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別被「急迫但不重要」的瑣事騙走時間!4 象限釐清工作優先順序,為值得的事付出全力

2019-12-14 11:41:53
Managertoday
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寄一張明信片要花多久時間? 無事在家的老奶奶,能花上一整天。她先花一小時找好明信片,又花一小時找老花眼鏡,半小時找到親戚的地址,用一個多小時動筆寫完。等寫好了,該把明信片丟進隔條街的郵筒,但為了出門要不要帶傘,還得想上 20 分鐘。

寄一張明信片要花多久時間?

無事在家的老奶奶,能花上一整天。她先花一小時找好明信片,又花一小時找老花眼鏡,半小時找到親戚的地址,用一個多小時動筆寫完。等寫好了,該把明信片丟進隔條街的郵筒,但為了出門要不要帶傘,還得想上 20 分鐘。

這個故事來自英國海軍歷史學家與作家諾斯寇特•帕金森(C. Northcote Parkinson)所著的《帕金森法則》,帕金森以此例說明,工作會不斷自我膨脹,占滿一個人的所有時間,如果時間充裕,他就會放慢工作的步調,或者找出新的事來做以填滿時間。「有多少時間,就找得出多少事做」,就像老奶奶要花上一天來寄信,但這項「工程」,忙碌的人 3 分鐘就解決了。

帕金森法則:時間花得愈多,努力愈少

時間很多的時候,反而花更少的努力完成一樣的工作;時間緊迫的時候,愈加努力,運用時間更有效率。

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圖說明

另一個故事你可能更有共鳴,一個要審核核電廠興建事宜的委員會,因為核電議題複雜度高,大家都不敢輕易發言,導致沒什麼討論就通過,反而是腳踏車停車區應該漆什麼顏色的油漆,因為大家都認為自己略懂一些,可以發表意見,所以時間都花在不重要的議題上。帕金森稱此為帕金森瑣碎定律(Parkinson’s Law of Triviality),意思是重要的議題缺乏充分討論,沒有意義的事情反而會討論很久

帕金森法則給職場工作者的啟示是,日常擁擠不堪的排程中,極有可能暗藏了不必要的工作。你可能也有類似的體會,工作當中總有一些「無效」「重來」的部分,例如多達百人的大型會議、只有少數人發言、更少數的人有決策權,大多數人卻都得耗在那;又如公司指定的結案報告,花費專案經理大量的心血與時間,高層看都沒看就歸檔結案。

「偽」工作,讓工時愈來愈長

《少做 50%,贏得 100% 成效》作者蓋蘭•尼爾森(Gaylan W. Nielson)更直接稱呼這些虛耗精力與時間的雜事是「偽工作」(fake work)。尼爾森認為,符合組織政策和達成關鍵目標,不可或缺的工作才是真工作;而有些無意義的埋頭苦幹,例如漫長的會議、無益的培訓計畫以及數不清的其他活動,不管對個人或公司的目標都毫無建樹,就是偽工作。

特別是今日的工作環境,就算不在上班時間,在朋友聚餐的場合、回家看電視的時候,人們都還不停在查看公司的 e-mail,我們工作得比以往賣力,企業甚至因為我們付出的時間讚許你的認真努力。但書中的研究卻顯示,花在一項工作中的付出,很高的比例根本不是為了達成公司目標應該做的努力,它就是「偽工作」。尼爾森說,偽工作隨處可見,幾乎隱藏在每一項工作裡。所以你必須持續尋找,而且設法避開。

區分「急迫」與「重要」,評估工作的優先順序

如何排除無足輕重的工作呢?已故的成功學大師史蒂芬•柯維(Stephen R. Covey)在《與時間有約》中說,人每天都要面對如何善用時間的挑戰。

他認為,人生的一大課題是「把最重要的事視為當務之急。」他解釋,有兩個會影響時間運用的重要元素:「急迫性」與「重要性」,人們常把這兩件事混淆了。時間管理的第一課,就是練習區別出急迫性與重要性。

史蒂芬•柯維的「時間管理矩陣」

以急迫性和重要性來分類日常活動,經理人應當學習以「重要性」來安排工作,遠離第三、四象限不重要的事情。

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圖說明

他提出了「時間管理矩陣」,以急迫性和重要性為兩軸。第一象限是急迫又重要的事,例如要在期限內完成的工作,但他也提醒,很多事都是因為一再拖延或事前準備不周而變成迫在眉睫。第二象限代表重要但不急迫的事,主要與生活品質和中長期規畫有關,例如自我成長和與家人相處,這部分的事情不會催促我們,必須主動去做。

不重要的第三象限,看似第一象限,因為他們很急迫,因此會產生「這件事很重要」的錯覺,就像電話或突然的訪客,其實與你自身的目標無關,都在滿足別人的需求。第四象限屬於不急迫又不重要的事,簡單來說就是浪費生命的「逃避」行為,比如過度觀看沒有內容的節目或是在辦公室打混。

有意義的生活應該主要落在一、二象限,遠離三、四象限。柯維說,但「第三象限」的事情很容易騙倒我們」,正因如此,我們才要學習從重要性來評估一切活動,找回失落的時間,重新運用於第二象限。

提升時間利用價值,找出常見的「揮霍浪費」

而且,揪出偽工作、遠離不重要的急事,省下的時間可能比你想像得多。《 80 / 20 法則》作者理查•柯克(Richard Koch)指出,一個人創造出的大多數價值,都來自一小段時間,以 80 / 20 法則的形式來表述,就是 80% 的成就是在 20% 的時間內達成。反過來說,剩餘的 80% 時間,只創造了 20% 的價值。

這不代表絕對的數值或比例,而是建議每個人都用這個假設檢驗自己的工作與生活。若此假設接近實際的工作狀態,代表了我們所做的事情,大部分是低價值的事物,只有一小部分時間比其他時間更有價值;我們應該思考的是,如何提升時間利用的價值。

法國文豪維克多•雨果(Victor Hugo)曾說,「生命固然短暫,我們卻漫不經心地浪費時間,使生命更為短暫。」回想你的生活,是不是也常把「沒時間」掛在嘴邊,心中放著一張「等到我有空」的願望清單,卻從來也「抽不出時間」?矛盾的是,想到堆積如山的工作,又總是能看出「揮霍」「浪費」時間的蛛絲馬跡?

本期《經理人月刊》以時間規畫術為題,想幫助你善用每分每秒。首先,根據管理大師彼得•杜拉克(Peter Drucker)所言,有效的經營者必須先認識、了解自己的時間運用,因此我們蒐集了工作分類與測量時間運用的工具。接著,以經理人的一天為主題,描繪出常見的時間小偷,以及各種工作情境中,消除時間浪費的方法。

偽工作徵兆表:大部分人的工作中都隱藏著偽工作

想知道你在做的是偽工作或真工作,請進行以下測試。以 1 - 5 分排列你的等級,5 表示非常肯定,1 表示絕對否定。

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圖說明
● 加總你的得分,50 分滿分表示你做的事是百分百的「偽工作」,最低的可能 10 分,指出你從事的是「真工作」。

《少做 50%,贏得 100% 成效》作者蓋蘭•尼爾森的經驗是,一般人的得分都落 在25 ~ 35 分之間,推論出一般人都花了約莫一半的時間在做偽工作。

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