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一份報告,讓他得到CEO的賞識!P&G副總給工作者的商業寫作課

2019-11-16 01:24:29
Managertoday
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在一個全球超過10萬名員工的公司裡,怎麼做才能讓老闆記得你?美國消費日用品公司P&G裡,就發生過這麼一段故事:有位工廠的工程師,只要觀察到工

在一個全球超過10萬名員工的公司裡,怎麼做才能讓老闆記得你?美國消費日用品公司P&G裡,就發生過這麼一段故事:

有位工廠的工程師,只要觀察到工作上的問題一定馬上記下來,仔細分析之後寫成工作筆記,寄給主管討論以找出可能的解決方法,並每個月將這些分析整理成書面報告。他的月報寫得清晰又有條理,連新進的同事也會藉由他的月報,了解工作內容、快速進入狀況。

在偶然的機會下,他的月報更被轉寄到某位CEO手上,雖然CEO從未見過或與這位工程師談過話,但透過他的月報清楚看到這位員工清晰的邏輯思考與分析能力,也對這位工程師留下深刻印象,並給予他更多元的工作內容與輪調機會。最後這位工程師還成為了大中華區的總裁。

而年輕時期的他可能從來沒想過,一份不經意寫下的筆記,居然成為被老闆看見的關鍵機會。

如果公司很大,你不可能和高階主管天天見面,email就成為他們評斷你、記得你的重要管道。有沒有注意小細節、撰文是不是有邏輯、分析事情有沒有條理,主管都會記在心裡。」P&G大中華區傳播與公關部副總裁許有杰強調,尤其是在跨國公司,一封副本給主管的Email、一份簡報檔或是隨手寫下的筆記,很可能就是老闆評估你的標準,如果能夠掌握商業寫作的原則、「把話說清楚」,必定可以讓主管印象深刻。

商業寫作,和一般寫作有什麼不一樣?

許有杰還記得自己初入職場的震撼教育,「商業信件和報告,跟在學校寫報告的方式完全不一樣!」當時的主管是許有杰遇到的貴人,他告訴許有杰,商業寫作不需要拐彎抹角,也不用過度講究詞彙,那些學校教的「起、承、轉、合」的作文結構,到了職場一律不適用。第一天,主管就推翻他對寫作的所有認知,以前學校教的寫作技巧,通通要打掉重練。

自己也坐上主管之位後,許有杰歸納出部屬最常犯的2種商業寫作錯誤,只要稍作調整,就能提升在老闆心中的評價

1.順序法 → 倒敘法

從小到大我們都習慣「起、承、轉、合」的順序寫作:開頭先寫引言,內文再鋪陳、舉例,最後才說明核心概念;這個毛病不只是職場新鮮人,包含許多經驗豐富的工作者也可能犯下同樣的問題。

但是商業寫作正好反過來,當你要向主管說明一件重要事項時,主管根本沒有時間慢慢閱讀,反而希望可以在開頭就看到最重要結論,接下來寫下次要論點,說明本次提案的規劃,最後才補充執行的細節,這也是許有杰向主管報告時一定會遵守的「倒金字塔法則」。

2.文章過長、冗言贅字多 → 在一頁A4內說明想法

撰寫文件的時候,你是不是也經常寫了又改、改了又寫?怕寫得不夠詳細,又多做了許多補充,好讓老闆可以更了解的你想法,但是換來的結果卻是:加東加西寫得「落落長」,最後搞得老闆頭昏眼花,根本不知道你的重點是什麼。

寫作最害怕的就是看到「長篇大論」,卻搞不清楚他到底想要說什麼。P&G裡就有一套「一頁A4完整說明提案」的規則,要求員工在有限的篇幅裡闡述觀點,自然而然就會篩選出最關鍵的項目進行說明,過濾掉一些零碎的事項。你在準備提案時,也可以試著為自己設定篇幅限制,幫助你剔除冗言贅字與非核心的論點。

規劃自我培訓計畫,提升商業寫作能力

不犯錯只是基本能力。想要成為思路清晰、講話有邏輯的人,究竟應該怎麼做?許有杰提醒,寫作只是一種工具,關鍵是你能不能想得清楚,動筆前,要先鍛鍊好你的思考力!

1.寫email前,先列點確認邏輯

許有杰在寫需要論述和分析的email時,一定會先將想提到的論點條列出來,一邊整理思緒、一邊建立出寫作的「框架」。「寫作是整理思緒的好方法,可以把腦中複雜的構想,歸納出清晰的邏輯。幫你釐清信件重點,更能透過刪減、簡潔說明你的想法。」

2.每封信都要想下一步行動

還可以幫助主管有效率做出決策,一眼看懂下一步應該要採取的行動。比如,你的架構可以這樣規劃:

提案目標:提案目標為何?符合公司何項策略(例如提升多少市佔率)?
執行成功率:執行該項提案的成功率?為什麼成功率高?
補充額外效益:此外,該決策對公司帶來哪些額外的效益?

主管獲得你提供的關鍵資訊之後,就可以馬上根據指標進行評估,做出決策。

3.蒐集寫作範本,向好的例子學習

除此之外,他也會將曾收到的文件(例如簡報、提案等)建檔保存,每隔一段時間就拿出來跟現在作比較,找出可以改善的地方,持續修正、練習,保持紀律提升自己的寫作能力

許有杰

P&G大中華區傳播與公關副總裁。曾任P&G香港總經理,在兩岸三地及菲律賓擁有豐富品牌管理經驗。成功地沙宣引進台灣和大陸,並推動家喻戶曉的「6分鐘護一生」子宮頸癌、乳癌防治宣導計畫。經常在微博(@許有杰Rene)分享職場建議,幫助無數職場工作人遇見更好的自己。

採訪 / 韋惟珊、呂昕樺

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圖片來源 / Dennis Skley via flickr, CC licensed