在一個全球超過10萬名員工的公司裡，怎麼做才能讓老闆記得你？美國消費日用品公司P&G裡，就發生過這麼一段故事：

有位工廠的工程師，只要觀察到工作上的問題一定馬上記下來，仔細分析之後寫成工作筆記，寄給主管討論以找出可能的解決方法，並每個月將這些分析整理成書面報告。他的月報寫得清晰又有條理，連新進的同事也會藉由他的月報，了解工作內容、快速進入狀況。

在偶然的機會下，他的月報更被轉寄到某位CEO手上，雖然CEO從未見過或與這位工程師談過話，但透過他的月報清楚看到這位員工清晰的邏輯思考與分析能力，也對這位工程師留下深刻印象，並給予他更多元的工作內容與輪調機會。最後這位工程師還成為了大中華區的總裁。

而年輕時期的他可能從來沒想過，一份不經意寫下的筆記，居然成為被老闆看見的關鍵機會。

「如果公司很大，你不可能和高階主管天天見面，email就成為他們評斷你、記得你的重要管道。有沒有注意小細節、撰文是不是有邏輯、分析事情有沒有條理，主管都會記在心裡。」P&G大中華區傳播與公關部副總裁許有杰強調，尤其是在跨國公司，一封副本給主管的Email、一份簡報檔或是隨手寫下的筆記，很可能就是老闆評估你的標準，如果能夠掌握商業寫作的原則、「把話說清楚」，必定可以讓主管印象深刻。

商業寫作，和一般寫作有什麼不一樣？

許有杰還記得自己初入職場的震撼教育，「商業信件和報告，跟在學校寫報告的方式完全不一樣！」當時的主管是許有杰遇到的貴人，他告訴許有杰，商業寫作不需要拐彎抹角，也不用過度講究詞彙，那些學校教的「起、承、轉、合」的作文結構，到了職場一律不適用。第一天，主管就推翻他對寫作的所有認知，以前學校教的寫作技巧，通通要打掉重練。

自己也坐上主管之位後，許有杰歸納出部屬最常犯的2種商業寫作錯誤，只要稍作調整，就能提升在老闆心中的評價：

1.順序法 → 倒敘法

從小到大我們都習慣「起、承、轉、合」的順序寫作：開頭先寫引言，內文再鋪陳、舉例，最後才說明核心概念；這個毛病不只是職場新鮮人，包含許多經驗豐富的工作者也可能犯下同樣的問題。

但是商業寫作正好反過來，當你要向主管說明一件重要事項時，主管根本沒有時間慢慢閱讀，反而希望可以在開頭就看到最重要結論，接下來寫下次要論點，說明本次提案的規劃，最後才補充執行的細節，這也是許有杰向主管報告時一定會遵守的「倒金字塔法則」。

2.文章過長、冗言贅字多 → 在一頁A4內說明想法

撰寫文件的時候，你是不是也經常寫了又改、改了又寫？怕寫得不夠詳細，又多做了許多補充，好讓老闆可以更了解的你想法，但是換來的結果卻是：加東加西寫得「落落長」，最後搞得老闆頭昏眼花，根本不知道你的重點是什麼。

寫作最害怕的就是看到「長篇大論」，卻搞不清楚他到底想要說什麼。P&G裡就有一套「一頁A4完整說明提案」的規則，要求員工在有限的篇幅裡闡述觀點，自然而然就會篩選出最關鍵的項目進行說明，過濾掉一些零碎的事項。你在準備提案時，也可以試著為自己設定篇幅限制，幫助你剔除冗言贅字與非核心的論點。

規劃自我培訓計畫，提升商業寫作能力

不犯錯只是基本能力。想要成為思路清晰、講話有邏輯的人，究竟應該怎麼做？許有杰提醒，寫作只是一種工具，關鍵是你能不能想得清楚，動筆前，要先鍛鍊好你的思考力！

1.寫email前，先列點確認邏輯

許有杰在寫需要論述和分析的email時，一定會先將想提到的論點條列出來，一邊整理思緒、一邊建立出寫作的「框架」。「寫作是整理思緒的好方法，可以把腦中複雜的構想，歸納出清晰的邏輯。幫你釐清信件重點，更能透過刪減、簡潔說明你的想法。」

2.每封信都要想下一步行動

還可以幫助主管有效率做出決策，一眼看懂下一步應該要採取的行動。比如，你的架構可以這樣規劃：

提案目標：提案目標為何？符合公司何項策略（例如提升多少市佔率）？
執行成功率：執行該項提案的成功率？為什麼成功率高？
補充額外效益：此外，該決策對公司帶來哪些額外的效益？

主管獲得你提供的關鍵資訊之後，就可以馬上根據指標進行評估，做出決策。

3.蒐集寫作範本，向好的例子學習

除此之外，他也會將曾收到的文件（例如簡報、提案等）建檔保存，每隔一段時間就拿出來跟現在作比較，找出可以改善的地方，持續修正、練習，保持紀律提升自己的寫作能力。

許有杰

P&G大中華區傳播與公關副總裁。曾任P&G香港總經理，在兩岸三地及菲律賓擁有豐富品牌管理經驗。成功地沙宣引進台灣和大陸，並推動家喻戶曉的「6分鐘護一生」子宮頸癌、乳癌防治宣導計畫。經常在微博（@許有杰Rene）分享職場建議，幫助無數職場工作人遇見更好的自己。

採訪 / 韋惟珊、呂昕樺

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圖片來源 / Dennis Skley via flickr, CC licensed