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別放任自己成為工作的機器!能力好、績效佳的人,更該學會「不匆忙」

2018-11-19 11:48:11
Managertoday
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莎拉是醫院主管,正在為掌握自己的生活奮戰,但覺得自己節節敗退。她35歲,單身、獨居,由於沒有家累,所以工作想做多晚就能做多晚,結果讓她很難在下班後離開辦公室。她天生善於解決問題,大家遇到麻煩時似乎都向

莎拉是醫院主管,正在為掌握自己的生活奮戰,但覺得自己節節敗退。她35歲,單身、獨居,由於沒有家累,所以工作想做多晚就能做多晚,結果讓她很難在下班後離開辦公室。

她天生善於解決問題,大家遇到麻煩時似乎都向她求救,使她覺得根本沒有屬於自己的時間。她的辦公桌上堆了一大疊郵件、備忘錄和尚待完成的計畫。莎拉說,她想做一個有效率又有創造力的人,但因為做事沒什麼效率,她似乎也找不到時間發揮創造力。

我們告訴客戶,管理時間並不是最終目標,而是要透過管理時間,進一步達到有效的能量管理。因為每天的時間有限,我們不僅需要明智地利用時間,還要確保把能量投入最重要的事。我們太常把時間花在那些無助於任務進展的事情上,也在這個過程中耗盡能量。

柯維在《與成功有約》一書中生動刻畫了這一點,描述生活中迫切的事(似乎是眼前最需要處理的事)常常擠掉重要的事(長期來看影響最深遠,但並非需要馬上處理的優先事務)。不少企業文化也是如此,大家總是覺得事情緊急,所以很難退一步做更深思熟慮的抉擇。

急迫感,正是莎拉的問題。她向來匆忙緊張,永遠都在回應他人的需求。一整天下來,電話、電子郵件和帶著急事上門求助的人,都在消耗她的能量。發揮創意的腦力激盪、反省、擬定長期規劃和寫案子這些事,都被擱在一邊。之所以如此,有部分是因為她的專注力很難持久。

儘管她對自己一心多用的能力(譬如一邊講電話、一邊回覆電子郵件)感到自豪,但是她很難全心投入任何一件事。她的下屬已經知道,如果不把問題歸納成幾個重點,莎拉就沒辦法吸收。不幸的是,不是每個問題都能簡單解決,尤其在涉及個人問題、而非特定工作時更是如此。雖然她天生就會照顧別人,但大家覺得她來去匆匆,總是找不到人。

管理能量,找回生活的專注力

莎拉建立的第一個儀式,是在早晨起床後花二十到三十分鐘,把平日對周遭事物的注意力轉移到內心世界。

她在日記裡寫下工作和個人生活中的問題。書寫讓她覺得自己不只是一台工作機器,也讓她有機會反省和他人的關係、工作本身和工作之外的事。

接著,莎拉花十到十五分鐘在我們勸她買的個人工作記事本上,列出一天要做的事。莎拉原本很排斥寫下待辦事項,但她承認事情已經多到她沒辦法一一記住。最後,在去上班的三十分鐘裡,她建立一個做好心理準備的儀式:把這天的工作都想一遍,決定自己如何處理眼前的特定挑戰。

莎拉花了一個多月的時間才讓這些儀式上軌道,部分原因是她一開始很排斥被固定的行程綁住。不過她漸漸發現,晨間儀式真的有助於穩定心情、集中精神,讓她覺得更自在,不再被那麼多事情包圍。

等她比較能自動自發地進行晨間儀式後,她下決心要改善上班時處理事情的優先順序。她通常是一上班就馬上進入反應模式,閱讀前晚累積下來的電子郵件、回覆留言或招呼來訪的人,現在則改為在最初一小時處理她認為最重要的案子。

莎拉敲定在早晨八點到九點之間做這項工作,一來精神最好,二來時間愈晚,需要她處理的事就愈多。她交代祕書,除非是緊急狀況,否則她這六十分鐘內不想被打擾。

莎拉多半利用這段時間來寫案子,以前她都是用週末時間寫。用有效處理自己案子的方式來展開一天的生活,讓她很有成就感,也提升了一天的能量。莎拉還報名了有氧健身課,晚上七點上課,一週三堂。上課除了讓她一定得放下工作,還能在忙碌一天後獲得心智和情緒上的復元。這段時間更讓她有效從工作情境轉移到家庭生活。

最後,莎拉幾乎每天固定休息兩次,確保能量得到間歇性復元。醫院的自助餐廳在另一層樓,她規定自己上午十點半和下午三點半去那裡休息十到十五分鐘。由於工作的關係,她不一定每次都準時休息,但盡量在差不多的時間小歇一會。雖然只是普通的休息,但可以讓她從繁忙的工作中暫時脫身,吃點水果,喝杯茶,和大家聊聊天。

莎拉一開始很難做到不及時回應大家的要求。然而等到第二個月,她發現自己愈來愈自由,思慮清晰,且工作效率大增,她覺得這些比心中的內疚重要得多。因為她的專注力和生產力都提升了,所以不管是要談工作上的策略性問題,還是討論大家的個人疑慮,她都更樂意付出時間與人相處──尤其下班時。令她吃驚的是,新的生活方式讓她覺得更自由,更放鬆。

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(本文出自「天下文化」網站,原文請點此。)

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