比較好?而不是直接說「這不好」、「那要怎麼改」。

3.設定檢驗時間

跟主管講明一個時間,檢驗兩人共同檢討後的事項,查看用你懂的方式溝通後,做出來的修正是否達到主管想要的結果。以怡琳的案例,她最後跟主管設定一個月的時間。這段時間,她每天下班前都主動和主管檢討整理資料的流程、書面報告的寫法,讓主管一步一步告訴她哪種方式不妥當的原因,也讓怡琳比較了解主管的想法。最後,怡琳順利通過了試用期。

彼得‧杜拉克在《管理的實務》中提到,在組織中,懂得向上管理,才能達到「目標管理」。所謂的目標管理,簡單來說就是讓主管和部屬朝向同一個目標邁進。而向上管理的溝通,可以讓部屬仔細思考自己對組織的貢獻,讓主管看見,長官期待的與部屬期待的不同。「目標管理的第一個目標,就是顯示主管與部屬的知覺差異。」先找到不同,達到了溝通的第一步,接下來才是找出共同解決事情的方法。

向上溝通,使主管有機會用部屬明白的語言,讓主管解釋為什麼會要求這樣做才能達成目標。重要的是,部屬可以趁機讓主管明白「應該把溝通視為一項工具,而非要求。」,組織目標才能有效達成。

參考資料:《管理的實務》,天下雜誌

圖片來源 / Envato Via Flickr, C C Licensed

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